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第一条会计档案的范围
会计档案的范围一般指会计凭证、会计数据、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等五个部分。
1、会计凭证
包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。
2、会计数据
主要指电算化中的会计数据，包括以光盘存储的记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）；会计软件系统运行中编制的各种文档和其他会计资料。
3、会计账簿
包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿。
4、会计报表
指按要求由财务部门上报的各种会计报表、统计报表、劳资报表等。包括月报、季报、年报及其他临时报表。
5、其他会计核算资料
其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
第二条主要会计档案的生成
1、记账凭证
根据原始凭证在计算机上直接编制记账凭证，由计算机打印输出。
2、会计账簿
现金、银行存款日记账由出纳员根据已经办理完毕的收付款凭证，逐笔顺序登记。各账户的明细账由计算机按月打印输出。总账由计算机按月打印出科目余额表替代。
3、会计报表
会计报表由计算机按报表填报的要求打印输出。
第三条会计档案的装订
会计凭证的装订
会计凭证每月装订一次，装订好的凭证按年分月归档。
装订前的准备工作：
①分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全；
②摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅时保持数字完整；
③整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列。发现缺号要查明原因。再检查附件是否漏缺；
④记账凭证上有关人员的印章是否齐全。
装订时的要求：
①用“三针中引线”法装订；
③凭证外面要加封面；
③装订凭证厚度一般为1.5厘米。
装订后的注意事项：
①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
②在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并在显露处标明凭证种类编号。
2、会计帐簿及报表的装订
各种会计账簿由计算机打印输出后，按月装订成册。各类报表在报送后将留存的报表按月装订成册。
第四条会计档案的保管
1、存储在计算机中的会计数据要每日进行机内数据库备份，每半月进行光盘刻录。
2、账表打印和日常核算同步进行，记账凭证、刻有数据的光盘、打印出的各种账表（经会计主管和系统管理员签章后）按《会计档案管理办法》的规定进行保管。
3、会计档案保管人员依据会计岗位工作职责的规定，对所保管的档案内容及范围负相应的责任。
4、各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的'光盘等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。
会计档案管理制度5
一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料。
二、财务科的全部会计档案，由财务科长指定专人负责整理，装订成册，第二年六月底前移交院档案室保管。
三、会计档案的存放要做到有专橱，科学管理查找方便。
四、会计档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管的期限为五年、十五年、二十五年三种，期限从会计年度终了后的第一年算起。
五、会计档案的保管要严格保守经济秘密，原则上不得借出，如有特殊需要，须经财务科负责人批准，并限期归还。
六、严格执行会计档案保管期限规定，对不超过保管期限的一定要妥善保管，对超过保管期限的也一定要按规定报批后，方可销毁。
第一章 总则
为了加强会计档案 管理，保证会计档案的安全、完整、及时，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合本公司实际情况，制定本办法。
第二章 会计档案管理部门
1、公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
2、财务部门及公司内部有关的分公司、子公司、必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度 ，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第三章 会计档案归档的范围
1、会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。
2、会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
3、财务报告：包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的'主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
4、其他会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
5、增值税专用发票和普通发票。
第四章 会计档案的整理
会计年终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
1、会计凭证。
（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。
（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。
（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2、会计账簿
各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他均需整理妥善保管。
（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其他内容。
（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。
（3）活页账簿支空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。
（4）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面—账簿启用表—账户目录—按本账簿页数顺序装订账页—会计账簿装订封底。
（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人的印章。
（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。
（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。
3、会计报表
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。
第五章 会计档案的归档保管
1、当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。
2、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
3、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，按管人员逐一接收。
第六章 会计档案的借阅使用
1、财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。
2、凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。
3、借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。
4、借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。
第七章 各种会计档案保管期限
1、会计凭证保管15年。
2、会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保25年。
3、会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。
4、发货票保管5年。
第八章 会计档案的销毁
1、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
2、按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。
第九章 附则
本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。
一、 会计年度终了， 将装订成册的会计档案进行整理立卷。
各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几 个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
各类资料整理要求： 1.会计凭证。
（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案 卷目录，每月立卷一份。
（2）分散装订：根据凭证号的顺序多少，分散装订，做 到整齐、牢固、美观。
（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、 年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2、会计账簿。
各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外， 其它均需整理妥善保管。
（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要 栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。
（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数， 核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。
（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤 去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。
不同规 格的活页账不得装订在一起。
（4）会计账簿的装订顺序： 会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿 页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。
（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉 页现象。
（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。
（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度 及账簿名称和编号。
（8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现 金日记账、银行存(借）款日记账、明细分类账、辅助台账。
3、会计报表。
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订
成册，年度终了统一归档保管。
4、电子会计档案。
（1）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾 害、意外事故和人为破坏的影响。
（2）按月备份：每月末将财务服务器自动储存数据分别 备份在管理员电脑硬盘和独立硬盘中，月度备份不少于两份。
（3）按年刻录光盘：年终 60 日内，在光盘上刻录上年备 份数据后统一归档保管。
（4）单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电 子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符 合要求的才能接收。
（5）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者 其他重要保存价值的会计档案。
二、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财 务管理部指定保管人保管一年（且出纳人员不得兼管会计档 案） 。
期满 30 日内， 由财务管理部指定保管人员编制移交清册， 移交公司董事会统一保管。
三、移交档案管理部门保管的会计档案，原则上应当保持 原卷册的封装。
个别需要拆封重新整理的，档案管理部门应当 会同财务管理部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第五条 财务管理部和分管档案部门保存的会计档案不得
借出。
如有特殊需要，经股东指派人员（另设置）批准后，可 以提供查阅或复制，并办理登记手续。
查阅或复制会计档案的 人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
一、由档案管理部门建立健全会计档案查阅、复制、登记 制度并参照集团《档案管理办法》办理审批手续。
二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。
定期保管 期限一般分为 10 年和 30 年。
三、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算 起。
第六条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期 限，各类档案的保管按照本办法附表所列期限执行。
第七条 保管期满的会计档案，除本第七条规定的情形外， 可以按照以下程序销毁： 一、本公司分管档案部门会同财务管理部提出销毁意见， 编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册 数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时 间等内容。
二、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
三、销毁会计档案时，由股东指派人员汇同档案管理部门 和财务管理部共同派员监销。
四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所
列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案 销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。
第八条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其 他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管 到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷的会计档案，应当在会 计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
项目建设期间的 建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
第九条 使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出 的纸质会计档案。
使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案， 应专柜保管。
第十条 公司应交接会计档案的，交接双方应当办理会计 档案交接手续。
移交会计档案的单位，按规编制完会计档案移 交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年 度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档 案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交 接，并由交接双方的公司单位负责人负责监交。
交接完毕后， 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或 盖章。
第十一条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书 档案管理规定，不适用本办法。
第十二条 未按本制度规定妥善保管、归档会计档案，造
成会计档案资料损毁、灭失，给公司造成经济损失的，承担赔 偿责任及相应法律责任。
第十三条 本办法适用于集团公司及下属各子公司，本办 法由财务管理部负责解释和修订，自发布之日起实施。
1.会计档案是国家档案的重要组成部门，也是学校的重要档案之一，它是记录和反映经济业务的主要史料的。证据，学校必须切实地把会计档案管好。
2.各单位的会计凭证、会计账薄、会计报表和其它会计资料应建立档案，妥善保管，。
3.学校每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照档案管理的要求，负责整理立卷或装订成册，当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位财务部门保管一年，期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管，不得自行封包保存。
4.会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，报单位领导及上级主管部门批准后销毁。
5.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销，也可请主管部门参与监销。
6.监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将情况报告本单位领导。
第一章总则
第一条为加强兴隆县汇丰物流配送有限公司（以下简称“各单位”）的会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，结合各公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于兴隆县汇丰物流配送有限公司各单位。
第三条各单位财务部门及各单位档案室共同负责会计档案的管理工作。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和泄密。
第二章会计档案的分类
第四条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
3、财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。
4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，软件数据资料、程序资料及存储于磁性介质上的会计数据、程序文件等。
第三章会计档案的保管
第五条各单位每年形成的会计档案，应当由各单位财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
在会计年度终了后，会计档案可暂由各单位财务部门保管，保管期限为1年。期满之后，应当由各单位财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。移交档案室保管的会计档案，应当保持原卷册的封装。
第六条各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人和财务负责人同时批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
第七条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第八条本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本制度附表所列期限执行。
各单位会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
第四章会计档案的销毁
第九条保管期满的会计档案，除本办法第十条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
1、由各单位档案室会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3、销毁会计档案时，应当由各单位档案室、财务部门共同派员监销。
4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
第五章特殊情况的处置
第十条保管期满但未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
第十一条采用电子计算机进行会计核算的各单位，在年底时要保存电算化档案一式三份（电脑、移动硬盘、光盘均可）。
第十二条单位因撤销或者其他原因而终止的，在终止之前形成的会计档案，由档案室保管。
第六章会计档案的移交
第十三条各单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计
档案交接手续。
移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人和财务负责人同时负责监交。交接完毕，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者签章。
第七章附则
第十四条各单位要按照本制度的规定执行，不需再另行制定实施细则。
第十五条本制度需要贯彻到各单位财务处相关人员。
第十六条本制度的附件有：
附件一：会计档案保管期限表
附件二：会计档案查阅流程图
附件三：会计档案移交流程图
附件四：会计档案销毁流程图
附件五：制度执行情况检查计划及制度培训计划表
第十七条本制度由建龙钢铁控股有限公司财务管理部负责解释、修订。
第十八条本制度自发布之日起执行。
附件一：会计档案保管期限表
附件二：会计档案查阅流程图
第一章总则
为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时，根据《中华人民共和国国会计法》和《中华人民共和国国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，结合本公司实际情况，制定本办法。
第二章会计档案管理部门
1、公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
2、财务部门及公司内部有关的分公司、子公司，必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第三章会计档案归档的范围
1、会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。
2、会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
3、财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
4、其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
5、增值税专用发票和普通发票。
第四章会计档案的整理
会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
1、会计凭证。
（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。
（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。
（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2、会计账簿。
各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的`摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。
（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。
（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。
（4）会计账簿的装订顺序：
会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。
（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。
（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。
（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。
3、会计报表。
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。
第五章会计档案的归档保管
1、当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。
2、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
3、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。
第六章会计档案的借阅使用
1、财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。
2、凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。
3、借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。
4、借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需
需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。
第七章各种会计档案保管期限
1、会计凭证保管15年。
2、会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。
3、会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。
4、发货票保管5年。
第八章会计档案的销毁
1、会会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
2、按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。
第九章附则
1、本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。
2、附表：《会计档案保管期限表》
一、目的
根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定，为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度。
二、适用范围：
本制度用于财务部档案的管理。预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本制度。
三、管理职责
财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。
四、会计档案范围
包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。
1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；
2、会计账簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；
3、财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；
4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。
五、会计档案的管理
1、会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
1)分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他；
2)档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一； 3)、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
2、会计凭证的装订
会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作：
1)分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； 2)、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；
3)摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以翻阅保持数字完整；
4)整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。检查附件有否漏缺，如：领料单、入库单是否随附齐全；
5)记账凭证上有关人员的印章是否齐全；
6)会计凭证装订时的要求：
a、装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
b、凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
c、装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。
7)会计凭证装订后的注意事项:
a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
b、在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
3、会计账簿的装订
各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求：
1)首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；
2)然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订，活页账簿装订要求：
a、保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，加上封面、封底，装订成册；
b、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
3)在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章；
4)账簿装订后的其他要求:
a、会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象；
b、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账；
c、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
4、会计档案的移交归档
1)每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，
编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由本会计部门保管一年。期满之后，由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管；
2)移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。
5、会计档案的保管
1)会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类（详见附表一），保管期限从会计年度终了后的第一天算起；
2)会计档案室的要求:应选择在干燥防水的`地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材；室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬；保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿；
3)会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找；
4)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
5)使用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出来的纸质会计档案，使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
6、会计档案的借阅
1)会计档案为本公司所用，原则上不得借出。本公司人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印；
2)外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员和公司领导批准后，方可办理借阅手续；由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度；
3)借阅手续：借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚；
4)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
7、会计档案的销毁
保管期满的会计档案，可以按照以下程序进行销毁：
1)会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册（注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容），经公司总经理审批签署意见，报请上级主管单位批准后方可予以销毁；
2)销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。在销毁前清点所要销毁的会计档案；销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章；注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查；
3)会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明；
4)在建设期间的会计档案，不得销毁。
六、本制度解释权归本公司财务部。