企业档案管理制度（通用9篇）
一、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；
2）负责对本部门档案管理的监督检查。
5、各公司总监/副总
负责对档案管理监督检查报告的审批。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。
b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。
c)档案资料的日常管理：
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；
⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；
⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件档案柜中。
d)档案借阅
⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-20__不等的罚款元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接
⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。
6、档案移交公司的流程
a)移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。
b)采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。
c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。
d)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
e)行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
f)档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
7、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：本办法由公司行政部制定并负责解释。
一、档案管理机构及其职责
1 、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2 、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3 、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4 、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5 、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度
1 、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2 、凡属归档范围的`文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3 、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4 、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出
第一条 为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。
第二条 本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。
第三条 公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。
第四条 调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。
第五条 各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。
第六条 工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。
第七条 旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。
第八条 档案资料的借阅执行综合档案相关条款。
第九条 档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。
第十条 保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。
第十一条 未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。
第十二条 本制度从20xx年1月1日起执行。
第一章总则
第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。
第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。
第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。
第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。
第二章管理职责与人员
第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的监督、指导;外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的应急管理提供必要协助;国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容;海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。
第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。
第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口管理部门、专职档案人员。
第九条境外档案工作主要内容：
(一)编制档案工作发展规划和年度工作计划;
(二)制定文件材料归档和档案管理制度;
(三)指导文件材料形成、积累、整理和归档工作;
(四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;
(五)组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作;
(六)负责境外档案移交工作。
第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训;一般选用中方员工。
第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。
第三章文件材料的形成与归档
第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。
第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。
第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。
第十五条归档文件材料应当符合如下要求：
(一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式
(二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。
(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。
(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和目录后归档。
(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。
归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。
第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。
第一章 总 则
第一条 为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。
第二条 凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。
第二章 档案管理体制
第三条
1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。
2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。
第四条 公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。未经董事长许可，任何人不可动用。
2、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。
3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。
4、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。销售人员在合同签署完毕后，办公室应保留一份售楼商品房合同样本，永久保存。
5、前期部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由前期部自行归档保管。
6、拆迁部方面资料：征地、拆迁批复等文件资料，由拆迁部自行归档保管。
7、各部门向办公室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
第五条 各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理，办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导。
第六条 因工作变动或因故离职时，应将文件材料交接清楚，才能离职。
第三章 档案的归档范围
第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
1、部门含部门以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记等。
2、各种工程图纸、设计变更通知书等工程资料。
3、各类工程检测、鉴定报告。
4、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。
5、公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。
6、公司各种审计报告、资产评估报告。
7、公司各种管理规章制度。
8、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。
9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。
10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。
11、公司发展大事记，和董事长亲自起草或修改的重要文稿。
12、其他需要归档的重要文件。
第四章 档案的借阅管理办法
第八条 凡需借阅公司档案者，均须填写《档案借阅审批单》，签批后方能借阅。
第九条 借阅的档案密级与领导签批
1、公司各部门因工作需要，借阅、查阅需办理相关手续，经部门经理签字，董事长助理或总经理审批后，可办理借阅、查阅手续。
2、重要档案及财务档案，须由董事长批准，方可借阅。
第十条 借阅档案必须严格履行登记手续，依据《档案借阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经董事长助理或总经理批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
第十一条 公司档案借阅查阅只供公司内部各部门。档案借阅时间为3天，如需延长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。
第十二条 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。
第十三条 加强档案保管工作,做好防盗、防火、防潮等工作,定期检查档案保管工作。
第五章 档案的销毁
第十三条 办公室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料。
第十四条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经办公室确认，报董事长助理、总经理审批，并进行登记后予以销毁。
第十五条 销毁时要有二人监督，销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
第六章 罚 则
第十六条 有下列行为之一，视情节轻重，给予100元-5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。
3、涂改、伪造档案。
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。
5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者档案管理者同罚。
6、泄露公司档案机密者。
7、其他危害公司利益的行为。
第十七条 本制度由办公室负责解释、补充。 对未尽事宜，办公室随时调整更新。
（一）总则
一、本管理制度旨在确保公司文件收发的完整、及时、准确，促进部门内部及部门和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以部门名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。
三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。
2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达部门领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。
3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。
4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。
5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。
6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的'做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。
7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。
（三）发文制度：
1、部门各类文件指在公司内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。
2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。
3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按部门统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，部门任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。
4、文件发送之前应加盖部门相应的公章。
5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。
一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的.文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写"借阅登记表"。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。
2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。
3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。
4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的`档案。
5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。
6、数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。
7、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。
8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿，查阅档案资料者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更好地为社会主义现代化建设服务。
一、客户档案管理对象
客户档案管理的对象就是你的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户。它们都应纳入企业的客户管理系统。
1.从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户。以来客户和新客户为重点管理对象。
2.从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和整理客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。
3.从客户性质来划分：包括政府机构（以国家采购为主）、特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司、顾客（个人）和交易伙伴等。这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。
4.从交易数量和市场地位来划分：包括主力客户（交易时间长、交易量大等），一般客户和零散客户。不言而喻，客户档案管理的重点应放在主力客户上。
总之，每个企业都或多或少的拥有自己的'客户群，不同的客户具有不同的特点，对其的档案管理也具有不同的做法，从而形成了各具特色的客户档案管理系统。
二、客户管理内容
正如客户自身是复杂多样的一样，客户档案管理的内容也是复杂的，不能一概而论。归纳起来将，客户档案管理的基本内容包括以下几项：
1.客户基础资料。即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是客户档案管理的起点和基础。客户资料的获取，主要是通过推销员进行的客户访问搜集起来的。在档案管理系统中，大多是建立客户卡或客户管理卡的形式出现客户档案管理制度客户档案管理制度。
客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；所有者、经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。
2.客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。
3.业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。
4.交易活动现状。主要包括棵客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。
以上四方面构成了客户档案管理的重点内容，客户档案管理基本上是围绕着这四方面展开的。
三、户档案管理方法
1.建立客户档案卡。作为客户档案管理的基础工作，是建立客户档案卡（又称客户卡、客户管理卡、客户资料卡等）。采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。
客户档案卡主要记载各客户的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式：
①.由推销员进行市场调查和客户访问时整理汇总。
②.向客户寄送客户资料表，请客户填写。
③.委托专业调查机构进行专项调查。然后根据这三种渠道反馈的信息，进行整理汇总，填入客户档案卡。
在上述三种方式中，第一种方式是最常用的。第二种方式由于客户基于商业秘密的考虑，不愿提供全部详实的资料，或者由于某种动机夸大某些数字（如企业实力等），所以对这些资料应加以审核。但一般来将，由客户提供的基础资料绝大多数是可信的且应比较全面。
第三种方式主要是由于用于搜集较难取得的客户资料，特别是危险客户的信用状况等，但需要支付较多的费用。
通过推销员进行客户访问建立客户档案卡的主要做法是：编制客户访问日报（或月报），由推销员随身携带，在进行客户访问时，即时填写，按规定时间上报，企业汇总整理，据此建立分客户的和综合的客户档案。除外，还可编制客户业务报表和对可客户销售报表，以从多角度反映客户状况。
为此，需制订推销员客户信息报告制度（其中包括日常报告、紧急报告和定期报告）。需制定推销员客户信息报告规程。
2.客户分类。利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，促进企业营销工作更顺利地展开。
客户分类的主要内容包括：
①.客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的展开。如按所有权，划分（全民所有制、集体所有制、个体所有制、股份制、合资等）；按客户性质划分（批发店、零售商、代理店、特约店、连锁店、专营店等）；按客户地狱划分（商业中心店、交通枢纽店、居民区店、其他店铺等）；按顾客的实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行商品管理、销售管理和货款回收管理。
②.客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于进行商品管理、销售管理和货款回收管理客户档案管理制度百科。
③.客户路序分类。为便于推销员巡回访问、外出推销和组织发货，首先将客户划分为不同的区域。然后，再将各区域内的客户按照经济合理原则划分出不不同的路序。
3.客户构成分析。利用各种客户资料，按照不同的标识，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。
客户构成分析的主要内容包括：
①.销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司的销售额中，各类等级的客户所占比重。并据此确定未来的营销重点。
②.商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中，各类商品所占的比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。