学校物资采购管理制度（通用12篇）
一、主要内容与适用范围
本制度规定本公司的物资采购和管理工作内容及要求。
本制度适用于本公司内的材料采购、验收等管理工作。
二、工作职责
1、材设科是本公司工程材料设备和管理的归口管理部门。
2、施工单位具体实施工程材料设备的采购、验收发放使用等管理工作。
三、物资管理要求
1、按照批准的物资采购计划和文件，按质量准确采购各项目部所需的工程材料、工程设备，遵守国家有关法律法规，执行本公司《采购控制程序》的有关规定。
2、材料采购实行分级管理，物资种类分为:
重要物资:钢材、水泥、商品砼、设备。
主要物资:砂、石类、红砖、门窗、防水材料、电焊条、管材、电线电缆等各类地方材料。
辅助物资:其他建筑材料、燃料、周转材料等。
3、材料采购计划编制:
A、工程项目需用材料清单。
B、工程项目进度表(如遇计划更改，应补充计划表)，在需用材料清单中应注明品种、规格、数量、质量要求以及供货时间等内容。各使用单位每月应提前将所需材料清单按物资种类报送质量科组织采购。
C、材设科接到需用材料清单应结合库存情况，统一策划，分别编制材料采购计划。
D、重要材料采购计划须经公司经理或各施工项目部负责人进行审核批准后实施，主要材料及其它材料采购计划由各施工项目部负责组织实施。
E、物资采购后要准确、及时、迅速地验收物资，做到合理保管，妥善养护，减少保管损耗，使物资安全存放。
4、材料采购合同
(1)材料采购的供方一般应在单位颁发的合格分承包方名单中确定，质量科检查监督。
(2)各种材料采购合同，由质量科负责签订，经理办检查监督。
(3)材料采购合同必须符合《经济合同法》有关规定，尽量采用国家标准合同文本。
(4)对违反合同，不能按质按时供货的分承包方，各单位应及时上报质量科，由质量科提出处理意见，并报主管领导批准后予以通报除名。如该承包方从名册中除名，此部门在一年内不得使用。
5、材料的验证
(1)根据采购合同和生产要求，必要时质量科应组织质检员不定期的到分承包方(供方)货源处进行验证，发现问题及时提出改进要求，确保供方按质、按量、按时供货，这种验证也可在采购文件中约定，但不能作为进货验收时的依据。
(2)如工程合同中规定(质量科)需对分承包(供方)物资进行验证工作，但不能代替材料部门的验证，也不能减轻本公司履行合同责任。
(3)材料进货验证的分级管理
重要材料、主要材料的进货验证由施工单位项目部负责，质量员验证，其它材料的进货验证，应由施工单位委派的仓库保管员验证、负责。
(4)材料进货验证必须按合同条款进行，根据分承包提供的有关规格、数量、质量等证明文件，清点查验进库(工地)材料，材料验证人员填写"物资验收记录"具体执行《生产和服务提供控制程序》及《过程和产品测量和监视程序》。
(5)需作复试检验的材料，由各使用单位及时送试验室。根据复试检验报告作好有关标识工作。
(6)在进货检验中发现不合格材料，应及时按规定作出不合格品的处理工作，并按《不合格品控制程序》进行控制。
为了加强対服务中心物资采购的管理，规范大件、大亲物资采购工作，从源头上预防不正之风，治理腐败，促进学校廉政建设，根据政府推行政府采购制度的有关要求，结合我校实际，特制定物资采购暂行办法。
一、物资界定标准
物品为每件金额达(10)万元及其以上;大宗物资为每批金额(5)万元及其以上。
二、采购方式
在界定标准以上的，采取议标方式或以采购小组方式采购。在界定标准以下的，数量较多，金额较大的也应以采购小组方式采购。
三、采购原则
1、保证质量，价廉物美。
2、公开程序、公平竞争、公正操作。
3、择优选点，统一批量购买。
4、减少中间环节，降低成本，维护公司利益。
四、采购范围
教学类:课桌椅、黑板、玻璃等；
基建维修类:包括基建或维修项目中供应的各种批量材料、大型设备；
行政办公类:包括空调器、取暖器、办公自动化等电器设备和桌、椅、橱、柜及大批量图书架等；
学生用品类:包括学生宿舍用床和公寓化生活用品，校服的集中采购等；
医药类:包括医疗器械、药品等；
伙食服务类:包括米、面、食油、猪肉、家禽、燃料、炊具等；
其他类:包括音像设备、图书文献资料、绿化苗木以及其他批量物资。
五、采购组织
根据采购任务，学校成立相应的物资采购领导小组，组长由分管校领导担任，成员由学校办公室总务处部门负责人组成。
(一)物资采购领导小组的主要职责为:
1、审定采购内容;
2、成立专项物资购议标工作组。议标工作组注意吸收使用单位工作人员以及有关专家参加，专家人选根据采购工作的需要临时选聘；
3、确定采购方式和程序;
4、领导采购工作，确定采购人员，并组织采购;
5、对采购中和采购后的情况进行检查、监督。
六、采购程序
1、申请采购任务的单位采用填空《物资采购申请表》报学校领导批准。
2、学校物资采购领导小组，根据领导批准的物资采购申请表确定采购人员。
3、采购人员进行市场调研，了解其他学校购置物品的情况，了解有关厂家供货的情况，了解该物资的品牌厂家及当前价格。
4、如要议标的，由议标工作组制定议标文件或详细购物标准，安排购物日程，准备有关资料。
5、向有关厂家或单位发出采购物品的名称、规格、性能、质量、数量等信息或邀标函，要求他们在规定时间内提供样品、文字材料、报价书等，竞标厂家或单位应具有国家权威部门颁发的产品检验合格证书、资质证明、营业执照、税务登记证、经营许可证、卫生许可证等规范证件和说明企业生产规模的基本材料，外地产品应具有进扬许可证。所有文字材料要指定专人先行审核，报价书或标书由供货单位盖章并封存，形成暗标，存入保险柜，议标会前任何人不得拆封。
6、如确有必要，在议标工作前应排人员到有关厂家或单位考察。
7、举行议标会议，对各厂家或单位的样品编号后按购物标准进行语汇议，当场拆封暗标，综合质量、价格，确定一家或几家为中标单位。
8、申请采购部门和中标的供货单位签订购物协议，规定成交物品的交接时间、验收方式、付款办法及违约处罚等内容，货款结算应严格执行质量保证金规定。购物协议由财务处审核后，方可付款。
9、大件、大亲物品由使用单位负责验收，采购领导小组参加，重要物品和精密仪器还需请专业质检人员参加。发现问题，采购领导小组应追究责任。
10、采购完成后，须将全套议标材料分类立成卷宗，归入公司综合档案室。
七、采购纪律
1、采购大宗物品必须集中进行，不得化整为零处理。
2、在大件、大宗物品采购的过程中，经办人员不得接受供方赠送的礼品、礼金和回扣，不得接受供方的宴请。如实在无法谢绝，应按规定及时登记上报，否则将追究纪律责任。
3、议标人员必须遵守采购工作中的保密要求，不得直接或间接向供货方泄露公司内部有关采购的秘密。
4、采购物品的验收，要以样品为准，严格把好质量关。如因实物与样品不符或出现数量不足等问题应按协议精神追究供货方责任并及时上报，经办人不验收或发现问题不报告，必须追究纪律责任交给予经济处罚。
5、一些需要长期购买的批量物资，应对供应物资实施跟踪监控，并对供货单位实行淘汰制，定期评议并重新议标，不搞一次议标定终生。
6、学校购置大件、大宗物品未按本办法执行，学校财务部门一律不得报销或预付货款。
7、为了保证校级领导清正廉洁，防止因亲属关系影响公务，在物资采购时，校级领导特定关系应回避。
学校危险物品管理制度是对易燃、易爆、有毒或腐蚀性的试剂、药品、气体、液体等易对师生产生危害和造成安全事故的物品的安全管理制度。为确保易燃易爆物品在保管、发放、使用过程中不发生意外事故特制订本管理制度：
1.学校危险物品主要包括保管室、食堂等所需要的易燃、易爆、有毒或腐蚀性的试剂等易对师生产生危害和造成安全事故的物品。
2.学校危险物品的配备由上级主管部门负责，在实际教学中确需该类物品须经学校领导批准，派专门的教师外出购买。
3.危险物品的采购、存放、保管由学校安排一名责任心强的教师负责，该教师要严格保管、经常检查、检测、严格领取、使用、销毁登记制度。
4.负责对危险物品管理的教师要作到防火、防盗、防晒、防光。
5.学生使用危险药品进行实验时，必须严格按照老师的要求去做，要一切行动听指挥。
6.若因有关人员不按上述要求去做，发生的后果将由其本人负全部责任。
为了规范采购行为，保证采购质量，控制采购价格，提高采购效率，特制定该物资采购管理制度。
一、加强领导
1、设立物资采购领导小组，由校长、分管校长和总务处、工会人员等组成。物资采购领导小组是学校物资采购的领导机构，负责对物资采购的程序、采购物资的质量、价格等进行监督。
2、成立物资采购小组，由总务主任、专职采购员和需要采购的部门临时选派1-2名人员组成。物资采购小组是全校物资采购的实施部门，办公室设在总务处。
二、采购计划和审批
1、学校各部门所需采购的物资(金额在壹万元以内)必须先提出采购计划，报需要采购部门的领导、主管校长和校长审批后，方可交给物资采购小组集中采购和集体采购。
2、凡国家规定实行政府采购的物资(金额在壹万元以上)均应报市米购办统采购。
三、采购原则及方式
1、采购物资本着公平、公正、公开的原则，实行阳光采购;必须坚持秉公办事，维护学校利益的原则，本着处处节约的原则，并综合考虑质量、价格及售后服务等方面，择优选购。
2、采购小组在接到经过审批的采购计划后应迅速组织相关人员(一般不少于3人)限期将所需物资采购到位，不得拖延，影响工作。
3、采购小组在采购物资时要凭校长审批的购物计划方可外出采购。在采购物资时，要坚持勤跑多问，坚持集体谈价，真正采购价廉物美、质量可靠、经久耐用的物品。
4、一次性采购量较大，市场上质价差异较大且涉及范围较广的物资采购可采取公开招标的形式进行采购。
5、采购人员应认真检查物资质量，力求价格合理、质量合格，如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负一定经济责任。
四、采购物资的登记和领用
物资采购发票应先由物资和采购人员签好经手人和证明人后，由财产保管人员签字验收，再由分管采购主任签字认可，最后给主管财务副校长审批报销。
五、采购物资的报销
物资采购发票应先由物资和采购人员签好经手人和证明人后，由财产保管人员签字验收，再由分管采购领导签字认可，最后给校长审批报销。
为了确保学校公共财产和师生员工私有财产的安全，防止学校财产流失，进一步规范物品出入管理秩序，切实做好门卫工作，结合我校实际，特制定本规定。
一、凡携带教育教学设备、基建材料、实训设备器材等公物出门，须持后勤处和保卫处共同开具的物品外出单，方可出门。安保人员须收回物品外出单预留备查。同时安保人员有权查验，对可疑、手续不全物品有权扣留待查。各类公物夜间（非特殊情况）一律不准出门。
二、师生携带电脑或其它私物出门，请自觉接受安保人员核实和登记后方可外出（学生须凭借班主任签条认可）。
三、部门或个人有处理废弃物需要出门，必须要有主管部门领导和保卫处的签字认可，再凭借“物品出入单”方可出校门。
四、校园内食堂、超市及各类营业场所的物品进出校区时，请相关负责人主动提前到保卫处办理相关证明，在进出校园时向安保人员出示，在安保人员核实登记后方可进出。
五、未经许可，任何人员不准将易燃、易爆、有毒、放射性物品带入校园，一经发现立即移交公安部门依法处置。如因工作需要携带上述物品进入校园，须事先持有关证件到保卫处登记，并由相关部门到校门口接洽确认后，由专人负责，方可进入。
六、处理的废弃物、污染物等有害物品，应预先告知保卫处，并由后勤处协同相关部门安排专人回收并在指定地点统一销毁处理。
七、所有出入物品，须按安保人员指定的路线搬运，以免影响校园正常秩序。
八、校园“物品出入单”由学校保卫处统一印制，发放各处室系部。
第一章总则
第一条为了加强学校采购业务管理，规范采购业务行为，防范采购业务活动中的差错和舞弊，根据财政部《内部会计控制规范-采购与付款》等法律法规，结合本校采购业务特点和管理需要，制定本制度。
第二条本制度所指采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。
第三条本制度适用于集团各单位的采购业务管理与控制。
第二章岗位分工与授权批准
第四条建立采购业务岗位责任制，明确规定各岗位的职责与权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
第五条物资采购业务严格规范和执行如下程序：
一、计划与审批;
二、请购与审批;
三、询价与核价;
四、确定供应商;
五、订立合同;
六、采购与验收;
七、物资入库;
八、账簿登记与支付采购款。
第六条采购业务的基本分工如下：
一、仓储部负责编制物资储存计划;
二、采购部负责编制物资采购计划，填制请购单、询价与价格谈判、签订合同、采购物资等业务;
三、财务部负责结算采购款项、登记存货及应付账款等;
四、仓储部负责根据物资储存计划和采购计划办理物资入库，登记保管账等;
五、品质部负责物资入库前的质量验收;
第七条办理物资采购、核价与付款业务的员工应当具备良好的业务素质和职业道德，办理采购、核价与付款业务的人员在同一个岗位上连续工作时间不得超过三年。
第八条物资的采购价格、付款政策要严格执行学校授权文件的规定，各级审批人要在授权范围内行使职权，不得超越审批权限。
第九条授权采购部、品质部、仓储部、财务部分别办理物资订购、检验、收发存和付款业务，其他任何部门均无权经办采购与付款业务。
第十条对于重要的、技术性较强的采购业务，应当专家评审、集体决策制度。
第三章计划与审批控制
第十二条学校对采购业务实行严格的计划管理和采购目标责任制。每年12月份，理事会与采购部经理签订下一年度的《采购目标责任书》，明确全年的采购目标、价格目标、费用指标政策。
第十三条采购部要将年度采购目标层层分解落实到各个采购岗位，并将目标分解落实情况报学校备案。
第十四条实施物资采购的具体依据是《物资请购单》。《物资请购单》的填制、审批程序如下：
一、采购部填制《物资请购单》，《物资请购单》中须列明如下事项：
1.采购物资的依据;
2.采购物资的名称、规格型号、数量和技术要求;
3.使用部门及物资用途;
4.采购员及采购部负责人签字。
第十五条《物资请购单》首先经仓库部门签字确认：学校仓库是否有该物资。如有，则无需采购，由使用部门统计员开具物资领料单，直接到仓库领用;如无，则按下列流程审批：
《物资请购单》应由使用部门(采购发起人、部门主管)、采购部(采购业务员、采购部门主管)签字后，报校长签字审批。
经过学校领导审批的《物资请购单》，是采购物资及办理验收、入库及付款的依据。
第四章采购价格控制
第十六条物资采购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公正、比质比价、监督制约，杜绝采购过程中的不正当行为发生。
第十七条采购部要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化。
第十八条物资采购价格的确定要履行询价、谈判、审批、和备案五项程序：
一、询价：采购部按照学校批准下达的《物资采购计划》，根据采购项目的时间要求，在了解市场行情、参考过去采购记录的基础上，向供应商咨询价格。接受询价的供应商应在三家以上，询价过程和供应商的报价要如实登记备案。
二、谈判：采购部与供应商进行价格谈判，力争以较低的价格签订采购合同。
三、审批：合同须经校长审批后，加盖合同专用章。
四、备案：采购部与供应商签订的《物资采购合同》原件，交财务部备案、保管。
第五章采购与验收控制
第十九条根据采购物资的性质不同，分别采取如下采购方式：
一、一般采购物资在货比三家的基础上，采用订单或合同订购方式采购;
二、小额零星物品采用择优定点采购方式;
三、符合《招标管理制度》的.采购业务及设备购置一律实行招标采购。
第二十条除仅有唯一供货单位或本校有特殊要求外，主要物资的采购应当选择两个以上的供货商，要从质量、价格、供货能力、信誉等方面择优定点采购。
第二十一条主要物资采购及有特殊要求的物资采购，应当审查供货单位资格;对已确定的供货单位，应当及时掌握其质量、价格、信誉的变化情况。
第二十二条物资采购到校，需办理如下验收入库手续：
一、仓库保管员核实到库物资是否与《物资请购单》规定的品名、数量、供货厂家相符。检验物资是否合格(特殊物资应由专业人员检验，如设品质部则由其检验)。凡核实无误的，保管员根据发票及送货清单开具《物资入库单》;
二、《物资入库单》经保管员签字后生效，财务部据此登记账簿和办理有关结算事宜。
第二十三条到库物资与《物资请购单》不符或质量检验不合格的，一律不予办理入库和结算手续。
第二十四条质量检验人员应当严格按标准和程序进行检验，并对检验结果承担责任。
第六章货款支付与账目核对
第二十五条采购物资的付款由财务部负责，付款的依据要同时满足如下条件：
一、订有采购合同的，要参照合同规定的时间、方式、金额付款;
二、要在货币资金预算范围内付款;
三、要在对采购发票、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核、确认无误的前提下，办理付款。
第二十六条采购付款时，由采购部填写《付款申请单》，报领导审批，财务按经批准的《付款申请单》支付款项。
第二十七条财务部要加强应付账款管理，办理结算与付款事宜。
第二十八条财务部往来核算会计负责应付账款的核对与清理，要每个季度至少与供应商核对一次账目，核对结果要填制《应付账款核对表》备案;核对出的未达账项，要逐项逐笔查明原因，杜绝串户等错误现象的发生。
第二十九条采购部统计员要按供应商设置物资采购台账，及时登记每一供应商的供货、开票、付款及应付账款余额增减变动情况。
第三十条采购入库的物资在保管或使用过程中，发现数量和质量不符合要求的，采购部要及时与供应商联系，并分别情况按以下程序进行处理：
数量不足的，要求供应商予以补足;
质量问题，尚能使用的，要求供应商给予价格折让;
不能使用的，要求供应商退货或换货。
退货通知单应及时报送财务部入账。
为规范公用物品的采购、申领行为，强化财政性支出管理，加强支出的准确性和可控性，特制定本制度。公用物品采购范围具体包括基本建设工程支出，消耗性物品（设备、车辆、办公文化用品等）支出和会议支出、招待用品支出、生活用品的支出。凡需列入财务的所有办公经费支出项目都属于本制度规定的采购范围。
一、公用物品采购的审批
1、仓库公用物品采购由办公室统一负责。
2、实行公用物品采购年度预算制度，各部门于年初提交年度公用物品采购计划，经财务办、办公室审核，报库领导批准，由办公室制订采购计划；原则上无计划的物品不得采购。
3、公用物品采购由办公室制订月采购计划，经库办公会议讨论，经库首长签发，由办公室两人以上外出采购。
4、各部门如需追加公用物品采购计划，500元以上的，必须由办公室、财务办审核，库领导批准方可实施。
5、不得擅自变更物资集中采购计划，若需临时采购，由办公室列出需采购物资清单，经库首长签发，财务办配合办公室实施采购。
6、公用物品原则上实行定点采购，500元以内可用现金支付，500元以上用支票支付。
7、公用物品的报销，由办公室列出所购物资清单，经手人、办公室负责人签字，经库首长双签，办公室统一报销。
二、公用物品的保管
1、所有公用物品由办公室统一存放、专人负责管理。
2、库存公用物品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的公用物品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的公用物品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。
4、加强对公用旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；办公室对替换下的各类公用物品负责保管，并及时回收，登记造册，修旧利废，充分利用。
5、定期进行公用品库房盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。
6、办公室建立公用物资分类登记表，详细登记所有物资。
7、办公室每月将各部门公用物品消耗情况上报库领导。
三、公用物品的请领
1、库党委设置各部门物资申领的权限，明确申领公用物品价格权限和批准权限。
2、各部门的公用物品领取，由各部门负责人办理，其他人员不得向办公室提出申请。对于手续不全，不按规定申请物品的一律不予办理。
3、各部门因工作需要，领用办公用品，应本着节约、效用原则，办公室严格掌握发放数量。
4、对于超过200元以上的公用物品领取须经为库领导核批，并提前与办公室预约。
5、临时性的物资领取（仅限接待任务），由部门提出申请，库领导审核，办公室具体办理。
6、库领导申领公用物品，由办公室办理，并做好登记。
7、公用物品借用，由办公室造册登记，并限时归还。
四、具体要求
1、在采购中不得滥用职权、徇私舞弊；不得玩忽职守；不得侵吞、挪用、截留采购经费；不得对采购物品的质量问题弄虚作假、隐情不报。
2、不得防碍物品采购工作。
3、不得指定特定供应商、特定品牌。
4、不得擅自变更物资集中采购计划。
5、不得挪用采购资金。
6、组织采购不得违反采购方式与程序。
7、在物品采购中不得泄露秘密，与供应商串通侵害集体利益。
8、借用的公用物品因使用不当，人为造成损坏的，直接责任人应负赔偿责任。
9、办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。
为加强对单位采购活动的内部控制和管理，防范采购过程中的差错和舞弊，结合单位实际，特制定本制度。
一、岗位责任
1、办公室采购人员负责按照采购预算实施采购活动，包括确定采购方式、询价议价、拟定采购合同、完善采购文件。
2、办公室仓库保管人员负责所购货物的验收与入库，并完善相关记录。
3、单位聘请法律顾问负责对采购合同协议的审核。
4、单位聘请项目监管部门负责对货物、工程验收的审核。
5、分管副主任负责审核采购价格、验收入库和监督完善采购文件。
6、主任负责对采购合同、付款的审批。
7、财务科负责审核确定采购方式、发票真伪、支付货款。
二、活动流程
1、各科室根据实际所需填写“申购单”，经科室负责人审批同意后，定期报办公室。
2、办公室将各科室申购单汇总后，每月统一提出申购计划，先报分管领导审核，然后经主要领导审批同意后交由采购人员实施采购。大宗物品须经主任办公会研究同意后实施采购。
3、单项2千元（含）以上或批量2万元（含）以上的大宗物品、1万元（含）以上的维修工程，必须通过政府采购途径购买；单项2千元以下或批量2万元以下的小额零星物品、1万元以下的维修工程，可以自行购买，并索要正式、合格发票。
对小额零星采购，按照“比质比价、货比三家”的询价原则，确保公开透明，降低采购成本。
4、对大宗物品，办公室负责与供货单位拟订采购合同，然后由法律顾问审核，报主任审批后存档备案。
5、对到货物品，由办公室仓库保管人员进行验收入库，出具验收证明。对重大采购项目或维修工程要成立验收小组。对验收不合格的物品要及时上报处理。
6、办公室采购人员将应付款项目报财务科审核，并经逐级审批同意后由财务科执行付款结算。
三、其他相关控制措施
1、单位应当确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，并根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害单位利益。
2、加强采购业务的记录控制。由档案室负责妥善保管采购业务的相关文件，包括：采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明、投诉处理决定等，完整记录和反映采购业务的全过程。
3、对于大宗设备、物资或重大服务采购业务需求，由单位领导班子集体研究决定，并成立由单位内部资产、财会、审计、纪检监察等部门人员组成的采购工作小组，形成各部门相互协调、相互制约的机制，加强对采购业务各个环节的控制。
4、加强涉密采购项目安全保密管理。涉密采购项目，应当在政工科的监督指导下，严格履行安全保密审查程序，并与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。
1、为加强学校办公用品管理，本着节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，统一管理的原则。倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，使学校物品采购程序化、规范化、制度化，结合本校实际情况特制定本制度。
2、本制度所指的办公用品系指用于学校日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括:文具、纸薄、办公室自动化耗材、劳保用品、卫生清洁用品等。
3、办公用品由总务处集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理。
4、总务处具体负责办公用品的采购和日常管理。
5、事务负责对办公用品的采购流程以及价格、供应商等情况进行严格审核，并配合大宗办公用品的采购。
6、财务人员负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账。
7、校长办公室对办公用品采购管理实施严格监督，发现问题及时纠偏。
8、办公用品由总务处实行集中采购。学校办公用品的采购必须坚持“计划、适用、透明“的原则，采购原则上实行学期初按经费预算的计划，基本一次购买到位。中途确需购添物品，应由学校各处室事先提出购买报告，按照审批的程序，统一购买。办公用品采购由级长（各室管理员）上报、分管校长审核、主管财务校长、校长审批、统一采购的办法。由申请人填写《物品采购申请单》提出申请，报分管校长审核签字，交主管财务校长、校长审批并安排总务处采购。未经申报审批所购置物品，均由当事人承担全部责任。
9、事务依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划，经询价、比价后，确定合适的供应商。
10、凡一次性购买金额预计超过1000元的，必须至少安排两人一起外出采购;
11、.对于大宗办公用品，由支委、校委会成员共同商议后，指定专人负责询价和议价、选择合格供货商，并签订购销合同。事务在过程中实施配合。
12、采购物资时，采购负责人必须向供应商索取正规发票和物品清单，如供应商未能开具正式物品清单的，采购负责人须依据实际购买的物品、规格、型号、单价、数量等，自行编制采购物资清单，作为报销凭证。
13、物资采购完毕，须在10个工作日内，填写《财务报销单》，经校长审核后，按实际支出报销费用。财务办公室须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。
14、领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》，事务按照《办公用品领用登记表》发放办公用品。
15、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由事务统一调换或回收。
16、学期末，教职工须根据有关规定与事务交接办公用品。
17、教职工到岗时，所需办公用品由相关处室报请办公室审批后领用。教职工离职时，须根据有关规定与总务处交接办公用品。
18、办公用品管理:事务须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理。须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
19、本制度未尽事宜，按学校有关规定执行。
20、本制度自制定之日起实施，由学校总务室负责解释。
第一章总则
第一条为加强我校物资采购管理，规范物资采购行为，提高资金使用效益和物资采购效率，更好地为学校教学、科研和管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国政府采购法》(以下简称《政府采购法》)、《教育部政府采购管理暂行办法》等法律法规的规定，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条本办法适用对象为全校所有教学、科研单位、机关部处及直属单位使用学校预算内、外资金以及自筹资金采购的单件或批量物资。
第三条本办法中的物资指国务院《中央行政事业单位固定资产管理办法》规定的固定资产管理范围内的仪器设备，家具及低值耐用品等，以及规定之外的材料、试剂等。
第四条学校的物资采购应当严格按照批准的预算执行。
第五条学校物资采购工作由学校资产与后勤事务管理处(以下简称资产后勤处)统一归口管理。各单位应确定主管物资采购工作负责人和经办人，负责本单位的物资采购工作，特别应做好贵重仪器设备的采购管理工作。
第六条物资采购应遵守国家有关政策、法规和学校的有关规定，坚持公开、公正、公平和诚信的原则，充分利用信息化、网络化技术建设物资采购管理系统，力争做到质优价廉，提高资金使用效益和采购效率。
第二章物资采购组织形式
第七条学校物资采购组织形式分为“政府集中采购”、“学校集中采购”和各单位“自行采购”。
第八条政府集中采购。是指由政府集中采购机构代理组织实施的，纳入政府集中采购目录的采购活动。政府集中采购目录由国务院编制确定并公布。属于政府集中采购目录内的物资采购，均应按政府集中采购办法执行。
第九条学校集中采购。是指由学校组织实施的，纳入学校集中采购目录和经有关部门批准的，由学校执行政府集中采购的采购活动。学校集中采购目录由资产后勤处编制，每年初公布一次。
第十条单位自行采购。是指在政府集中采购目录和学校集中采购范围之外的，由各单位自行组织的采购活动，或者因教学、科研工作需要而提出、并经学校批准的由各单位自行组织的采购活动。单位自行采购目录由资产后勤处编制，每年初公布一次。各单位自行采购范围的物品，也可以委托资产后勤处采购。
第三章学校集中采购实施
第十一条学校集中采购，应严格按照《政府采购法》等对各项目所确定的采购方式实施采购。
第十二条学校集中采购方式包括以下几种：
(一)招标采购，包括公开招标、邀请招标;
(二)竞争性谈判;
(三)单一来源采购;
(四)询价;
(五)政府采购监管部门认定的其他采购方式。
第十三条学校物资采购招标、谈判与询价小组由资产后勤处、监察处、申购单位及相关专家等组成。
第十四条国家明文规定的招标范围内产品，单台或批量超过20万元人民币(含)的国内物资，单台或批量超过40万元人民币(含)的进口物资，均要通过招标采购方式进行。其他的可通过竞争性谈判、单一来源采购、询价以及政府采购监管部门认定的其他采购方式进行。
各种采购方式均按《政府采购法》和《招标投标法》中规定的程序进行。
第十五条符合招标采购范围，因特殊情况无法实施招标采购的，申购单位可向资产后勤处提出申请，经学校招标采购领导小组批准后，方可采用下列采购方式。
(一)属于学校招标采购的范围，并有下列情况的采购项目，可采用竞争性谈判的采购方式,由资产后勤处按《政府采购法》中规定的程序直接邀请三家以上供应商并组织相关人员就采购事宜进行谈判。
1.招标公告发布后，没有供应商投标或没有合格的标的，或者重新招标未能成功;
2.出现了不可预见的急需采购;
3.对高新技术含量有特别要求的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的;
4.不能实现计算出价格总额的';
5.学校认定的其他情形。
(二)属于学校招标采购的范围，但具有标准价格或价格弹性不大的单项或批量采购的现货;或者规格、标准统一，现货货源充足，且价格变化幅度小的货物,可以采用询价采购方式。询价采购小组由申购单位、资产后勤处及相关人员组成，按《政府采购法》中规定的程序向不少于三家供应商发出询价通知书并让其报价。
(三)属于学校招标采购的范围，但有下列情况的单台或批量采购的物资，可以采用单一来源采购的方式。采取单一来源方式采购的，采购人与供应商应当在遵循有关法律规定的原则、保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。
1.招标失败;
2.采购标的来源单一，只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代标的;
3.研究、实验或开发合同;
4.重复合同;
5.设计竞赛;
6.紧急需求的采购;
7.属于原采购项目的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购的;
8.预先已说明需对原有采购进行后续采购的;
9.学校认定的其他情形。
第四章申购与审批
第十六条不论采用何种形式组织的采购，各单位在采购前均需认真填写《厦门大学货物申购清单》(可自行采购的材料除外)，贵重仪器设备采购须附《厦门大学购置贵重仪器设备可行性论证报告》。学校集中采购的申购单报送资产后勤处作为执行购置计划的依据。属学校集中采购目录的物资如需申请自行采购，必须填写申购单并附自行采购说明，经资产后勤处审核，报分管校领导批准。属自行采购目录内的物资采购，申购单作为固定资产登帐及财务报销凭证。
第十七条在执行采购过程中，购置计划若有重大修改，需重新办理报批与申购手续。
第十八条凡属政府部门规定的安全监督类或有特殊管制要求的物资购置严格按照国家和学校的相关规定执行。
第五章采购合同
第十九条学校采购的所有物资必须签订商务合同与技术协议。
第二十条资产后勤处是学校授权管理物资采购合同的业务主管部门，负责学校集中采购合同的审查、签订并监督合同的履行。各单位自行采购的仪器设备，由各单位负责与供货方签订合同或协议并监督合同的履行。
1.学校设立部门财产登记帐目，每学期核查一次。教学物品每学期末归还库房统一保管。
2.办公和卫生用品开学初一次性发放，中途需补领及领取其它物品应由总务主任批准，并凭领物条领取。
3.各科组所借学校物品，须确定专人负责，并应在使用前向有关人员请教物品使用方法、保管方法。如物品发生损坏须及时报告教务处，并交电教人员检查维修。对不爱惜公物导致物品损坏甚至遗失者，须照价赔偿，情节严重者予以行政处分。
4.凡借学校公物出校的单位或个人，必须经过总务主任批准。携物出校时，须向门卫交付由总务主任签署的出门条，否则，门卫有权不予放行。
5.公用办公用品的领用
（1）公用的办公用品，指沙发、公共家具、茶具、挂钟、电话、空调等不能指定专人使用的公用物品。
（2）领用制度：由学校按统一标准配发，各部门指定专人总签领；签领人调离原部门时，由总务部门清点核实，办理移交手续。
6.个人办公用品的领用
（1）个人办公用品，指办公桌、椅、及配套物品。
（2）领用制度：使用人填写物品领用单，总务处长主任签具意见后，由仓管员发给。
7.消耗性办公用品的领用
（1）消耗性的办公用品，指纸、笔、墨、文件夹、信封、信笺、清洁卫生用品等。
（2）领用制度：实行定额管理，领用人填写物品领用单，所在部门领导签具意见后，由仓管员发放。
8.公用设施用品的领用
（1）公用设施用品，指公共场所内供众人使用的物品。
（2）领用制度：相应部门的经办人填写物品领用单，所在部门领导签具意见后，由仓管员发放。
9.特殊办公用品的领用
（1）特殊办公用品，指学校提供给专人使用的办公计算机设备、电教设备、科研设备、广播电视设备、摄影音像设备和其他教学仪器设备等。
（2）领用制度：使用人填写特殊办公用品登记卡，校级领导签具意见后，由电教员发放。使用人如有工作变动，须及时到电教员处办理归还手续。
为了规范公司的物资采购行为，降低采购成本，加强对采购的监督管理，按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，特制定本制度。
一、本制度是公司采购重要物资、一般物资、辅助物资以及其他开发新产品、新工艺所需物资过程中的决策、质量检验和价格监督等行为的基本规范。
二、物资需求(采购)计划的分类
1、月度物资需求计划即月采购计划；
2、临时物资需求计划即物资采购计划单。
三、采购工作应遵循的原则与方式
（一）采购原则：
1、执行询仪价原则。物资采购要货比三家，择中选优，临时性应急购买的物品除外；
2、供方评定原则；
3、职责分离原则，采购人员不得参与物资检查验收；
4、一致性规定，采购的物品必须与采购单所列要求的规格、型号、数量相一致。
5、秉公办事、维护公司利益原则。
（二）采购方式：
1、招标采购；2、固定厂商、长期报价采购；3、即时询价采购。
（三）付款方式：
1、预付部分款项；2、货到凭发票报销付款；3、货到后分期付款；4、货到延期付款；5、以上方式的结合。
四、采购计划请购和实施
（一）提出与确认：料库依据公司生产计划和物资消耗定额，根据库存情况核定采购数量，编制月份采购计划。经部门主管、公司主管领导签字后，传递到供应部，物资采购请购审批程序完成。零星物资（生产、技术等急需材料、配件、设备）由使用部门提出申请并填写物资采购计划单，由部门领导审核，经料库审查确认，主管副总审批后交供应部实施。设备采购由技术部配合。
（二）选择采购渠道，确定采购价格
供应部接到经批准的《物资采购计划单》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，精选三家以上的供应商进行询价（设备采购由技术部配合）。对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和符合规定的采购方式向厂商议价。采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购物资询议价报告表》，经供应部部长审核后，进行采购。必要时与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序审批后再进行采购。做好采购质量记录。
五、质量验证与检验
质检中心负责对采购物资进行验证（设备采购由技术部配合），采购物资未经质量检验合格不得办理正式入库手续和结算手续，特殊情况经公司主管领导批准特例处理。所有特例处理的情况均须记录备案。各种生产用物资进厂后，由料库填写检验通知单，经质检中心检验并将检验结果送至料库，由料库按其质量状况进行标识。不合格物资由料库报供应部按有关规定处理。严重不合格的物资要求全部退货，严禁进入生产过程。
六、物资验收入库结算程序
采购物资到厂后，料库提请质检中心对采购物资进行检验或验证。检验或验证合格后，填写各类《物资入库验收单》，签字后物资登记入库。采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写《借款单》，经总经济师审核批准后办理预付款手续。采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，《物资入库验收单》，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经总经济师审核批准后办理报销付款手续。
七、规定要求
(一)物资需求(采购)信息传递规定：
1、物资需求使用单位必须在《月采购计划》或《临时物资采购计划单》上将所需物资的`相关技术标准要求说明，特别是品种、规格、型号以及对采购物资的其它特殊要求填写具全。
2、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度采购计划》或《临时物资采购计划》上注明相关事项。
3、物资需求使用单位要及时掌握所需物资的市场信息情况，在《月采购计划》或《临时物资采购计划》上将所需物资的市场信息情况列明。
4、物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知供应部，双方协商积极配合处理好有关事宜。
(二)物资采购规定：
1、物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。
2、供应部要严格遵守供货商评定规定，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择三家以上合格的供方，并保存合格供方的质量记录。
3、凡采购的大型设备、成套设备、大宗物资，必须采取公开招标的方式，由随事成立的公司招标小组确定相关事项。
4、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，供应部应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。
(三)采购物资验收入库、出库规定：
1、采购物资到厂后，必须经质检中心检验或验证合格后方可入库。
2、对于经检验或验证不合格的采购物资，料库通知供应部，由供应部与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。
3、各需求单位在物资验收合格后按单位使用情况填写领料单，经部门领导和主管副总批准后到料库办理领料出库手续。
(四)采购物资付款规定：
下列情况财务部应拒绝支付采购款项：
1、与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项。
2、质检中心未在《物资入库验收单》上签字的款项。
3、《物资入库验收单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》不符的款项。
4、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度采购计划》或《临时物资采购计划》上注明相关事项。
(五)采购纪律规定：
1、各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求采购计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求采购计划的行为进行严肃处理。2、物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。