档案管理制度范本（通用27篇）
一、档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订，编制目录，装盒入档。
二、外来文件、函件由学校指派专人分类编号登记，学校有关领导阅后，即立卷归档，先交一份给档案人员归档；教职工任免、考核、晋升专业技术职务，调整、入党、入团、奖惩等资料要及时立卷归档。
三、校外人员来校查阅档案，未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料必须经档案资料人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案拿出资料室。
四、校内人员借阅业务档案，学生学籍档案必须经有关领导同意方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。
五、档案资料室门窗要坚固，要配有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风；严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
六、档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不能乱扔乱抛，应按保密纸处理或销毁。
七、将档案管理工作列入年度考核。
一、库房内档案要根据不同门类和载体，区分不同价值分别编好序号，科学地系统地排列上架，认真地保管。
二、有符合要求且比较宽裕的档案库房，配备了标准的能满足需要的档案柜架，案卷装具符合国家标准。
三、保持库房整洁卫生，档案柜架排列整齐，档案存放位置正确，索引规范。室内严禁吸烟、点灯、用电炉，严禁存放易燃、易爆、易腐物品，库内无霉、虫及杂物堆放现象。
四、严格按照“八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案保管条件。添置必要的设施设备，并充分发挥其作用，坚持做好室内温湿度调控，按照通风降温四原则随时开窗通风或开机降温去湿。在档案柜内要存放防虫、防霉药品，定期更换。
五、要定期检查各种设施设备，保证各种设备的完好无损，若发现设备损坏或出现故障，要及时修理和排除。
六、库房和档案柜架的钥匙必须专人保管，不得丢失和乱放，更不能随便转借他人。档案人员每天下班时要坚持检查电灯、电路和门窗情况，发现问题及时解决。
七、各种门类的档案进入或移出档案室，必须造具清册，履行交接手续。每半年对室藏档案进行一次全面检查和清理核对，做到目录和库存相符，确保档案完整安全。如因保管不善造成档案损坏或丢失，要追究有关人员责任。
八、档案库房是机要重地，非档案管理人员未经许可，不得随便进入。
职责部门
1、院办（人事行政部）负责院级文件档案的管理工作。
2、部门（科室）指派专人兼任档案管理员，负责部门（科室）档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办（人事行政部）负责人。
3、院办（人事行政部）负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。
4、部门（科室）负责人负责审批本部门（科室）普通文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理（院长）或指定负责人审批。
5、机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理（院长）或指定负责人审批。
档案收集、归档
1、凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。
2、各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。
3、一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。
4、部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。
5、医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。
6、医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办（人事行政部）归档。
档案立卷
1、档案管理员应使用档案盒（或文件夹）根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。
2、档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。
3、案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；根据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。
4、案卷类目名称需根据5.3款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。
5、归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。
6、归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。
7、部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。
档案目录编制
1、档案文件编号原则：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2，其中A1A2为医院代字（遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》），A3A4为两位数年份号，B1B2为部门（科室）代字（大类）号，C1C2为文件类型（小类）号，D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为20__年的通知，是此卷中的第7份文件，则档号为：JX06—XZTZ—07。
2、档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立《档案目录》（附件10.1）。
3、所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。
4、《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。
档案保管权限、期限与类型
1档案保管权限
1.1财务部档案由财务部保存；
1.2人事部档案由人事部保存；
1.3医院证、章、信由总经理（院长）指定负责人保存；
1.4其它各类档案由院办（人事行政部）保存。
2档案保管期限
2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。
2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。
2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。
2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。
2.5普通文档保管期限为3年至5年。2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。3文档的保存形式：
3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。
3.2计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。3.3机密文档以书面或实物形式保存。4档案类型
4.1行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。
4.2人事档案，包括：全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。
4.3财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。
4.4药械设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。
4.5医疗档案，包括：档案内容由医疗管理部门提供。
档案查阅与复制
1总经理有权查阅医院所有档案。
2部门（科室）负责人有权查阅本部门（科室）所有档案。3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。
4文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。
5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批，并进行相关登记。
6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。
档案的销毁
1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单，由院办（人事行政部）负责人审核无误后报总经理审批。
2总经理审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。
3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。
（一）设立教学档案管理的意义
教学档案管理是考察教学质量和向师生进行教育的重要资料。设立教学档案，不仅可以了解和掌握全校情况，而且能比较系统地给学校管理人员提供一些可靠的依据，以便学校领导、管理人员更有效的管理教学工作。
（二）教学文书档案的主要内容
1、上级及学校有关教学工作的文件、决议、通报、指令、批复，条例、规定、制度等。
2、学校教学工作计划和总结。
3、教务处和专业科的`工作计划与总结。
4、教学质量检查和教学评估的总结。
5、学校教学工作的各种上报材料。
6、教学改革方案和总结。
7、其他有保留价值的教学管理材料。
教学文书档案由教务处负责收集，按学年建档、保管。
（三）教学业务档案的主要内容
1、教学计划。
2、教学大纲。
3、选用教材情况登记表。
4、校历。
5、教学进程表。
6、选课指南。
7、学期授课计划总表和教学实验开出项目汇总表。
8、期末考试、毕业考试试题、参考答案。
9、毕业实习计划和大纲及能反映实习科目和项目的其它原始资料。
10、各门课程的学生成绩记载表。
11、学期授课计划表、系部教研室各种活动记录、集体备课记录、教学日志、听课记录、教案等教学文件。
12、技能比赛和各种大赛的比赛通知、规程、参赛试题、比赛结果等；13、教学研讨经验交流，各类教学经验总结材料；
14、教师的基本情况、工作计划，教学总结，考评材料及进修情况；
15、教师发表的论文，编写的教材及参考书、教科研成果情况；
16、教师受到的奖励或处罚等情况；
以上内容，涉及教务处、实习就业处、教育研究室、系部教研室等科室的内容，分别由相关科室在学期末或年末整理归档。
教务处
第一章、总则
档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。
第二章、档案分类
一、综合类
（一）公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等；
（二）公司编文号的全部文件；
（三）公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件；
（四）公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复；
（五）公司的各种请示报告及上级部门的批复；
（六）集团内各单位主送我司有关重要问题的文件；
（七）政府各级部门发送的文件；
（八）公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录；
（九）介绍信、信函存根、电报底稿；
（十）公司档案的交接清册和销毁清册；
（十一）各职能部门、综合类档案目录。
二、经营管理类
（一）各职能部门管理文件、重要资料目录；
（二）公司下达的年度考核经济指标及完成情况；
（三）公司各部经济考核指标；
（四）公司和业务部门对外签订的协议、合同；
（五）上级部门制定的政策、规定等指导性文件。
三、财务类
（一）年度审计报告；
（二）年初预算报告；
（三）财务分析报告；
（四）财务存档资料、文件目录。
四、人事类
（一）公司领导成员的任免申报及上级批复；
（二）公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册
（三）职工奖惩情况记录；
（四）职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料；
（五）劳动工资报表（年报）；
（六）有关奖励基金和福利基金的开支情况资料
五、行政类
（一）固定资产登记，产权移交、清册报表和资料；
（二）基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料（包括水、电、气在内）；
（三）购买固定资产计划、资料。
六、工程类
接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。
备注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、档案保管
一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，按照分类大纲、归档范围和保管期限的要求整理归档。
二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。
三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。
四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。
五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。
六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。
第四章、档案借阅
一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。
二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。
三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。其中的机密事项只能在档案室内查阅。如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。
四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。
第五章、立卷归档
一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料（包括照片、声像）整理后交档案管理人员归档。
二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录（包括上级下发的承办和阅存的文件），于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。会计档案资料由财务部存档。
三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。
二、档案管理责任人必须严格执行制度，造成管理混乱，档案丢失，档案管理部门和责任人要受到经济和行政处罚，造成重大损失的对直接责任者予以除名，直至追究刑事责任。
教学档案是教学实践和教学研究过程中形成的重要文献材料。加强教学档案管理，收集整理并逐年积累教学资料和教学档案，为学院工作及时准确提供所需要的资料、数据，是教学工作的重要组成部分。为加强教学档案，特制定本制度。
一、管理体制
（一）教学档案分为院、系、室三级管理，教务处为一级管理，系为二级管理，教研室与实验室为三级管理。
（二）各部门要有一名领导分管档案工作，教务处配备一名专职档案人员承担档案管理工作。各系档案管理由教务干事兼管，教研室与实验室档案管理由主任或副主任兼管。专兼职档案管理人员统一管理本部门、本系统的教学文件，并由教务处统一向学院档案室移交档案。
二、档案工作范围
（一）档案工作包括有关教学的各类档案及相关资料的接收、整理、分类、鉴定、统计、装订、保管。
（二）各部门负责的归档范围如下：
教务处归档范围
1、上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，计划、规定及各种规章制度、办法等。
2、教师业务档案；学生档案。
3、综合性教学文件材料：本部门产生及制定的各种教学制度、规定、办法、条例、教师与实验技术人员基本情况及工作量和教学工作的各种统计表等。
4、教学、教材等方面的材料：专业教学计划、课程教学大纲、课程授课计划、各类课程表，教师任课安排等，有关专业设置、规划、建设、评估、教改方案，总结。各系各专业教材(含自编教材)使用目录，教材征订申请表、教材帐、卡、清单，教材建设材料，课程的试题库、试卷库等。
5、学籍管理方面的材料：有关学生名册、成绩、学籍及有关变更材料等。
6、教学过程监控材料：教学运行文件、教学信息反馈材料及分析、总结材料，教学检查资料，教学座谈会记录，教学纪律，教学调度方面的材料等。
7、教育研究方面的材料：有关教学质量、教学改革的研讨、计划、总结、调查表、教学论文等材料。教育科研课题和教学改革项目立项、验收等有关材料，优秀教学成果奖评定的有关材料等。
8、实践教学方面的材料：实验教学大纲、计划、课表，实验指导书；实习(包括基础训练、认识实习、生产实习、专业训练、毕业实习)计划、大纲、实习指导书、实习讲义，校外实习协议书；课程设计、毕业设计的题目、计划；实验室及实习基地建设规划、论证、合同、评估、设立及各实践教学环节的总结和各类统计表等。
9、教学设备管理及维护方面的材料：设备购置计划、批复、合同、论证材料、设备帐目、清单、卡片，报废计划、帐目，大型精密仪器及大中小型计算机档案，设备维护计划、帐目，有关设备管理等方面的总结和统计报表等。
10、教学、教学设备经费方面的材料：经费预算、决算、计划执行过程中产生的各种统计报表、总结表。
系归档范围
1、上级与本系、部有关的各种文件、计划、规定、办法等。
2、本系(部)产生的各种文件、计划、规定、办法、总结与统计报表、人员考核等。
3、各类教学文件
专业教学计划、课程教学大纲、学期授课计划、实验指导书、课程设计大纲、课程设计任务书、课程设计指导书、实验实习大纲、实习指导书、毕业设计大纲、毕业设计任务书、毕业设计指导书；课程设计、毕业设计的原始资料。
教学检查制度和执行记录、教学听课制度和执行记录、对毕业的跟踪调查记录、系领导听课记录。学风建设规划与实施记录、实验实训建设规划。设备管理制度、设备使用台帐、校外实训基地协议。
人才市场需求调查和分析(调查原始表格、分析报告)、专业建设指导委员会成立的文件、聘书、成员职称复印件，及其会议记录。
其它有关教学研究和教学改革方面的资料。
教研室归档范围
1、上级与本教研室有关的各种文件、计划、规定、办法等。
2、教研室产生的.各类教学材料：教学计划、方案、大纲；教学改革方案；教学与实验授课计划、试题库、试卷库；有关实践教学(包括实习、课程设计、毕业设计)计划、大纲、讲义、学生毕业设计(论文)；自编教材；教研活动记录；有关教学的各种计划、经验总结、考核、质量分析、教学情况的检查、情况调查及统计表等。
实验室归档范围
1、上级与本实验室有关的各种文件、计划、规定、办法等。
2、实验室产生的各类教学材料：实验教学计划、课表、教学或实验大纲、教材或实验指导书、实验卡片、实验报告；设备运行记录、维修记录；实验室建设规划、实验日志；有关实验教学的各种考核、质量分析、总结、统计报表等。
（三）归档时间：按学年度归档在次年6月底前归档，按度归档的档案在每年寒假以前归档。
三、档案管理
（一）档案的分类、编号、装订、保管期限按国家教育部《高等学校档案工作规范》执行，分为永久、长期(15年以上至30年)、短期(15年以下)三种。
（二）档案的查阅、摘录、复制等要按制度执行，应办理借阅手续。
（三）专兼职档案人员要认真执行有关档案管理规定，认真履行好自己的职责。
（四）要尽快实现教学档案的计算机规范化管理。
1、总则
为将员工的培训情况及时准确地记入个人培训档案，以便准确掌握员工培训情况，更好地进行监督和管理，特制定本规定。
2、适用范围
地面服务部所有经过各类培训的干部、员工。
3、职责
3.1 地面服务部市场业务部负责员工ⅰ级和ⅱ极培训档案的统一管理。
3.2 各单位负责本部门员工ⅲ级培训档案的统一管理。
4、培训档案管理
培训档案是证明员工接受过某种培训的依据。
4.1 档案记录
4.1.1 档案记录的内容应包括：培训时间、地点、内容、课时、考勤、考试或考核成绩、证书编号及有效期、教员姓名。
4.1.2 档案的记录应及时准确。不需要发放证书的，应在培训结束后5日内完成档案的记录工作；需要发放证书的，应在收到证书后5日内完成档案的记录工作。
4.1.3档案的管理者不得随意更改档案中的内容。
4.2档案的维护
4.2.1 档案管理者应对保存的员工培训档案做定期维护，维护内容包括：档案记录项目、内容、格式的变更情况及资料整理情况。
4.3 档案的使用
4.3.1应妥善保管档案材料，凡需要查询记录情况的应向该部门提出申请，得到其行政正职同意后，方可使用档案。
4.3.1 档案资料未经管理职责部门经理批准，不得带出培训档案的保存地点或进行复制。
4.3.2 各培训档案管理部门应对员工培训档案的使用情况做好记录，并填写《员工培训档案使用记录》。
4.4 档案的保存
4.4.1 员工的培训档案应长期保存。
一、我系所有学生素拓档案均由系团总支素拓部管理，只有素拓部学生干部以及各班素拓认证小组才可使用，其他无关人员不得随意翻看及借阅。若确实有需要，需翻看或借阅，须经系领导同意。
二、各班素拓小组在借阅素拓档案时必须经得素拓部负责人同意，并在相应的记录本上做好记录后方可使用，否则一律不得使用。
三、如在翻看或借阅档案的过程中出现损坏、遗失等问题，系素拓部将追究相关人员的过失，并从重处罚。
四、各班素拓认证小组在系素拓部的统一部署下，每隔一定时间归一次档，归档时间由素拓部决定。
五、各级各部门在进行素拓档案填时，必须坚持公平、公正、公开的原则，仔细、认真完成本项工作，凡出现徇私舞弊及出现重大失误者，一律严肃处理。
加强培训资料和培训人员档案管理，每期培训鉴定结束后，以班为单位收集、整理培训资料和培训人员的相关资料归档，做好跟踪服务工作。
归档资料包括以下内容：
1、参训人员的基本情况：包括学员姓名、性别、年龄、身份证号码、家庭地址、联系电话、文化程度、培训专业（职业、工种）、培训时间、培训获证编号等。
2、教学情况：包括培训课程安排、学时安排、任课教师、教材、教学大纲和教师教案等。
3、学员学习情况：包括考勤登记、作业完成结论、作品完成结论、学习评语结论、理论课和实训实操课考试考核成绩等。
4、开学、结业相关资料：包括人力资源社会保障部门批准的培训计划和办班批复；开班和结业典礼的领导讲话；报送的信息、图片及相关资料等。
5、学员就业创业情况：包括学员姓名、性别、身份证号码、文化程度、培训专业、培训时间、家庭详细地址和联系电话，以及上岗就业的单位，培训机构与用人单位所签定的用工合同及用人单位的联系方式等。学员成功创业情况：主要包括学员姓名、性别、身份证号码、文化程度、培训专业、培训时间、家庭详细地址和联系电话，创业地点、营业执照等。
1. 养殖场应当依法向县畜牧兽医局备案，取得畜禽养殖代码，作为养殖档案编号。
2. 养殖场养殖免疫档案，需完善以下内容：免疫记录、诊疗记录、生产流水日报表、病死畜禽无害化处理表、饲料添加剂使用记录、兽药使用记录、兽药疫苗采购记录、药物添加剂及限用添加剂使用记录、生产销售记录、饲料采购记录、标识使用记录等。
3. 养殖场需妥善保管养殖免疫档案，每年一月底前将上年度动物防疫条件情况和防疫制度执行情况向发证机关报告，养殖档案保存时间不得低于2年。
4. 养殖场所停业后，于停业后30日内将《动物防疫条件》交回发证机关注销。
5. 《动物防疫条件合格证》丢失的，于15日内向发证机关申请补发。
一、档案管理机构及其职责
1、公司档案管理由技术质量部指派专人负责，各部门应指定人员兼职档案资料管理工作。
2、各部门的档案管理人员应负责收集、整理、保管本部门的档案资料和移送相关资料到技术质量部。
二、归档制度
1、凡是反映公司开发、经营、企业管理等技术资料、报告等，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均实行集中统一管理，任何人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或下属机构须保留的，保存人必须到技术质量部登记，技术质量部保存复印件。
4、以下文件资料应统一由人事行政部归档管理：
（1）公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；
（2）一切以公司名义发出的文件、函件等要留底稿及正文归档备查。
（3）经领导批示传阅的重要文件，必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并存档；
（4）上报和外发文件有上级来文的，要将上级来文一并附后归档。
（5）业务活动中的.有关请示报告及公司领导批复，涉及人力资源问题或属付款性质的，由技术质量部和财务部予以相应处理后，由经办人整理后，移交人事行政部；
（6）其它重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交技术质量部。
（7）由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，技术质量部、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，技术质量部保存原件，财务部保存复印件并注明原件存放处。
（8）公司名义的收文、发文等文书、文档资料由技术质量部归档。
1、以下文件资料应统一由各部门归档管理：
（1）各部门之间日常收文、发文由各部门自行保管。
（2）各种传真函件，由收、发函部门保存。
三、档案保管制度
1、技术质量部及各部门应有存放档案的专门文件柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、所有归档资料要分类进行登记。
3、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
4、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。
（1）技术资料、合同协议保管期限暂定为10年，有明确规定的，从其规定；
（2）文档性资料，保管5年；
（3）其它资料销毁时报批执行。
1、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
2、档案管理人员要定时检查档案专柜，核对件数，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向公司领导反映，妥善处理。
3、凡公司工作人员调离工作岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
四、档案借阅制度
1、档案属于公司机密档案，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅任何资料。
2、借阅由部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅技术质量部统一保管的档案、材料须经技术质量部经理批准；借阅重要密件，必须经副总经理或总经理批准后，方可借阅。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过两周，必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的，须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。
5、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
6、借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告技术质量部及时予以处理。
7、发生档案损坏、丢失事件后，如系人为造成，公司将根据情况严重程度及所带来的后果，追究有关人员的责任，依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。
1.0主要内容及适用范围
规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。
2.0档案的管理机构
2.1文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。
2.2各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。
2.3档案室主要职责：
2.3.1制定或参与制定档案工作的规章制度;
2.3.2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督;
2.3.3做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
2.3.5提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
3.0档案的种类
3.1法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
3.2企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3.3计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
3.4总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
3.5批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。
3.6凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
3.7证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
3.8汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
3.9劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
3.10声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
3.11题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
3.12技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。
4.0档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。
5.0档案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
5.1立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。
5.2立卷归档的时间
5.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归楼。
5.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
5.3立卷归档的要求
5.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。
5.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
5.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
5.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。
5.3.5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
5.3.6立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
5.3.7立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
5.3.8立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
5.3.9立卷归档后，发现需立卷的.文件资料，可按立卷原则进行插卷。
5.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
5.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损。
5.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
6.0档案的借阅
6.1档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
6.2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。
6.3档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
6.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
6.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6.6档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
6.7借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
7.0档案保密要求
7.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
7.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。
7.3有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
7.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。
7.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
7.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
7.7档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
7.8企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。
8.0超期档案的销毁
8.1对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。
8.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
8.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
9.0档案的保管
档案保管工作应做到四不：不散(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到损坏)。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。
一、成立档案鉴定小组，鉴定小组由本单位分管领导任组长，成员由档案人员及有关部门的人员组成。
二、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据，及时组织对到期档案进行鉴定。
三、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要造具清册，提出销毁报告，经分管领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。
四、对已超过保管期限的档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起
五、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，要及时向领导汇报，责成有关责任人负责修改、补充。
六、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员
一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全与完整。
二、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥为保管，绝密档案要单独保管。
三、档案库房设施应符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节假日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。
四、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。
五、不准私自或在无保密保障的情况复制、使用、存放、销毁属于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。
六、不准借阅秘密档案资料，查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于在保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。
七、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料和物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。
八、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。
九、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。
一、工程技术资料:
1、项目取得资料(批文等);
2、各类建筑许可证;
3、各类图纸;
4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;
5、物业接管验收记录;
6、其他合同、资料。
二、客户资料:
1、前期服务协议;
2、交房清单;
3、业主(客户)入住验房表;
4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、[改建、增设]申请、人员出入登记、装修违规记录);
5、家庭情况登记;
6、租户资料。
三、维修资料:
1、任务单;
2、报修、约修记录。
四、安全维护管理资料:
1、值勤记录;
2、交接班记录;
3、物品出入登记;
4、外来人员出入登记
5、车辆管理资料(包括情况、出入登记)。
五、设施、设备管理资料(包括消防):
1、购销合同;
2、安装图纸;
3、说明书;
4、养护计划;
5、运行、维修、养护、巡查记录。
六、绿化管理资料:
1、图纸;
2、承包合同;
3、养护工作计划
;4、检查记录。
七、环境卫生管理资料:
1、工作计划;
2、检查记录。
八、社区文化资料:
1、活动计划;
2、活动通知;
3、活动图片。
九、业主反馈资料:
回访记录、投诉记录、维修回访记录。
十、行政文件资料:
1、规章制度;
2、总结、通知、通报、决定等相关文件资料。
十一、业主委员会资料:
1、筹备、成立等文件资料;
2、会议纪要、决议等。
十二、财务管理资料:
各种收费资料(包括综合服务费、日常维修费、车辆管理费等报表、单)。
●资料整理、归档:
按照市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。
●档案借阅:
文档查阅须经档案管理部门负责人批准。
●档案的销毁:
根据文档的保存期限,定期对过期和作废的'文档进行清理,防止文档资料堆积和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。
搞好档案管理，充分发挥档案的作用，为各项工作服务，是提高工作效率和工作质量的必要条件，也是维护单位历史真实面貌的一项重要工作。
（一）教育学会的档案由学会指定专人保管。除此之外的档案，如文书档案、业务档案、财务档案等，由档案室统一归档保存。
（二）凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种材料均应归档。第一次归档时间为6月底7月初，第二次为12月至次年1月。
（三）档案室保存的主要档案目录：
1、单位的`工作计划、工作总结。
2、单位的重要会议记录。
3、重点调研活动的总结或调研报告。
4、综合性教研活动、教改实验、课题研究的材料。
5、各类培训方案。
6、较重要的评选活动材料。
7、学期、学年个人总结考核表。
8、各类获奖资料。
9、本单位人员情况资料。
10、各校和全县学生学业成绩统计资料。
11、上级指导性公文。
12、本单位其它重要公文。
（四）、借阅档案时，不得在案卷上涂划、删改、剪插；外单位人员借阅档案须凭介绍信经办公室主任或单位领导同意。案卷一般不得带出查案室。
第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有职责对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上务必是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊状况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案务必图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前务必做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档务必在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，务必履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时光不得超过一周，必要时能够续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时光、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者务必妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人职责。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，务必借阅的要经分管副总经理同意，务必外借的，由总经理审批。
第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，务必保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
第七条本制度从二Oxx年十月一日起执行。
1.本局所有档案由档案室统一存档管理，各股室每年所形成的各种文件、资料，由各科室按照归档要求，在次年4月底前送档案室组卷保管。
2.档案室对各股、室移交的各种档案、资料，要办好移交、接收手续。
3.档案室对于集中保管的档案，要统一编制检索目录、案卷目录等，做到科学保管、存放有序、查找方便。
4.对存放的档案，要做到“六防三无”，确保档案的质量和绝对安全。
5.档案管理要严格遵守保密守则，无关人员不得随意进出档案室。查阅档案资料，需按有关查阅规定办理，并进行登记。在查阅时必须有档案管理人员在场，并在档案室内查阅，不得翻阅无关资料。如确需把档案带离档案室或复印的，应经局领导同意，并办理好借阅手续。
6.档案鉴定、销毁按有关规定执行。7.档案室管理人员因故变动或离职时，应在领导的监督下向新的档案室管理人员办理移交手续。
（一）学生档案内容
学生毕业离校前，档案内容除了原有高中部分档案外还必须包括：
1、高等学校毕业生登记表。此表必须由学生本人填写，字迹要清楚，用蓝黑墨水钢笔或碳素墨水笔填写各项内容；“毕业生鉴定”是毕业生在校期间德、智、体综合素质的评价，请辅导员认真填写，报学生管理部门审核加盖公章。
2、学士学位审批表。学生修完规定学分，经校学位评审委员会批准，获得专业学士学位。
3、全国普通高等学校本专科毕业生《就业通知书》。除升本、升研、出国深造的毕业生外，其他毕业生《就业通知书》一律归入本人档案，作为身份变化的依据。
4、学生卡片。由校学籍管理部门审核批准的本科或专科学籍证明。
5、成绩单。由教务部门核准的学生在校学习成绩单，加盖教务处公章。
6、组织关系。正式党员的入党申请书、党校学员材料、积极分子材料等归入档案；预备党员的党组织关系材料单独封存，单独转寄，待转正后归入档案统一管理。团员关系须将入团申请表归入档案。
7、奖励材料。在校期间获得各种竞赛奖励、奖学金、助学金等材料。
8、处分材料。在校期间因违纪行为而受到的处分。
（二）学生档案管理
1、新生入学一个月内，其档案由新生录取部门直接移交至辅导员；个别地区有新生自带档案入校情况，新生直接将档案交给辅导员，期间不允许学生本人接触到档案的内容，封口必须完整无损。
2、大学期间，在校学生档案由辅导员直接管理，并负责将大学期间的各种奖惩材料收集整理，归入档案。校内学籍变动时，学生档案直接在辅导员之间进行转交。
3、学生毕业离校，毕业生档案由辅导员负责按学生档案内容的要求进行组档，检查完整无误后统一移交大学生就业指导中心。由大学生就业指导中心根据毕业生就业去向以机要方式转出，或者根据毕业生申请实施档案代管。原则上，毕业生档案不得交由本人自带，绝不允许毕业生个人长期保存档案。
4、中途转学、退学等学籍变动的学生档案，由辅导员转至大学生就业指导中心进行备案，再以机要形式转出。退学的学生档案直接转至生源地档案主管部门。
5、学生因升学、公务员考录等需提前调阅档案的，学生可持调档函通知辅导员进行调阅。如档案需要提前转出调阅，需由辅导员将学生档案转交大学生就业指导中心备案后，以机要方式转出。辅导员不得直接将学生档案交给学生个人寄发或携带。大学毕业时的档案材料可由辅导员重新建档，形成原始档案的`补充档案。毕业离校时，补充档案由辅导员移交至大学生就业指导中心，以机要方式转至录取学校或单位档案管理部门，再与原始档案合并存档。
6、毕业生离校前已签约就业的，辅导员统一移交档案，由大学生就业指导中心负责按期转至用人单位人事档案管理部门。为保证转寄按时到达，毕业生本人要负责填写档案转寄的地址和接收单位，辅导员和就业部门负责核查。
7、毕业生离校前未签约就业的，即可自愿申请档案转回生源地档案主管部门，也可向学校就业部门申请档案留校代管。学校档案代管时限最多2年，期满以机要方式转回生源地档案主管部门。
8、学生档案是学生成长轨迹的真实记载，其管理和转接是非常严肃的事情。档案外转必须由大学生就业指导中心登记备案，规范密封，并以机要方式转出，其它部门或个人不得擅自处置。
9、毕业生暂留学校档案，在离校后2年内，大学生就业指导中心提供档案调档和状态查询业务。如遇不确定因素出现档案丢失，经核实可予以补办，补办内容仅限大学期间档案。
10、未尽事宜由大学生就业指导中心负责解释。
一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。
二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。
三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。
四、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
1、教学档案是指学校在教学活动中形成的有保存价值的档案资料.
2、教学档案的范围包括：
（1）上级教育主管部门下达的政策性、指导性教学文件及有关规定；
（2）学校制订的各项教学文件和教学规章制度；
（3）教学基本建设的各种规划和计划、师资培训计划和实施情况、教育资源（含教学设施及仪器设备等）统计材料；
（4）学校、系（部）和教研室的学期（或学年）教学工作计划和总结；
（5）校历、教学进程表、总课表、教师聘书及课程表、学期授课计划、课程教学总结等；
（6）课程设计任务书、毕业设计(论文)任务书、优秀毕业设计(论文)；
（7）学生花名册、学籍变动情况、学生成绩、学生成绩统计分析、毕业生质量跟踪调查、等材料；
（8）教学研究计划、行业（或区域）经济教育调研报告与资料、教学改革实施方案及总结、典型经验材料和教学研究刊物、学报、简报等；
（9）使用教材目录、自编教材（或讲义）、教学参考资料、参加全国或全省统编教材印本、实验（实习）指导书、习题集、试题库(试卷库)、试卷分析以及各种声像资料等；
（10）教师业务档案，包括教师基本情况登记表、教案及教学工作小结、教师考核资料、教学工作和工作量统计表、论文论著及成果、进修（培训）登记及考核材料等；
3、教学档案管理机构由教务处负责。
4、教学档案按年度分类管理、编目造册及归档；
5、档案管理人员必须及时收集和整理各种教学档案。
6、教学档案管理人员应按学期按目录对教学档案进行收集、整理，并立卷。
7、教学档案管理人员应对档案妥善保管、防止档案霉烂、人为损坏、或流失等。
8、档案室应有防火、防盗等设施。
9、档案管理人员应定期对档案室以及所保存的教学档案进行检查，并认真填写管理记录。
10、借阅教学档案，须经档案管理部门负责人同意，并填写《教学档案借阅登记表》，说明借阅的事由和借、还日期。借阅人员对借出的档案应妥善保管，不得折页、涂改、画线、圈点、剪贴。
11、查阅教学档案资料，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员下架、开卷。
12、借阅和查阅过程中，造成档案损坏，损失等情况，应立即报告档案管理部门。
档案工作人员要有高度责任心。在档案管理工作中，严格遵守以下制度：
一、档案归档制度
为了将本单位档案完整齐全地收集、保管起来，建立起内容丰富、结构合理的馆、室藏结构，更好地为单位业务工作和其他工作服务，制定本制度。
（一）归档范围
凡是反映本单位工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料，均属归档之范围。
1、上级机关制发的属于本单位主管业务并需执行的文件，普发的非主管业务但需执行的法规性文件，上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本单位的重要讲话、指示等。
2、本单位党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建和业务（经济）、科技等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的文件材料。
3、同级单位和非隶属单位制发需要执行，业务或工作联系密切以及检查本单位工作制发或形成的主要文件。
4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规性备案文件材料。
5、本单位重要活动，重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。
6、单位和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。
（二）归档时间
需要归档的文件材料，一般按年度进行整理、归档。即须在当年上半年内，将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件、材料，按照规定，收集齐全，整理立卷，再由档案人员进行规范整理和实行集中保管。
对于专业方面的专门文件、特殊载体的文件如基建档案等，可以适当延长收集归档时间，但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。
（三）档的基本要求
1、归档进室的文件材料须齐全、完整、准确，即每年需归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数等，不得残缺不齐。
2、归档进室的文件材料应系统、条理、规范，即符合文件的自然形成规律，保管期限区分准确、分类科学、组卷合理，卷内文件排列有序、条理清楚。
3、归档进室的案卷技术加工符合要求，即案卷封面填写内容齐全准确，格式规范，统一打印；案卷装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。
4、机关单位发文应普遍建立“两套制”；机关、团体、企事业单位及撤销单位的档案都要按照国家规定，定期向区档案馆移交。
二、档案保管制度
档案是党和国家的宝贵财富，为维护档案的完整与安全，制定本制度。
（一）根据保存档案的数量，必须设置使用的专门档案库房、档案柜和档案用具。库房要坚固、安全、适用，并有防盗、防尘、防高温、防火、防潮、防强光、防鼠、防虫等设施。
（二）注重采用科学的现代化的档案保管，利用高技术手段、管理方法和设施设备，上等级和有条件的应配备去湿机、空调和微机等现代化设备，努力延长档案的使用寿命，保证档案的安全保存和更好利用。
（三）接收档案必须认真验收，并办理交接手续，对接收和移出的档案要及时登记和统计，并进行规范化整理，保证档案完整、系统。
（四）做好档案库房管理工作，保证库房内档案柜架和档案排放、编号合理有序，便于保管和利用，严禁吸烟和存放易燃、易爆物品及其它杂物。
（五）保证库房内温湿度符合国家规定的标准（温度14－24℃，湿度45－65％）。
（六）对保管的档案要每年进行一次小检查，年终进行一次大检查，发现虫蛀、霉变、损坏、丢失档案等现象要及时报告领导，并积极采取措施予以处理。
（七）要定期对库藏档案进行清点核对，做到帐务相符，对损坏和模糊不清的档案要及时抢救和修复。
三、档案保密制度
做好档案保密工作，是每个档案工作者的神圣职责，为确保党和国家的安全，制定本制度。
（一）档案工作人员要努力学习马列主义、毛泽东思想，学习党的方针政策，增强党性观念，在政治上与党中央保持高度一致。
（二）严格遵守《档案法》和《保密法》的规定，做好档案的安全、保卫、保密工作，做到不该说的`不说，不该记的不记，不在任何地方和任何人面前谈论档案中涉及党和国家机密的有关内容。
（三）严格执行档案的查（借）阅制度，对不符合正当手续的利用者，不查档不借档。档案人员不经领导批准，不允许擅自为自己的亲戚朋友提供档案资料。
（四）工作人员不准私自将档案带出馆、室外，不准带领非本馆、室工作人员入库房。
（五）工作人员阅卷要坚持随用随提，下班时应及时入库，未使用完毕的，可暂入柜或抽屉，严禁堆放在桌面上。
（六）对违犯本制度者，视情节轻重给予相应的批评教育和行政处分；构成失泄密罪的，依法追究刑事责任。
四、档案资料查（借）阅制度
档案利用服务是档案工作的根本目的，为了做好档案利用服务工作，充分发挥档案的作用，同时确保档案的安全，防止档案的泄密和损坏，制定本制度。
（一）查档案人员须持本单位介绍信，注明查档人身份，查档范围和目的，方予接待；利用已开放的档案，持身份证即可。
（二）查阅机密档案和重要档案，必须经主要领导批准后，方可查阅。
（三）档案资料一般不予借出馆、室外使用，如特殊情况非借出不可，需按规定办理借阅手续，借出的档案不得超过三天，逾期需要重新办理借阅手续。
（四）查阅人员必须填写《档案借阅登记表》，利用档案后，均应填写和效果记录。
（五）查阅档案的人员，要爱护档案，不准擅自摘录、拍照、复制和互相转阅，不准圈划、涂改、撕页和拆卷，对损坏档案者，要追究其责任。
（六）查档者取证档案须经批准后，方可复制（手抄、打字、复印、拍照等），经核对无误后，盖章生效。
（七）查档人员要严格遵守本馆、室的规章制度，馆、室内禁止吸烟，在阅览室阅卷时不准喝水，以免损坏档案，不准大声喧哗，影响他人阅览；要注意阅览室内卫生，爱护公共财物。
（八）利用档案者要按规定交纳档案保护费、复制费和取证费。
（九）档案工作人员要端正工作态度，积极为利用者服务，严格执行各项档案利用制度，做好档案的监护工作，确保档案的完整与安全。
第一条 为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。
第二条 本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。
第三条 公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。
第四条 调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。
第五条 各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。
第六条 工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。
第七条 旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。
第八条 档案资料的借阅执行综合档案相关条款。
第九条 档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。
第十条 保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。
第十一条 未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。
第十二条 本制度从20xx年1月1日起执行。
第一条、项目档案的整理
全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织，其内容包括：
1、根据专业主管部门的.建设项目档案分类编号规则以及项目的实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按工程或专业分类，下设属类。
2、依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号；生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的，建设单位（并责成设计、施工及建立单位）可用铅笔临时填写档案号。
3、对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。
4、负责贯彻实行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。
第二条、项目档案的移交
1、项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交。凡是分期或分机组的项目，应在每期或每机组正是通过竣工验收后办理档案移交。
2、建设单位与业主单位、生产使用单位及其它有关单位应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交按手续：建设单位转为生产单位的，按企业档案管理要求办理。
3、竣工验收以后，在大中型城市规划区范围内的重要建设项目。建设单位应在6个月内向城市建设档案接收单位报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。
1、学校印章由校长负责保管，一般情况不随身携带，特殊情况需要带出学校，要由校长批准。
2、严格印章使用手续，凡使用印章者要登记，注明使用时间、用处及使用人。
3、印章不许外借，更不许外单位人携公章出校。
4、超出学校职权范围的证明，学校不可加盖公章。为私人谋取私利的证明，学校不加盖公章；有伪证行为的证明，学校不加盖公章。如违背上述规定，将追究盖章者责任。
5、公章要保管好，不能随意搁放，要有保密性、保险性，若公章一旦被盗、外流，将追究保管者责任。
6、更换公章必须校长同意，在公安部门备案。
7、各职能部门的公章，由各部门负责人保管，并按以上保管条例保管及使用。如出现失误，将追究相关人员责任。
8、未经法人代表批准，私自盗用公章者，视其情况进行处罚，直至依法追究其刑事责任。
一、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平，忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。
二、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统（行业）有关档案工作的法规及规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人的责任。
三、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。
四、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理现代化。
五、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保管价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后和有关人员一起进行认真负责的销毁。
六、保持库房的整洁卫生，档案框架排列有序。认真做好档案“八防”工作，定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。
七、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，编制利用效果实例和档案信息。
八、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足单位领导和各项业务工作的需要。
九、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会等活动，认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料，并在有关文件上签名盖章。
十、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案行政管理部门及教育主管部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。
一、目的
为规范公司各职能部门的档案管理工作，确保档案保管安全，发挥档案价值，更好地为公司各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，发布《公司档案管理制度》（以下简称“本制度”）。
二、档案的定义
（一）档案指公司及下属项目公司在成立、产权变动、工程建设、经营管理、社会活动中所形成的具有参考、保存价值的纸质文件、电子文件、光盘、照片、实物等各种载体的记录。
（二）日常工作中形成的各类过程文件属于资料，不属于档案范畴。
三、管理机构
公司综合管理部统筹公司及下属项目公司档案管理工作，负责公司及下属项目公司档案工作的整体规划、组织协调和指导帮扶；下设档案室，负责保管公司及下属项目公司重要档案。
四、工作职责
公司综合管理部设置档案管理员，其工作职责为：
（一）制定和完善档案管理制度。
（二）开展档案管理培训，指导和帮扶档案管理工作。
（三）负责档案的收集、整理、保管、利用，负责档案室的日常管理。
（四）对所有保管的原始档案必须建立完整的电子台账并定期备份（至少每两月一次）。
五、档案鉴定
档案鉴定包括归档文件的鉴定、到期档案的鉴定。
（一）归档文件的鉴定，包括归档范围、密级、保管期限的鉴定。
1、归档范围。档案管理员统计、鉴定档案产生情况，梳理归档范围，报领导审批确定。
归档范围载体包括但不限于：
（1）公司管理文件：如资质文件，包括企业注册营业执照、组织机构代码证等；公司、公司形成并下达的各类正式文件，包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件、会议纪要材料、重要记录；公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；国家、地方政府政策文件类。
（2）项目资料：如开发文件类（前期、配套文件）；图纸类；合同类（包括商品房合同）；工程技术文件类；招标文件类；项目企划、销售资料类；前期市场调研、土地分析等资料类；竣工报建资料类。
（3）声像资料及实物档案：如反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，有纪念意义的展览照片、录音、录像等文件材料；公司的历史沿革、大事迹、锦旗、证书、奖杯、奖状、项目楼书。
2、密级鉴定。档案密级由低到高划分“普通”、“秘密”、“机密”三级，泄漏会使公司权利和利益遭受不同程度的损害，因此，归档时要根据文件内容与类型划分密级等级，确保档案安全。
普通是公司可对外发布的信息，如宣传资料、荣誉证照、年度报告等。
秘密是公司一般的秘密，一旦泄密会使公司利益受到较大损害，如重要会议纪要、人事档案、规章制度等。
机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害，如董事会决议、项目投资文件、公司规划、财务报表、统计资料等。
（二）到期档案的鉴定。公司及下属项目公司对到期档案进行鉴定，确定继续保存或进行清理、销毁。
文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：
1、永久保存：
（1）公司章程；
（2）董事会及股东会纪录；
（3）财务报表；
（4）政府机关核准文件；
（5）不动产所有权及其他债权凭证；
（6）工程设计图；
（7）其他经核定须永久保存的文书。
2、十年保存：
（1）预算、决算书类；
（2）会计凭证；
（3）其他核定须保存十年的文书。
3、五年保存：
（1）期满或解约之合约；
（2）其他核定须保存五年的文书。
4、一年保存：无长期保存必要的。
5、规章制度由公司及下属项目公司综合管理部永久保存，使用部门视其有效期予以保存。
6、公司及下属项目公司综合管理部每年年底应组织档案管理员及相关专业人员对档案资料进行整理。对超过保存期限的档案，由档案管理员填写《档案过期处理审批单》（详见附件），报本部门及相关部门第一负责人审核、公司总经理/董事会批准。
7、决定销毁的档案资料，由档案管理员负责填写《档案销毁清册》（详见附件），销毁档案时至少有两名监销人。监销人复核待销毁档案，销毁完须在销毁档案目录上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字确认。
8、档案销毁后，鉴定、销毁过程中形成的《档案销毁清册》及目录应立卷归档、永久保存。
9、需继续保存的过期档案，应明确继续保存的时间期限，并由档案管理员在档案卷内目录、汇总表上注明。
六、档案收集
（一）收集范围。按照归档范围进行收集。
（二）收集方式。公司及下属项目公司均应指定专人负责整理本部门的文件资料，并定期向所在公司综合管理部档案管理员处提交文件资料。档案移交人需填写《档案移交清单》（详见附件），随同已整理的档案（含纸质档、电子档、实物）一并移交档案室，档案管理员接收档案并签字确认，《档案移交清单》双方各留一份。
（三）归档文件要求。
1、归档的文件为原件（无原件的归档需为具有凭证作用的复制件）。
2、非纸质文件配文字说明一并归档。
3、图纸类归档前要验证审批流程所需印章齐全才能归档。
4、档案的制成材料利于长久保存。书写材料：要使用耐久性强的碳素型黑色或蓝色签字笔、钢笔，不得使用铅笔、圆珠笔。
5、声像档案应使用数码相机、摄相机等拍摄，要影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等，不能使用手机拍摄。
（四）公司及下属项目公司收集以下档案后，须提交电子档（含目录）至档案管理员处，以便备份存档。
1、公司成立、注册、变更文件。含公司成立的请示、批复、会议纪要、章程、股东会决议、董事会决议、工商证照及变更文件。
2、公司合并、收购文件。含请示、批复、会议纪要、备忘录；股权转让、收购的协议、合同；工商证照及变更文件等。
3、与合作方的相关文件。
（1）合作意向书、框架协议、合作协议、合同、重要谈判记录等。
（2）融资担保文件：融资公告、报表、担保、抵押等相关文件，融资合同、协议等（如发债、贷款等）。
（3）尽职调查资料：
①尽职调查报告；
②业务约定书；
③委托协议书；
④尽职调查清单及问卷；
⑤目标企业提供的有关书面资料（含工商、法务、财务、工程、市场、人力等文件）。
（4）工程项目档案。包括土地获取、项目报建、勘查设计、招投标、工程管理、监理、施工、竣工验收、结算等各阶段形成的档案。
（5）公司及下属项目公司所获荣誉。
七、档案管理
（一）档案管理员接收档案资料后，应按照项目分类进行保管，按档案编号顺序规则存放，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保管和使用。
（二）档案存档分类主要以公司、项目、资料类型等建立档案盒/档案柜，在档案盒/档案柜上贴上资料明细表，且在档案柜上标注公司/项目名称和柜号，并在电脑上做好台账登记（表格/文档），保证能从目录汇总或电脑系统中以编号、关键词、日期等方面检索、查询到所需文件。
（三）档案管理员应至少每月一次对档案保管状况进行检查，切实做好档案“八防”（防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫）工作，确保档案的完整和安全。如发现问题应及时报告部门领导，并采取补救措施，减少档案的损失。
（四）档案管理必须遵循保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，档案室非档案管理员不得入内，档案室内禁止吸烟和大声喧哗。
八、档案利用
（一）公司部门员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案资料。
（二）借阅档案需填写《档案借阅审批单》、《重要物品外借审批表》，经部门负责人—综合管理部—总经理/董事长审批后方可借阅。档案借阅方式为：借出、复印、扫描、查询。
填写要求：
（1）《档案借阅审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写申请人所在的部门，文件标题或摘要填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件名称，根据需要在“是否电子档”或“是否复印”选择是或否，用途填写所要借阅/复印/拷贝电子档的文件用于办理的事项。
（2）《重要物品外借审批单》按照审批单上的要求填写相关内容，申请部门填写经办人所在的部门，主送单位（或合作、上报单位等）填写外借物品所办理事项的主要单位，外借物品清单及借用时间填写所外借的物品，借用时间必须填写明确（如20xx年x月xx日：至20xx年x月xx日：），如不归还必须注明不归还原因及移交单位，涉及金额根据实际情况填写，用途填写所要外借文件用于办理的事项。
（三）档案管理员对档案借阅进行登记，填写《档案借阅登记表》。借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失，否则追究借阅人的责任，构成犯罪的依法追究法律责任。
（三）档案应按期归还，归还时档案管理人员要对档案进行清点和检查，包括档案的件数、页数，档案原件完整，无损坏、无涂改等，并在《档案借阅登记表》注明。如发现遗失或损坏，应及时报告部门领导。档案到期仍需继续使用的，借阅人需在到期前办理续借手续。
（四）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经档案保管部门所在公司总经理审核批准后方可调阅。
（五）档案在使用外借期间，档案管理员必须保留一份复印件存档，以便其他工作人员的查阅。
九、本制度自签批之日起执行。