档案管理制度（精选32篇）
安全文件和档案管理制度
1.目的
为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。
3.职责
3.1. 安全档案文件由公司行政管理部对安全档案的管理，并负责监督检查和考核。
3.2. 公司行政管理部安全管理人员负责公司安全管理文件档案的收集、归档和保管。
4.内容
4.1. 安全生产文件档案内容如下：
4.1.1. 国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。
4.1.2. 上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。
4.1.3. 公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。
4.1.4. 安全生产工作计划、总结、报告等。
4.1.5. 各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。
4.1.6. 供应商、承包商相关材料。
4.1.7. 安全设施检测、校验报告、记录等。
4.1.8. 安全、职业卫生评价报告。
4.2. 归档流程
4.2.1. 文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。
4.2.2. 应根据文件资料的重要性，案时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。
4.2.3. 公司在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。
4.2.4. 各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。
4.2.5. 不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
4.3. 档案保管
4.3.1. 档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。
4.3.2. 应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。
4.4. 档案借阅
4.4.1. 文件资料档案借阅，必须借阅手续，借阅当案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。
4.4.2. 借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人;
4.4.3. 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。
4.5. 档案保密制度
4.5.1. 档案管理人员必须认真贯彻执行有关保密的规定，严格执行公司保密制度;
4.5.2. 档案管理人员不得借工作之便，私自将秘密档案带出库房或给无关人员查阅;
4.5.3. 档案管理人员不得在公共场所和私人信件中泄漏公司机密;
4.5.4. 入库档案，应妥善保管，定期核对。外借档案，及时催还;
4.5.5. 外单位利用档案必须凭单位介绍信，并经领导批准方可进行;
4.5.6. 严禁向废品收购单位出卖档案文件资料，销毁档案必须严格遵守鉴定销毁制度;
4.5.7. 提供利用档案，要严格执行借阅制度，注意保密;
4.5.8. 进入档案室须经档案管理人员同意，其他人员不得入内。
4.6. 档案保存年限
文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
4.7. 档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料，经公司行政管理部领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。
5. 本制度自下发之日起执行。
1.目的
通过对防火档案进行规定,确保商场的安全性。
2.适用范围
适用于商场各类防火档案的管理。
3.主要职责
严格按规定执行,确保商场的安全性。
4.内容
商场物业需根据政府规定建立完善的防火档案,并予以妥善保管。
4.1物业商场物业分管的档案
4.1.1各级防火组织及其成员名单。
4.1.2各部门防火责任制。
4.1.3商场各项消防安全管理制度。
4.1.4公安消防部门的来文。
4.1.5消防安全检查记录。
4.1.6员工消防安全培训教材。
4.1.7消防演习计划、记录。
4.1.8火警、火灾事故的调查处理资料。
4.1.9消防工作年度总结报告。
4.2.0奖罚记录。
4.2.1其他有关消防资料。
4.2工程部分管的档案:
4.2.1各种消防设施器材的布局平面图。
4.2.2各种消防设施器材的技术资料。
4.2.3自动报警系统的检测资料。
4.2.4自动喷淋系统的检测资料。
4.2.5防排烟设备、防火门、消火栓等到防火器材的检测资料。
4.2.6供水系统的检测资料。
4.2.7避雷装置系统的检测资料
4.2.8危险品使用、保管安全制度及资料。
4.2.9动用明火作业的申请及作业记录资料。
4.2.10电气设备的开关、线路及照明灯具的检修资料。
4.2.11更改消防设施的报告、批文及作业记录等资料。
4.2.12其他消防器材设施方面的资料。
第一条为保证各类档案完整性、规范性、安全性，结合国家档案局第10号令和xx市档案有关规定，根据公司档案工作制度，制定本制度。
第二条档案由总经理指定专人依据本制度履行管理职责，人员名单报总部政务处备案。
归档范围实行确认制，即档案部门首先根据办事处的权责体系及相关规章制度起草各部门文件材料的归档范围，经与各部门讨论修改，并呈办事处领导审核确认后，形成《归档范围及保管期限表》。档案部门以确认通过的归档范围作为各部门档案收集是否齐全的依据。《归档范围及保管期限表》详见附件。
（一）归档文件材料必须为原件，一般一式一份（套），因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。
（二）归档文件材料必须齐全，即按照归档范围应归档的文件材料全部归档。
（三）归档文件材料必须完整，即每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、荣誉档案与说明荣誉档案的通报等文字材料、纸质件与电子件完整。
（四）归档文件材料必须准确，即归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，纸质件与电子件内容相符。
（五）归档文件的载体材料和书写材料须符合耐久性要求，如有装订应使用不易生锈的装订材料。
（六）归档文件材料应事先经由各归档部门进行初步整理，依次编订件号和页号，并填写《档案移交清册》。
外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档；声像档案归档前，应由归档部门进行检验，保证载体清洁、耐久和内容真实、可读，归档的数码照片要求是精度在300万像素以上的JPEG或TIFF格式文件，音频材料为WAV或MP3的格式文件，视频材料为MPEG或MPEG-2的格式文件，并附相关文字说明。
档案由档案部门集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档，归档时间实行定期归档与随时归档相结合的原则：
（一）党群工作、经营管理工作、行政管理工作中形成的文件应在第二年一季度向档案部门移交。
（二）科研开发、项目建设文件应在项目鉴定、竣工验收后三个月内由向档案部门移交。
（三）磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的'文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。
（四）办事处取得的各类证照由本单位证照部门负责保管、统计和利用。
（五）部分专业档案（如人事档案、会计档案、审计档案）由相应部门单独负责归档管理，一般随时归档。
档案部门对接收的文件进行检查，将不符合要求的文件退回原部门重新整理。符合要求的文件，交接双方在《档案移交清册》上签字，该表一式两份，归档部门和档案部门各留一份，以备查考。
（一）以“件”为单位整理，一般每份文件材料为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册为一件；来文与复文为一件。
（二）以“案卷”为单位整理，在按件整理的基础上，综合管理类档案按职能进行组卷；科研开发、项目建设档案按课题或项目分专业、分阶段进行组卷；设备仪器类以单台（套）设备仪器组卷，随机文件较多时可按照部件、组件分别组卷。
（一）凡是反映办事处主要战略发展、经营管理、行政管理和基本历史面貌的，有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）凡是反映办事处一般工作活动，在较长时间内有查考利用价值的文件材料，保管期限为30年。
（三）凡是在较短时间内对办事处有参考利用价值的文件材料，保管期限为10年。
根据文件内容，档案的密级一般划分为绝密、机密、秘密和普通，其中涉及中国华信利益的商业秘密档案划分为核心商密、普通商密。
当年办完的文件应当年立卷；跨年度的请示、批复，来函、复函应一并归入复文年立卷，没有复文的归入请示年立卷；跨年度的会议文件，归入会议开幕年立卷；跨年度的条约、条例、规章、制度等归入公布或批准年立卷。
（一）归档文件一般按类目体系及时间先后顺序排列，带文号的公文、纪要、简报等文件材料按文号排列；成套性文件材料集中排列，如会议材料、统计报表、大事记等；单份文件排列顺序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；
（二）归档文件如需装订，需注意装订材料应符合档案保护要求，装订方式应能较好地维护文件的原始面貌，装订时，将件内的各页按一定方式对齐，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
编写页号以独立案卷为单位，每卷单独编号，单面文件材料编在页面右上角，双面文件材料正面编在右上角，背面编在左上角，折叠后的图纸一律在右上角，编写页号从“1”开始；案卷封面、卷内备考表不编写页号。
1、办事处档案按照总部规定一级类目分为以下几大类：
党群工作类[01]、行政管理类[02]、经营管理类[03]、生产技术管理类[04]、产品管理类[05]、基建类[06]、设备仪器类[07]、会计档案类[08]、人事档案类[09]、特殊载体类[10];
2、二级类目编号方式与《归档范围与档案保管期限表》中的二级类目序号一致，如“1、2”、“1、3”等。
机构代码具有唯一性，一个代码对应一家公司，由总部办公厅统一编制。机构代码不随公司更名而改变，如办事处注销，其代码也不再重复使用；
保管期限以英文大写字母进行标示，即A：永久；B：30年；C：10年；
类目号包括各级类目，一级类目以外的各级类目编制、档号中体现几级类目，由各单位根据实际情况自行制定；
件号（流水号）为文件排列顺序号。档案号中件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。件号原来为3位，现在统一为4位。
根据档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—20xx）,修订编制格式，具体调整为下列样式：
1、归档文件经过整理编号后，应在每份文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容；
2、归档章设置机构代码、年度、保管期限、机构或问题（即类目号）、件号、页号等必备项，规格一般为长45mm、宽16mm，分为均匀的六格。归档章在使用中，外框颜色一律使用红色，归档章内容，颜色一律使用黑色。样式如下：
文书档案盒背脊填写方式与归档章填写方式保持一致，起止件号填写档案盒内起始与终止的件号，各单位可参照执行。
（一）根据盒内文件排列顺序依次编制《归档文件目录》，一式两份（一份随卷，一份单独存放备查）。
（二）填写《盒内备考表》，简要说明盒内文件的件数、页数，以及整理、保管和利用过程中出现的各种问题，如文件缺损、字迹褪色、借出、销毁等，每次说明的内容经办人要签名并注明日期。
（三）依次将《归档文件目录》、归档文件、《盒内备考表》装入档案盒，并填写档案盒封面与盒脊的相关信息。
（四）档案存放应依据档案载体选择档案柜架，普通档案装盒上架的排列方式为应自上而下、从左往右；底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁装具；重要档案应异地备份。
对已到和超过保管期限的档案，由档案工作人员编制《档案鉴定清册》，并向公司有关领导提出鉴定申请。鉴定工作的内容主要有：
成立专门的鉴定小组，鉴定小组由档案工作人员、归档部门负责人、档案部门负责人和办事处相关领导组成，负责指导、监督档案保存价值鉴定工作及对档案的存毁作出决定。
（二）全面分析文件各方面特征，把握被鉴定文件、材料与其他文件、材料的联系。
（三）要研究办事处长期发展的需求，用发展的观点去预测被鉴定文件、材料的价值。
（一）经过鉴定小组鉴定后，确认无保存价值的文件、材料，方可进行销毁。
（二）档案的销毁、修改保管期限或密级均要在《案卷备考表》中注明，对需销毁的档案要下架存放1—2年，确无异议的，可实行销毁。
（三）需销毁的档案送指定的造纸工厂销毁或在固定的安全场所销毁，特种载体的可以采用物理删除、格式化或焚烧的方式处理，销毁现场应配备两名以上监销人。
（四）待档案完全销毁后，必须在《档案销毁清册》上注明“已销毁”的字样和销毁日期，并由监销人签名后，方可离开现场。
（一）档案利用是指查阅、复制、抄录和借阅公司档案室所保管的档案。
（二）原则上只供办事处内部的在职员工利用，外单位人员借阅档案，须持有单位介绍信，经本办事处相关领导签字批准后方可借阅。
（一）借阅档案需填写《档案借阅审批单》，审批单存根由档案部门保管，借阅单在档案归还后由借阅人保管，作为已归还档案的凭证。
（二）借阅本部门普通档案，需部门负责人签字同意；借阅其他部门经办的普通档案，须经档案部门领导签字同意；借阅机密档案需经办事处相关领导签字同意；绝密档案需办事处总经理签字同意。
（三）手续齐全后，借阅人将《档案借阅审批单》交由档案工作人员，再填写《档案借阅登记表》后方可借出。
原则上借阅的档案应在当日归还，如需延长借阅时间，必须在填写《档案借阅审批单》时预计归还时间，最长不得超过30天。
（一）积极配合各单位借阅档案，主动告知借阅注意事项；
（三）档案出借时，必须填写《档案借阅登记表》，该表也可作为统计档案利用率的依据。
第二十三条档案工作人员必须严格遵守办事处有关保密工作的规定，确保档案安全。
第二十四条借阅、查阅涉密档案，应严格履行领导审批、本人登记手续。
第二十五条利用涉密档案者负有保密的责任，不得将档案带走或转借他人，禁止携带档案外出。
第二十六条涉密档案一般不得复印、摘抄，如确属正常工作需要，需经有关领导批准。
第二十七条档案收回后要及时入柜加锁，不得在外存放。
第二十八条保密期限已满的档案，要及时解密，积极提供利用。
第三十条档案工作人员发现泄密事件要及时报告并采取补救措施，最大限度避免或减轻损失。
第三十一条档案统计就是指运用一系列专门的统计技术与方法，对档案工作领域中的种种现象、状态、趋势等进行量的描述与分析研究，为企业工作决策提供坚实可靠地数据支持。
第三十二条档案工作人员应建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案室库藏情况、年度入出库情况、档案利用情况、档案专兼职人员情况、档案设施设备情况、档案销毁情况等。
第三十三条档案统计工作应保持连续性，坚持可量化原则、科学化原则、真实性原则。
第三十四条统计对象应选择足以反映企业档案工作整体状况的基本方面和关键性因素。
第三十五条具体统计项目的设置、统计方法的使用应力求统计对象有精确具体的描述。
第三十六条根据办事处档案工作量、工作周期、机构状况适当控制统计工作的规模、类型及频率。
第三十七条档案库房只限于档案部门人员进出，其他人员如需进库房须经档案部门负责人同意，并由档案部门人员陪同。
第三十八条库房大门及各档案室、资料室门，存放重要材料的橱、柜等应随时落锁，钥匙应由专人保管，存放在规定地点，不得携带出库。
第三十九条控制库房温湿度，对温湿度的变化情况，每天早晚各一次进行统计，以便掌握库房温湿度的变化规律，将库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度保持在45%-60%的范围之内。
第四十条新接收入库的资料经消毒、除尘后方能入库，严防将蛀虫霉菌带入。
第四十一条对库房调温、吸湿、通风、警报、防火等设备要定期检查保养，每年霉雨季到来之前要做一次大检查。
第四十二条库内严禁明火装置和使用电炉，严禁将易燃、易爆、挥发性、腐蚀性物品带入库房，每天下班前应关好库房门窗，切断库房电源。
第四十三条库房内不得存放与档案、资料无关的其他物件；除尘与防尘相结合，坚持每月小扫一次，每季大扫一次，经常检查加添预防虫害的药品，保持库房的整洁。
第四十四条每年对库房案卷进行一次检查，并做好记录，发现问题及时报告，采取必要措施。
第四十五条本制度由综合部负责解释，任何调整、变更需要经综合部负责人、总经理批准后执行。
1范围
本制度适用于上海电力建设有限责任公司及所属各企业。
本制度适用于电力建设施工项目的施工技术档案资料管理。非电力建设项目除按合同规定要求外也可参照执行。
2引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
国家档案局、国家计委国档发[1988]4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》电力部电建[1996]159号《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》
GB/T11822-89 《科学技术档案案卷构成的一般要求》电力部电建[1996]666号《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》
3总则
3.1为了健全和统一有限责任公司电力建设工程施工技术档案资料管理工作，充分发挥档案资料在企业管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合有限责任公司具体情况，特制定本制度。
3.2电力建设工程施工技术档案资料是指在工程建设的前期准备、施工、调试、竣工等工作活动中形成的、应归档保存的各种形式和载体的文件材料。
3.3有限责任公司（项目分公司）及所属施工、调试单位要按照统一领导、统一管理档案的原则，管理好电力建设工程施工技术档案资料，做好工程竣工档案资料的编制出版工作，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。
4组织和职责
4.1有限责任公司（项目分公司）施工技术档案资料工作由公司总工程师直接领导。
4.2有限责任公司及所属各施工、调试单位在工程现场都必须有一位行政领导分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证档案资料安全的库房和设备。
4.3施工总承包单位档案部门的职责
4.3.1贯彻执行国家有关方针政策和有关法律、法规。
4.3.2制定施工技术档案资料管理制度，并组织实施。
4.3.3负责管理所承担的电力建设项目施工技术档案资料工作。
4.3.4负责协调、检查、指导各分承包单位的施工技术档案资料管理工作。
4.4有限责任公司所属施工、调试单位档案部门的职责
4.4.1贯彻执行国家有关方针政策和有关法律、法规。
4.4.2建立、健全本单位施工技术档案资料管理的实施细则。
4.4.3管理、监督、指导各项目工程部的施工技术档案资料管理工作。
4.5电力建设项目的施工技术档案资料工作要与项目建设进程同步。项目开工时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工时，完成文件材料的归档工作。
4.6项目建设过程中，施工总承包单位及各分承包单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。
5施工技术记录的内容
5.1工程概况
5.1.1简要说明本专业项目的施工规模、工程量、主要设备（结构）的规范、参数、系统特点以及必要的系统图和平面布置图等。
5.1.2施工大事记；施工过程中发生的有关质量和进度等重要事项。
5.2施工技术记录
5.2.1施工中补充的地质和水文资料。
5.2.2建（构）筑物、大型设备基础的沉降观察记录、主要轴线的测量、放线记录及水准点一览表。
5.2.3主体结构和重要部位试件和材料的检验、试验记录。
5.2.4建筑及安装工程质量检查验收及评定记录和签证、隐蔽工程和中间交接验收签证。
5.2.5设备安装记录和分部试运记录。
5.2.6整套启动试运记录、调试报告。
5.3重要技术档案
5.3.1需要作为生产依据的合同、协议、来往文件和重要会议记录。
5.3.2开工报告、图纸会审记录。
5.3.3主要原材料、构件和设备质保书、出厂证件。
5.3.4设计变更和材料设备代用记录。
5.3.5质监机构对机组进行质量监督的评价文件等。
5.4各类联系单
5.4.1设计修改通知单。
5.4.2设备修改通知单。
5.4.3工程联系单。
5.5重大缺陷处理
5.5.1施工和试运过程中发生的质量事故处理记录。
5.5.2施工和试运过程中发生的设备缺陷处理记录。
5.6工程照相反映有关施工或调试过程特点的5英寸彩照6张左右，并附简要说明。
6竣工档案资料的要求
6.1归档的工程竣工档案资料必须达到完整、准确、系统。
6.1.1档案的完整是指按国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》所规定的内容，将项目（工程）施工、调试、竣工全过程中应该归档的文件、资料进行归档，各种文件原件应齐全。
6.1.2档案的准确是指档案内容真实反映项目（工程）竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。
6.1.3档案的系统是指按其形成规律、保持各部分之间的有机联系，分类科学、组卷合理。
6.2施工技术记录是工程实况的原始履历和可靠凭证，是工程验收、维护、改扩建的重要依据。因此，施工技术记录是工程竣工档案的一项重要内容。必须做到完整、准确、系统，并便于保管存档和查阅。
6.3竣工图是工程建设的实际反映，是工程的重要档案资料，按照原电力部《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》由设计院负责编制，按国家建委《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》，施工单位应提供相应的竣工草图。施工总承包单位及各分承包单位应按照工程合同的要求和有关规定积极配合做好此项工作。
7竣工档案资料的汇总整理、移交和归档
7.1汇总整理
7.1.1施工项目实行总承包时，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时，由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。
7.1.2施工项目由建设单位分别向几个施工单位发包时，各承包单位负责收集、整理所承包的工程的档案资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。
7.2移交和归档
7.2.1工程竣工档案资料的移交工作，应在工程（项目）移交试生产后一个半月内移交建设（生产）单位。少量有特殊情况的资料，经同意后可延期移交，但不能超过试生产期。
7.2.2工程竣工档案资料在移交建设（生产）单位的同时，各施工、调试单位应保留一套归入本企业档案室。凡由有限责任公司总承包并在现场设分公司（工程公司）的工程项目，分公司也要保留一套，在工程结束后归入有限责任公司档案室。
7.2.3为适应市场经济的需要，为企业今后参加招投标积累更广泛的技术资料，凡电力建设典型工程项目，各施工、调试单位还应保存首台机组的施工图、设备图及其他有关资料。
1目的
为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责
各过程管理部门职责：
负责确定所管理的过程的文件需求。
负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
负责过程管理文件的组织编制。
负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
负责文件更改内容等。
生产部职责：
负责管理手册的编制。
负责体系的认证和日常维护管理工作。
各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容
确定文件种类
为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准;上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。
综合管理体系文件
a.方针、目标和指标;
b.实现方针、目标和指标的策划;
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
资料和记录
相关的资料包括但不限于：
a.各类分析/评价/统计数据;
b.特种设备及其附件的安全技术监察资料;c.建设项目可行性研究报告、HSE预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见;
d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录; e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;
f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南; g.危化品应建立一栏三卡
h.设施的'设计、运行技术资料;
i.供应商和承包商档案;
j.作业许可证等;
k.其他资料。
提出文件的编制和修改需求
公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。
过程负责人确定所管理的过程的文件需求。指定编写人
如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。管理手册由生产部负责编制;部门各过程管理类文件由过程负责人负责组织编制;
进行编写
按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：
a.目的：明确编制本文件要达到的目的
b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围
c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇
d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录
i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图文件的编号按如下要求：
记录编号
文件层别号
文件类别
公司代号jP
其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03等;
文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。
例子：
文件编号：jP-AQ-0201《法律法规标准规范管理程序》表格编号：编号jPL-AQ-0201/01，其中01表示对应程序的第一张记录。
所有文件必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。
评审和审批
文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交
相关部门主管审阅会签，并由文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字;如果不同意将文件返回文件编写人，待修改完毕后再批准。
文件审批权限。
a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。b.过程管理文件由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。
c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。
发放控制
生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。
各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。
各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。
使用控制
生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态;每季度备份一次电子版文件。
管理体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件;不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
文件更新
文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》，生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。
当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出
文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。
安全记录管理
建立记录清单
安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。安全记录的使用
按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。收集
定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。
储存、保护
记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。
保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。处置
记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。
5相关文件
无
6相关记录
AQ-0202/01文件控制清单
AQ-0202/02文件发放、回收记录AQ-0202/03文件更改通知单AQ-0202/04安全记录台帐AQ-0202/05评审记录档案管理制度范文二：
为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：
1.档案管理的范围
本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。
2.档案的管理部门
公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。
接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。
3.档案的分类
在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类：行政管理、人事管理、财会档案、生产经营管理、技术质量安全管理、基建档案、外来文件、声像档案、实物档案、其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。
实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
4.归档要求
归档的文件材料要完整、系统、准确。
归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚，字迹工整、清晰，装订整齐。
档案盒内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。
归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。
5.档案的查阅和借阅
查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。
原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找;
按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，网，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅;
要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人;所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写;借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚;
档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任;
调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
6.档案的移交
档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
7.档案的保管
要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
8.档案的销毁
公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁
管理制度
1.为规范机关及项目部文印管理，提高文印质量，根据有关规定，结合实际，制定本制度。
2.文印工作必须坚持“统一管理，分级负责”的原则，公司综合事务部为本公司文印管理职能部门，主管公司处理工作，各部、室、项目办及各项目部负责本部室各自的处理工作。
3.公司必须由公司综合事务部统一收发、分办、传递、督办、缮印、用印、立卷、归档和销毁。
4.公司行文程序规定如下：
根据文件性质和内容，由相关职能部门承办拟稿，部门负责人核稿签字，如多部门联合行文，必须由联合行文的部门会签后送公司综合事务部审稿。属行政序列文件须经行政领导签发，公司综合事务部统一编排字号和登记后，并打印出来。相关职能部门原拟稿人校对后，再缮印、用印和封发，文件底稿加盖公章后由档案室存档。
5.各类的拟稿、修改和签字必须使用钢笔，不准使用元珠笔和铅笔。经修改后的底稿，如果稿面较乱，必须由拟稿人或承办部门清稿后交付签发和打印。
6.上行文的呈办，下行文的执行、检查，均由拟文部门负责。
7.公司设立档案室，统管各类文件。实行文件立卷归档制度。档案管理人员负责并及时地对各类文件进行分类、标引、立卷、存档。
8.凡公司和各项目部在各项工作中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应及时交档案室统一归档。
9.严格履行文件阅办手续。凡需借阅、传阅文件，均须及时签字、登记。档案管理人员须敦促限期归还。
10.外单位人员需查阅本公司案卷，必须持介绍信。查阅一般性案卷，由综合事务部部长审批;查阅重要和重要资料须经公司总经理审批。
11.归档和资料的复印或复制，必须经分管领导审批，并要在档案管理人员的监督下完成复印或复制工作。
12.严格保密制度，严守国家机密。凡属机密文件，承办部门或个人不得擅自带出分散保存，一律交档案室集中保管。密级文件未经上级批准，不允许复制。根据上级机关的要求和安排，人员应按时上交标密文件。
13.有关的具体处理办法，按《处理办法》执行。
文档管理制度
1.目的
为加强公司的档案管理，安全有效地保管和利用档案，特制定制度如下：
档案管理包括公司所有的文档、技术、设备、财务和人事等文本、图表和声像等不同形式的资料。
本公司所有职工有保护义务。
2.行文条例
公司行文由发文部门拟办后呈部门负责人核稿，一般情况下报总经理签发，最后送至综合事务部打印发文。
公司收发各类文件，根据文件性质，报总经理批示办理，并及时做好文件的登记、归档工作。
公司领导不在时由指定的负责人负责各类行政性文件的签发、批示。
3.管理
工作人员在工作中形成的各种材料应及时移交至本部门，集中管理，个人不得据为己有。
各部门的工程技术资料一般按年定期汇总移交至综合事务部管理，综合事务部根据文件资料性质，定期汇总存档。
公司举办重大活动应通知档案管理人员参加，收集活动中的材料，集中管理。
财务资料由财务人员按规定管理。
各种资料应建立电子文档，实行电子化档案管理。
销毁档案必须经过总经理认可，才可以销毁。禁止管理人员擅自销毁。
禁止个人将公司档案及复印件送他人或出卖。第4/5页
公司对保密档案，落实专人妥善保管。
综合事务部应严格按档案性质、类别、保存年限来处理档案，意见先报公司总经理。
4.责任
有下列行为者，将根据公司有关规定和国家法规，给予责任行为人行政、经济处罚，情节严重的，给予解聘直至追究法律责任。擅自涂改档案。
未按规定办理档案登记，擅自拿走档案。
未按规定向他人提供档案。
损毁、丢失属于公司所有的档案。
档案管理人员玩忽职守，造成档案损失。
一、目的
护理部有关信息的储存为护理临床、教育、法律提供依据，以便有计划地、系统地进行护理管理，达到优化管理的`效果，逐步达到计算机管理。
二、要求
档案分类
（一）按年度分类：即按文件的形成时间及处理日期所属的年度分类。
（二）按文件内容分类：护理档案根据工作的范围和性质分为三部分：护理行政工作档案，护理业务工作档案，护理人员业务技术档案。
（三）护理行政工作档案
1、护理管理制度、护理人员职责。
2、各类文件：上级下达文件及护理部的有关文件。
3、各种会议记录及查房记录：护理部会议及护士长例会记录，护理行政查房记录，夜查房记录。
4、向上级的请示、报告的存根、批复等。
5、护理部年度计划、总结，季度工作重点、小结评价。
（四）护理业务工作档案
1、各级护理人员培训档案：护士外出学习、进修时间、内容、收获、评语等。
2、护理质量控制资料：质量管理委员会会议记录，全院护理查房、随机检查资料及汇总统计表和每月检查记录。
3、护理缺陷报告及鉴定处理档案：护理过失登记。
4、教学档案：在职教育规划，各级护理人员培养计划。
5、护理科研情况：论文撰写、立项课题、科研成果等。
6、护理活动记录：包括技术竞赛、知识竞赛、纪念“512”国际护士节情况、全院各级护理人员理论考试、技术操作考试情况。
7、护士长工作月报情况：包括护士长手册、每月工作量、科室查房、讲座等。
8、业务学习情况：包括教学的主讲人、时间、地点、内容、参加人数、效果评价。
（五）护理人员业务技术档案即分级管理档案
一般指个人基本情况、职称晋升、进修、学历、奖励、考核成绩等。
为进一步加强安全生产档案管理工作，使其纳入正规化、制度化、标准化管理，制定本制度如下：
一、纳入档案管理的.项目
1、本辖区安全生产工作规划。
2、确定的重、特大及一般性危险源及事故隐患登记表。
3、安全隐患重点单位、部位登记表。
4、安全管理人员及特种作业人员资格证书。
5、安全生产会议及安全检查记录。
6、各种上报、汇报材料。
7、事故应急救援预案。
8、其它。
二、查阅档案程序
1、查阅档案资料时，必须经分管领导同意签批；
2、如需将档案资料拿走，必须写借条经领导审批。
三、加强档案的日常管理，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿
一、分管档案工作的局领导职责
1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。
3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。
二、局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、分管档案工作的各处（室）领导职责
1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。
3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。
4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。
5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。
四、各处、室专（兼）职档案人员职责
1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
文件、材料收集归档制度
一、收集归档范围
本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、已故人员资料。
15、重要的人民来信及处理材料。
16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料
1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
(三)同级文件材料
1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料
2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。
3、重要的名册、登记表。
4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
二、归档份数
文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
三、归档时间和方法
(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。
(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。
(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。
(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。
(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。ニ摹⒐榈狄求
(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。
(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
，档案管理制度
(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
档案鉴定制度
1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。
2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
4、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
档案借阅管理制度
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
档案保密管理制度
一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。
五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。
六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。
七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。
八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。
档案复制制度
1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。
2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。
3、复制后要及时进行登记。
档案统计制度
1、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。
2、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。
3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。
4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。
5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的.统计。
6、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。
7、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。
8、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。
档案库房管理制度
1、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。
2、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
3、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
4、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。
5、库房要保持温度在摄氏14－24°C，相对湿度在45－60％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。
6、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。
7、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。
档案销毁制度
1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。
3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。
5、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。
6、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。
1、本公司档案室保存的档案,主要供本公司使用。
2、如其它部门或个人查阅时,须经档案室负责人或档案形成部门领导同意,并仅限于室内阅览。
3、凡因特殊需要,经批准同意借出的档案,外借时间一般为三周左右,到期仍需继续利用,须办理续借手续。
4、借出的档案不得转借他人,不得随意涂改、圈划、眉批,不得拆卷,不得增删档案内容或污损档案。
5、凡外单位或个人查阅档案,须持单位正式介绍信,写明查档目的。安全、公安部门查阅有关档案,须经公司领导批转。
6、凡复制、摘录档案,须经档案室负责同志。利用档案的单位和个人未经上级主管部门或档案室同意,不得擅自公布档案内容。
7、借阅档案须办理借阅登记手续,并确保档案的完整与安全。
8、电话查询档案,只限于一般问题的咨询。
9、档案的储存必须规范、分门别类,标识明确,便于查询。
为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：
1.档案管理的范围
本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装(模具)管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。
2.档案的管理部门
公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。
接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。
3.档案的分类
在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)财会档案、(D)生产经营管理、(E)技术质量安全管理、(F)基建档案、(G)外来文件、(H)声像档案、(I)实物档案、(J)其他档案。 财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。
实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。 以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
4.归档要求
4.1归档的文件材料要完整、系统、准确。
4.2归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
4.3存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
4.4档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚(一律使用用黑色中性笔填写)，字迹工整、清晰，装订整齐。
4.5档案盒(袋)内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
4.6文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。
4.7归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即(最迟一周内)将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。
5.档案的查阅和借阅
5.1查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
5.2查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。
5.3原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找;
5.3.2按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅;
5.3.3要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人;
5.3.4所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写;
5.3.5借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚;
5.3.6档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任;
5.3.7调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
6.档案的移交
档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
7.档案的保管
要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
8.档案的销毁
公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁
公文管理制度
1.为规范机关及项目部文印管理，提高文印质量，根据有关规定，结合实际，制定本制度。
2.文印工作必须坚持“统一管理，分级负责”的原则，公司综合事务部为本公司文印管理职能部门，主管公司公文处理工作，各部、室、项目办及各项目部负责本部室各自的公文处理工作。
3.公司公文必须由公司综合事务部统一收发、分办、传递、督办、缮印、用印、立卷、归档和销毁。
4.公司行文程序规定如下：
根据文件性质和内容，由相关职能部门承办拟稿，部门负责人核稿签字，如多部门联合行文，必须由联合行文的部门会签后送公司综合事务部审稿。属行政序列文件须经行政领导签发，公司综合事务部统一编排字号和登记后，并打印出来。相关职能部门原拟稿人校对后，再缮印、用印和封发，文件底稿(附带二张正文)加盖公章后由档案室存档。
5.各类公文的拟稿、修改和签字必须使用钢笔，不准使用元珠笔和铅笔。经修改后的底稿，如果稿面较乱，必须由拟 稿人或承办部门清稿后交付签发和打印。
6.上行文的呈办，下行文的执行、检查，均由拟文部门负责。
7.公司设立档案室，统管各类文件。实行文件立卷归档制度。档案管理人员负责并及时地对各类文件进行分类、标引、立卷、存档。
8.凡公司和各项目部在各项工作中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应及时交档案室统一归档。
9.严格履行文件阅办手续。凡需借阅、传阅文件，均须及时签字、登记。档案管理人员须敦促限期归还。
10.外单位人员需查阅本公司公文案卷，必须持介绍信。查阅一般性公文案卷，由综合事务部部长审批;查阅重要公文和重要资料须经公司总经理审批。
11.归档公文和资料的复印或复制，必须经分管领导审批，并要在档案管理人员的监督下完成复印或复制工作。
12.严格保密制度，严守国家机密。凡属机密文件，承办部门或个人不得擅自带出分散保存，一律交档案室集中保管。密级文件未经上级批准，不允许复制。根据上级机关的要求和安排，文秘人员应按时上交标密文件。
13.有关公文的具体处理办法，按《公文处理办法》执行。
文档管理制度
1.目的
为加强公司的档案管理，安全有效地保管和利用档案，特制定制度如下：
1.1档案管理包括公司所有的文档、技术、设备、财务和人事等文本、图表和声像等不同形式的资料。
1.2本公司所有职工有保护义务。
2.行文条例
2.1公司行文由发文部门拟办后呈部门负责人核稿，一般情况下报总经理签发，最后送至综合事务部打印发文。
2.2公司收发各类文件，根据文件性质(以文头为准)，报总经理批示办理，并及时做好文件的登记、归档工作。
2.3公司领导不在时由指定的负责人负责各类行政性文件的签发、批示。
3.管理
3.1工作人员在工作中形成的各种材料应及时移交至本部门，集中管理，个人不得据为己有。
3.2各部门的工程技术资料一般按年定期汇总移交至综合事务部管理，综合事务部根据文件资料性质，定期汇总存档。
3.3公司举办重大活动应通知档案管理人员参加，收集活动中的材料，集中管理。
3.4财务资料由财务人员按规定管理。
3.5各种资料应建立电子文档，实行电子化档案管理。
3.6销毁档案必须经过总经理认可，才可以销毁。禁止管理人员擅自销毁。
3.7禁止个人将公司档案及复印件送他人或出卖。
第4 / 5页
3.8公司对保密档案，落实专人妥善保管。
3.9综合事务部应严格按档案性质、类别、保存年限来处理(销毁)档案，意见先报公司总经理。
4.责任
有下列行为者，将根据公司有关规定和国家法规，给予责任行为人行政、经济处罚，情节严重的，给予解聘直至追究法律责任。
4.1擅自涂改档案。
4.2未按规定办理档案登记，擅自拿走档案。
4.3未按规定向他人提供档案。
4.4损毁、丢失属于公司所有的档案。
4.5档案管理人员玩忽职守，造成档案损失。
(1)档案、资料工作人员要严格遵守单位有关管理制度,确保档案资料的绝对安全。
(2)要认真保管好档案资料,末经允许,不准将档案、资料带到公共场所、家中及游览、参观、探亲访友,不准将档案资料外借出私人。
(3)凡借阅档案、商业资本严格履行审批手续,需要摘录的要记录在登记册上。
(4)要做好防火、防潮、防光、防虫、防鼠工作。
(5)节假日前,要由领导同管理人员对办公室认真进行一次安全检查之后进行查封。
(6)档案、资料工作人员对工作要认真负责任,坚守岗位,如发生意外事件要立即报告并积极采取有效措施。
一、定期把各部门上交的具有保存、查考、利用价值的各种载体形式的'历史记录收进档案室。
二、室藏档案、资料要分类单独存放，档案柜、架等要排列整齐、美观。
三、档案收进、整理、利用要详细统计，并做到数字准确、真实。
四、查阅档案要严格履行手续，阅完经核对无误后，及时入库。对借出的档案要按期限及时归还。
五、室藏档案、资料要每半年清点一次。
六、要加强对档案的安全工作，制定"八防"，配齐防火、防盗、防虫等设备，室内严禁吸烟，确保档案资料万无一失。
七、档案室由档案干部专人管理，查档人员及其他人员不得随便进入。
八、对应该立卷归档的材料必须由幼儿园各部门收集齐全，并进性整理，定期交档案室集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。
九、归档范围：凡是幼儿园工作活动中形成的能反映本园工作活动，具有查考利用价值的文件、材料、图片等均属归档范围。
十、归档时间：各部门应在每学期放假前将本学期的文件材料收集齐全，按照归档要求整理好，移交幼儿园档案室。交接双方根据交接目录清点校对，并履行签字手续。
十一、归档要求：
1、归档的文件材料要字迹清楚工整，一律使用碳素墨水或黑色水笔书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、彩色笔、复写纸，普通打印、复印撰写和批示文件材料，必须用复印机复印，喷墨或激光打印机打印的正规影印件。
2、归档的文件材料要保持他们之间的历史联系，区分保存价值，科学的立卷、分类、编目。
3、档案标题要简明确切，保管期限划分准确，便于保管和利用。
十二、本制度从20xx年9月2日起执行。
三河镇清平幼儿园
20xx.9
一、用心宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。
二、遵守各项档案业务规章制度。
三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管状况，改善档案保护技术，严守国家机密。
四、用心开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确带给所需档案和资料。
五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。
档案鉴定制度
一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、群众审查，具体工作由档案室组织。
二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。
三、档案到达开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。
四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。
五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。
六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时光、参加鉴定人员)；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。
一、归档范围
1、医院与有关单位签订的合同、协议书等相关法律文件及各类审批文件(合同、工程的审批)。
2、重要的会议纪要，医院的管理委员会、各委员会的讨论决议。
3、医院与上级单位的交流文件，包括向上级单位的递交材料以及上级单位的批复文件。
4、医院的医技人员及医疗辅助人员的任免决议、奖励以及相关的处分文件。
5、医院的`年终总结、各类重要会议的报告性文件。
6、医院重大事迹的照片、音频影像材料等电子数据。
7、医院人事资料、各职工入职信息、身份信息、相关资质证书。
8、医院各项论文杂志、学术、科教资料。
9、医院的各项材料，包括但不限于医疗机构许可证、税务登记证、营业执照。
10、医院的患者病历、手术记录、会诊记录等相关医疗类记录。
二、归档时间
1、各科室于每个星期对档案进行分类、总结、按统一归档要求整理立卷。
2、每月最后一日为档案总结归类时间，各科室需要将已归纳好的档案材料统一交于各档案管理人员处。
3、1月为总归档时间，各档案管理人员需要对全年档案汇总、梳理、排序、分类，并向医院办公室上交统一的档案汇总报告。
三、归档条件
1、归档材料如无其他特殊情况则必须是原件。归档材料如有电子材料需要一并存档。(电子材料应统一归档名称)
2、各科室的归档材料必须保证材料干净整洁无污染，书写规范，不能随意涂改、添加与归档材料不相关的内容。
3、合同、协议类文件应符合医院关于合同、协议的签订标准，需要加盖公章的原件，如合同内容有修改，应注明修改内容，并经承办人签字入档。
3.1、医院的单次付款(收款)金额在1000元以上的医疗材料、机器设备(产品)采购(销售)业务，均须以书面形式签订合同：;
3.2、合同承办部门对经办的合同，经审查具备以下条件的，方可办理签约手续。
⑴所经办合同必须先经由法务部门审核，并经院长签字确认方可签约;
⑵依据合同性质确定合同类别，正确使用合同示范本本。
3.3、合同的保管：
⑴各类合同，医院至少保留两份原件。医院办公室一份，科室负责人一份，如科室需额外保留原件，应在合同签订时明确规定份数(此项不包含劳动合同)。
⑵合同的实施进度由经办人督促，并保证医院方于约定合同期内完成相关义务。
4、照片、音频影像等电子数据材料需要统一拷贝、并编排文件夹，拷贝份数为两份，其中一份为母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。
四、档案归档处
1、医疗类(即患者病历、手术记录等)档案统一交由病案室存储。
2、非医疗类(采购、营销、行政等)档案统一交由办公室档案管理处。
3、医院的影像资料等宣传资料由宣传部管理。
4、医院的人事材料、职工信息由人力资源部管理。
5、医院的医生资质证书由医务部管理，护士资质证书由护理部管理。
五、档案借阅
1、院内各部门人员需要借用档案，须在医院各总档案负责人员处进行借用登记，如医疗类的需要找病案室档案负责人、非医疗类找办公室档案负责人，以此类推。
2、各部门人员需要借出档案时，必须出示由各部门负责人签字的《档案借出单》(可参考附件1)。借出档案时必须保证档案不污染、不破损。严禁在借阅出的档案上增改、填划、圈写。
3、查、借阅者不得私自泄露档案内容。
4、档案归还时，档案管理人员必须要核实验收，保证借出的档案无缺失、无损害、无修改方可入档。
六、归档责任
1、各科室必须保证档案的完整性、准确性，不得私自涂改、伪造。
2、各部门负责人应承担起管理档案并督促各部门下属员工及时制作档案、跟进档案的义务。
3、任何员工都不得因私用而对档案进行留用、复制、拍摄。
七、档案库存
1、档案入库必须要办理交接，所有档案必须要经各总档案管理人员统一核对，确定档案内容无瑕疵、质量无破损、无缺失后，所在部门负责的经办人员在《档案入库登记表》(可参考附件2)上签字。
2、所有档案按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，编号科学规范、标志明显、查找方便。(编号可参考附件3)
八、档案保密
1、档案管理人员须严格保管档案，不得跟无关人员讨论档案内容，不允许无关人员随意翻看档案。
2、档案管理人员应严格遵守档案接收登记制，保证一案一登，不漏登，不错登，不乱登。
3、档案柜钥匙必须由专人保管，未经允许不得交由他人保管、不得私自配备钥匙。
4、不得将医院档案随意带出档案管理处，若因工作原因需要携带档案资料，携带档案员工须做好保密工作。
九、本制度自20xx年7月1日起执行x医院
20xx年6月2日
第一章 总 则
第一条 毕业生档案工作是毕业生就业工作的重要组成部分，为了进一步加强毕业生档案管理，提高档案管理水平，根据有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 毕业生档案实行学院集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统，以便有效地开发利用。
第三条 各单位对毕业生档案管理工作要高度重视，严格程序，明确人员，落实责任。
第二章 毕业生档案材料的整理归档
第四条 各系在做好档案日常管理的基础上，于每年6月下旬组织专人认真清理本系应届毕业生档案，严格按照材料清单整理归档，仔细核对档案材料，避免错漏现象发生。
第五条 归档范围：入学档案材料（高中、高考或专升本材料）；组织材料（党、团组织材料）；就业报到证通知书、学习成绩单、毕业生登记表、奖惩材料、体检材料等。
第六条 缺、损档案要及时向系领导汇报，查明原因，尽快处理，并报大学生就业指导中心备案。
第三章 毕业生档案的交接和转递
第七条 各系应按照学校大学生就业指导中心的.总体部署，将整理好的毕业生档案封口后于7月初送交大学生就业指导中心，并附《档案交接表》（一式两份），有特殊情况的档案应另附说明材料。
第八条 大学生就业指导中心档案管理人员接收各学院毕业生档案时，应对所送档案认真核查，经确认无误后，交接双方在《档案交接表》上签字，并将《档案交接表》存档造册备查。
第九条 大学生就业指导中心档案管理人员对各系送交档案及时进行分类整理，在规定时间内将毕业生档案转递至毕业生派遣单位；特殊情况如毕业生就业单位人事部门专人索取、毕业生升学等，在查验单位调档信函及来人证件后，方可办理档案转递手续。
第十条 毕业生档案转递情况，大学生就业指导中心档案管理人员应填写《毕业生档案调出登记表》，要将存根和有收件人签字的《毕业生档案调出登记表》分类存档，以备核查。
第四章 毕业生档案的管理
第十一条 暂时保存在学校的毕业生档案由大学生就业指导中心指定专人负责管理，学校要设置专用的毕业生档案室，配备专用的档案柜。
第十二条 档案室及档案柜要整洁卫生，并具有防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫和防高温等功能。
第十三条 档案室严禁吸烟，不得放置易燃、易爆等危险品以及对档案管理不利的其它物品。
第十四条 档案管理人员要定期对库藏档案进行全面检查和核对工作，做到帐物相符。有特殊情况要随时向处领导汇报，查明原因，及时处理。
第五章 毕业生档案的利用
第十五条 毕业生档案作为机要文件保存，原则上不对外查阅、不外借。
第十六条 如用人单位需调阅毕业生档案，须持单位介绍信，经大学生就业指导中心负责人同意、填写档案查阅登记表后，方可调阅。
第十七条 毕业生档案集中转递结束后，大学生就业指导中心应将转递信息及时上网。每年8月15日以后，毕业生可登录学校就业信息网或电话查询档案去向及转递时间等信息。年底前，毕业生务必到档案接收单位查询接收情况，如有问题及时与学校联系。
第六章 附 则
第十八条 本办法由大学生就业指导中心负责解释。
第十九条 本办法自印发之日起施行。
第一条、根据国家政策和法律法规及集团公司管理制度的相关规定，为了规范管理安全生产档案，加强痕迹资料的管理，认真执行各项规章制度，结合万隆公司的实际情况，特制定本制度。
第二条安全生产档案的建立
（一）收集整理企业法定证照，企业负责人、安全管理人员、特种作业人员上岗资格证照，从业人员登记表及上岗证。
（二）收集整理安全生产机构设置文件，逐步建立安全生产责任制，层层签订的安全环保责任书。
（三）收集整理各项安全管理规章制度、安全操作规程和相关应急救援预案。
（四）收集整理各项规章制度的资料、记录等：
1、按照安全生产教育培训制度的要求收集整理教育培训记录及资料，包括送出去和企业自身进行的安全培训教育、考核、持证情况等；
2、按照安全生产例会制度建立各类各次会议的记录档案；
3、按照安全生产检查制度建立安全检查档案，包括企业负责人、各级领导和安全管理人员的检查记录；
4、按照设备设施管理制度建立设备设施档案，包括生产厂家资质、出厂合格证、使用说明书、安装资质证明、检测检验合格证明以及操作使用、点检、维护、修理等资料和记录；
5、按照危险源管理制度建立危险源管理档案，包括危险源的识别、评估分析、管理、监控的记录和资料；
6、按照隐患排查与整改制度建立隐患排查治理档案，包括排查、
治理、验收等记录和资料；
7、按照劳动防护用品管理制度建立劳动防护用品档案，包括劳动防护用品的购买、仓储、发放、使用、管理的记录和资料；
8、建立安全、环保投入资金的提取、管理、使用档案；
9、按照伤亡事故管理制度建立事故调查处理档案，包括事故调查的记录、笔录、处理过程、事故报告、结案批复等；
10、其他有关安全生产的档案资料。
第三条安全生产档案的管理
（一）本机构的安全生产档案，由安全环保科办公室负责收集、整理、保管；车间、班组的安全教育培训、安全检查和隐患整改等资料，统一整理交由安全环保科保存。
（二）存入安全生产档案的资料，要分类整理，按照时间先后编写页码，制作目录，成套成盒保存，不得杂乱无章。
（三）安全生产档案系保密资料，除有关政府主管部门在依法检查时可以查阅外，其他无关人员，外界人员均不得借阅。若因工作需要查阅的，须经单位主要领导批准。查阅结束后，档案管理人员应及时收回档案室保存。
（四）档案室应随时保持通风干燥，严防虫蛀、鼠咬、严防潮湿、水浸，严防火灾，应设防火警示标志，建立用火制度。发生火灾时，应首先将档案资料安全转移。
第四条违反本制度的责任
（一）未按本制度第二条规定建立安全生产档案，具有下列行为的，责令限期改正，逾期不改正的，处以100元以上500元以下责任扣款，仍不改正的，按管理权限给予警告、记过、留用察看，直到辞退或开除的.处分。
1、未建立安全生产档案的；
2、安全管理活动无记录的；
3、记录不规范、不完整的；
4、设备档案不完整又不收集的。
（二）未按本制度第三条规定管理安全生产档案，具有下列行为之一的，责令限期改正，逾期不改正的，处以100元以上500元以下责任扣款，仍不改正的，按管理权限给予警告、记过、留用察看，直到开除的处分。
1、档案管理混乱，未归类保存的；
2、未按保密规定，丢失档案资料的；
3、档案室未建立用火制度，未设防火标志的；
4、因管理不善造成虫蛀鼠咬、残缺不齐的；
5、因管理不善造成水浸、受潮的；
6、不重视档案资料管理的。
为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：
本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。
档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。
各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。
一、档案内容
档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。
二、档案管理
档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。
收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。
经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。
三、档案利用
档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。
查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，
由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。
查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料介绍信查档。
临猗县人力资源和社会保障局
20__年7月11日
档案管理制度
第一条.为了加强公司档案系统管理，实现档案管理的规范化、制
度化，更好地为公司各项工作服务，根据档案法相关规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。
第二条.凡公司各部门及所属各单位工作活动中形成的具有备查利
用价值的文件材料，必须按规定定期向公司档案室移交，集中管理，各部门、单位及个人不得据为己有。
第三条.公司档案公司实行统一领导，分级管理，分级查阅的原则。
其中：一级管理是指公司人事行政部的统筹管理，由人事行政部指定专职人员负责；二级管理是指各部门的档案资料管理工作，由各部门指定人员专（兼）职本部门档案管理工作。
第四条.公司档案管理工作的分散与集中。
1、与公司财务有关的资料由财务管理部保管。
2、有关人事方面的资料，由人事行政部人事专员保管。
3、属工程项目方面的资料，由工程管理部保管，并于每季度末将档案清单交到人事行政部档案员备案留存；其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸，批文或批件一律交由人事行政部归档保管，本部门可视情况保留复印件，在工程项目竣工档案备案后半个月内，把所有档案交到人事行政部档案室同意保管。
4、开发部负责工程资料的临时保管，并在每月初第一个工作日向人事行政部档案室移交上个月已办结的材料，但属机密级以上
一、工程技术资料:
1、项目取得资料(批文等);
2、各类建筑许可证;
3、各类图纸;
4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;
5、物业接管验收记录;
6、其他合同、资料。
二、客户资料:
1、前期服务协议;
2、交房清单;
3、业主(客户)入住验房表;
4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、[改建、增设]申请、人员出入登记、装修违规记录);
5、家庭情况登记;
6、租户资料。
三、维修资料:
1、任务单;
2、报修、约修记录。
四、安全维护管理资料:
1、值勤记录;
2、交接班记录;
3、物品出入登记;
4、外来人员出入登记
5、车辆管理资料(包括情况、出入登记)。
五、设施、设备管理资料(包括消防):
1、购销合同;
2、安装图纸;
3、说明书;
4、养护计划;
5、运行、维修、养护、巡查记录。
六、绿化管理资料:
1、图纸;
2、承包合同;
3、养护工作计划
;4、检查记录。
七、环境卫生管理资料:
1、工作计划;
2、检查记录。
八、社区文化资料:
1、活动计划;
2、活动通知;
3、活动图片。
九、业主反馈资料:
回访记录、投诉记录、维修回访记录。
十、行政文件资料:
1、规章制度;
2、总结、通知、通报、决定等相关文件资料。
十一、业主委员会资料:
1、筹备、成立等文件资料;
2、会议纪要、决议等。
十二、财务管理资料:
各种收费资料(包括综合服务费、日常维修费、车辆管理费等报表、单)。
●资料整理、归档:
按照市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。
●档案借阅:
文档查阅须经档案管理部门负责人批准。
●档案的销毁:
根据文档的保存期限,定期对过期和作废的'文档进行清理,防止文档资料堆积和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。
一、集中统一管理本机关的全部档案，做到专人、专室、专柜管理，任何人不得据为已有。
二、加强库房管理，防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等方面的工作，配置必须的保护设备。
三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，并作好记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。
四、认真做好档案的收集登记工作，做到目录与室藏档案相符。
五、定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁，销毁失去价值的档案，由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关负责人批准后，由二人在指定的地点监销，禁止擅自销毁档案。
六、档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后，方可离开岗位。
七、因保管不善，造成档案毁坏和丢失的，按《档案法》的有关规定，追究责任。
档案工作人员岗位责任制
一、认真贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策和法规，刻苦学习、不断提高文化和业务水平、适应工作的需要。
二、负责文件材料的立卷归档工作。
三、做好档案资料的整理、编目、鉴定、保管、统计、编研和系统化工作。
四、全面熟悉室藏，开发档案信息资源，积极提供利用，做好咨询工作，严格执行保密和档案的利用制度。
五、加强档案室管理，做好温湿度记录，年终对室藏档案资料进行全面地核对清理，确保档案的完整与安全。
六、保持室内整洁，遵守防火安全制度。
××局档案保密制度
一、根据国家保密法和国家税务总局、省地方税务局关于税收工作中国家秘密及其密级具体范围的规定，做好档案的密级划分和密级的变更工作。
二、严格档案借阅审批手续，档案查阅只限于阅文室，查阅者不得抄录、复制和拍照，更不得擅自带走和转让他人；如确因工作需要，必须经分管领导批准，采取相应保密措施，使用后及时归还。
三、档案室房属机要重地，无关人员不得擅自入内。
四、对于造成泄漏档案机密的单位和个人，依照《国家保密法》
有关规定视其情节轻重给予严肃处理。
××局档案利用制度
一、凡需利用档案资料者，必须填好借阅单，说明利用的目的等项。
二、利用档案资料必须履行登记手续，在指定的地点查阅。档案原则不借出。但确因工作需要借出的，必须经办公室主任批准。借出的档案不得转借其他单位或个人使用，按期归还。
三、重要的资料一律不借出，只限于查阅室查阅。
四、查阅档案时，不得损污、涂改档案，不得在文件材料上围点、打杠、增删、批注、抽换、剪裁、撕毁。
五、如因工作需要复制和抄录档案资料，要经办公室主任批准，由档案室核对无误后，力口盖公章，方可带走。
六、局党委会、局务会记录、人事工作材料及案件讨论记录，除有关领导外，一律不准查阅，更不得摘抄或复制。
七、对归还的案卷，必须全面进行检查，发现问题，及时认真处理。
八、借查档案人员必须严格遵守上述制度，违者按《档案法》有关规定追究责任。
1目的
为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责
3.1各过程管理部门职责：
3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部职责：
3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容
4.1确定文件种类
4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件
a.方针、目标和指标;
b.实现方针、目标和指标的策划;
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
4.1.4资料和记录
相关的资料包括但不限于：
a.各类分析/评价/统计数据(如OSHA 统计分析数据);
b.特种设备(如压力容器等)及其附件的安全技术监察(检测)资料; c.建设(工程)项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见;
d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录;
e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;
f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南;
g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡)
h.设施的设计、运行技术资料;
i.供应商和承包商档案;
j.作业许可证等;
k.其他资料。
4.2提出文件的编制和修改需求
4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。
4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。
4.3指定编写人
4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
4.3.2管理手册由生产部负责编制;部门各过程管理类文件(管理过程的程序、规定、表格)由过程负责人负责组织编制;
4.4进行编写
4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：
a.目的：明确编制本文件要达到的目的
b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围
c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇
d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门
e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限
f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件
g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录
h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录
i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图
4.4.2文件的编号按如下要求：
记录编号
文件层别号
文件类别(AQ)
公司代号JP
其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03 „„„等;
文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。
例子：
文件编号：JP-AQ-0201《法律法规标准规范管理程序》
表格编号：编号JPL-AQ-0201/01(适用法律法规标准和其他要求清单)，其中01表示对应程序的第一张记录。
所有文件(包括表格)必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。
4.5评审和审批
4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交
相关部门主管审阅会签(由部门主管确定会签部门的数量)，并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字;如果不同意将文件返回文件编写人(或部门)，待修改完毕后再批准。
4.5.3文件审批权限。
a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。 b.过程管理文件(程序、规定、制度、表格)由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。
c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。 d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。
4.6发放控制
4.6.1生产部发布综合管理体系文件, 建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。
4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。
4.6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。
4.7使用控制
4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态;每季度备份一次电子版文件。
4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件;不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.8文件更新
4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件(原件一份、电子一份)、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》，
生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。
4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出
文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。
4.9安全记录管理
4.9.1建立记录清单
安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。
4.9.2安全记录的使用
按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。
4.9.3收 集
定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。
4.9.4储存、保护
4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。
4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。
4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。
4.9.5处 置
记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。
5相关文件
无
6相关记录
AQ-0202/01文件控制清单
AQ-0202/02文件发放、回收记录 AQ-0202/03文件更改通知单 AQ-0202/04安全记录台帐 AQ-0202/05评审记录
一、总则
为加强公司会计档案的科学管理，特制定本办法。
二、会计档案的界定和主管
会计档案是指公司会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料。
财务部为会计档案主管部门。
财务部建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。
公司接受上级财政机关和档案业务机关的业务指导、监督与检查。
三、会计档案管理
财务部对每年形成的会计档案，按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管1年。期满后原则上编造清册移交公司档案部门。
档案部门接受保管的会计档案，原则应当保持原卷册的封装;个别需拆封重新整理的，会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。
会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
公司内查阅会计档案要按规定办理手续。上级机关或外单位需要查阅的，要经公司领导批准，且派专人陪同阅看;原件不得借出。
下属单位(分、子公司)撤并，会计档案应随同转移到上级控股公司或指定部门，并办理好交接手续。
各种会计杰案的保管期限，可分人永久、定期二类，详见会计档案保管期限表。保管期限从会计年度终了后的第一天起算。
会计档案保管期满，需要销毁的，由公司档案或财务部提出销毁意见，并严格审查，编造会计档案销毁清册，报经主管批准后销毁。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料，应单独抽出、另行立卷，直至案件结束为止。
由财务和档案部门共同派员监销。会计档案销毁前，监销人应认真清点核对：销毁后在销毁清册上签名，并将监销情况上报有关领导。
四、附则
本办法由财务部会同档案部门解释、执行，经总经理批准颁行。
一、成立经济技术档案管理领导小组
组长：矿长
副组长：总工程师、经营矿长
成员：生产技术科科长、企管科科长、机电科科长、人劳科科长、调度室主任、安检科科长
工作人员：生产技术科采煤、掘进、防治水、一通三防、设计等相关专业人员，企管科、机电科、人劳科、调度室、安检科等相关专业人员，生产区队技术副队长（技术员）等。
二、经济技术档案建立的内容
（一）概述
经济技术档案共分三部分内容，十个方面的档案。三部分内容分别为图纸、基础资料和分析总结。十个方面的档案分别是：
1、设计档案；
2、支护与巷修档案；
3、日常技术管理档案；
4、防治水档案；
5、“一通三防”管理档案；
6、安全管理与生产组织档案；
7、经济成本档案；
8、劳动工资档案；
9、机电设备管理档案；
10、煤质管理档案。
（二）图纸
各种图纸要编号管理，涵盖设计、掘进、防治水、安装、回采、回撤期间的各种图纸。
1、设计图纸
设计方面的图纸以1开头，包括工作面设计图、设计变更图、断面支护图、生产系统图。
2、掘进图纸
掘进方面的图纸以2开头，包括施工图。
3、防治水图纸
防治水方面的图纸以3开头，包括底板改造设计平面图、瞬变电磁物探视电阻率剖面图、瞬变电磁物探异常区分布及注浆成果图。
4、机电设备安装、拆除图纸
机电设备安装、拆除方面的图纸以4开头，包括设备安装布置图、供电系统图。
5、回采图纸
回采方面的图纸以5开头，包括工程平面图、生产期间的构造变化平面图、剖面图、停采线图。
6、一通三防图纸
一通三防方面的图纸以6开头，包括通风系统图、防尘系统图、监测与监控系统图。
（三）基础资料
基础资料涵盖生产期间的规程和安全技术措施、各种原始记录、各项费用的投入、统计等，要求以日常工作为主，保存好日常作业规程、安全技术措施、工作日志、地质构造或生产条件发生改变的相关记录，收集整理平时下达的通知单、整改单、验收单等。建立日常发生的各种费用，包括材料、人工的统计台帐，各工作面各个时期的相关经济技术指标、统计台帐。
1、设计资料
包括地质说明书、设计说明书、地质条件变化的勘察资料。
2、掘进资料
包括掘进作业规程的汇编，地质说明书，相关通知单、整改单、验收单，材料费用统计台帐，掘进巷道变化量统计卡片，记录掘进工作面的轨顺、皮顺、开切眼以及改造巷的巷道长度、规格、用途、施工工期、起止时间。负责统计掘进巷道的煤岩类别、掘进头数。
3、回采资料
包括地质说明书、回采期间的规程、措施，各回采单位建立的基础台帐，详细记录生产中的各月份生产经济技术指标，工作面基本情况，生产期间材料费用统计基础资料。相关科室要有各采煤工作面的汇总资料，包括：
（1）工作面基本情况：工作面走向长度、倾斜长度、储量、可采期、起止时间。
（2）工作面经济技术指标：煤层厚度、采高、循环产量、日产量等。
（3）工作面月份产量完成指标：实际完成情况、最高、最低、平均单产等。
（4）工作面月份质量标准化情况。
4、防治水资料
包括底板改造设计说明书、钻孔变更施工通知单、工作面各钻场施工评价、工作面各钻场技术经济分析评价。
5、一通三防资料
包括各阶段通风构筑、通风设施、瓦斯、煤尘情况的相关数据和材料费用统计台帐。
6、安全管理资料
包括：
（1）不同支护方式下的不良操作习惯记录；
（2）建立各采掘工作面各阶段安全隐患记录；
（3）建立各采掘工作面各时期质量标准验收情况（由生产科负责提供）；
（4）建立各采掘工作面安全处罚记录；
（5）建立各采掘工作面各时期出现的各级别人身事故记录。
7、经济成本资料
建立基础台帐，每个工作面的材料费用消耗都要建立台帐，分层次并分明细记录配件、支护材料与支护用品、火工品、大型材料、建工材料、其它材料、专用工具消耗、修理费、租赁费等，并且要有合计，各种材料消耗要有地点、时间。不同工作面不能混淆。企管科要有汇总表、分月费用、分单位分地点记录的台帐。
8、劳动工资资料
工作面掘进、防治水、工作面安装、回采、工作面回撤各阶段（包括措施工程，如：拉底、扩帮、铺道等相应措施工程量、工数、工资），各月份的人工工资、总工资额、工效、总工数、直接工人数和总人数，以及从掘进到回采结束累计的人工工资、总工资额、工效、总工数、直接工人数和总人数。要求各时间点的统计要准确无误。
9、机电设备管理资料
各安装与拆除工作面的台帐、生产工作面的设备台帐，安装、拆除工期，材料、费用统计台帐。
10、煤质管理资料
统计各采煤工作面从安装到回撤结束各阶段的煤质指标、奖罚情况、责任人以及工作面影响煤质的构造、顶底板岩性特征、涌水情况的资料，各月份煤质计划与完成情况的统计。
（四）分析总结
分析总结，涵盖工作面从设计到施工再到回撤各阶段遇到的各种技术管理和经营情况的分析总结，以日常遇到的生产条件、构造变化、环境改变和月份分析资料为基础，在工作面结束后再进行全面的分析总结，分析要做到具体细致，分析出原因；分析要找出同一性和特殊性，要有定量和定性的分析。总结要有结论，总结工作面在各个生产阶段的科技创新及技术成果应用情况，总结出工作面各阶段的亮点和不足，有哪些值得推广的经验，哪些问题要避免发生。回采结束后要对工作面产生的经济效益做出评价。
三、建立经济技术档案的职责分工
经济部分以企管科为主，负责每个阶段费用统计分析，相关科室（人劳科、机电科、调度室、安检科、生产技术科）和生产区队配合共同完成；人劳科负责各阶段的人工费、人员效率统计分析；机电科负责各阶段的设备管理，工作面安装、回撤方式、工艺过程、设备布置等的分析总结；调度室负责全过程煤质指标、措施、系统的煤质管理分析总结；安检科负责从掘进到工作面回撤结束各阶段安全隐患统计、事故分析及其他安全管理事项；生产区队要建立基础台帐与阶段分析总结。技术部分以生产技术科为主，包括设计、掘进、采煤、防治水、一通三防等专业的技术管理，以及从工程设计、施工工艺到生产过程技术管理的分析总结，相关科室（调度室、机电科）和生产区队配合共同完成。
（一）经济部分
经济部分由企管科总体负责，生产技术科、机电科、安检科、调度室、人劳科、生产区队等部门配合，各部门分工如下：
1、生产技术科负责范围
生产技术科负责统计工作面掘进、底板注浆、工作面安装、回采、拆除等各阶段发生的火工品、支护材料、木材、建工材料以及各阶段的累计消耗，分析与计划和其他工作面相比较费用超、节原因，成本变化的关键点，技术原因对成本的增加和减少有何影响，如何控制与管理。
2、机电科负责范围
提供回采工作面的安装与拆除工期，并与相似的其它工作面进行比较，分析工期变化的原因。负责统计工作面掘进、底板注浆、工作面安装、回采、拆除的月份电费、设备租赁费、修理费、油脂消耗、配件、大型材料消耗、专用工具消耗，以及各阶段的累计消耗。分析比较各阶段费用发生变化的原因，一次性投入情况，与计划和其它工作面相比较费用超、节原因，成本变化的关键点，技术原因对成本的增加和减少有何影响，如何控制与管理。
3、安检科负责范围
负责统计工作面从掘进到拆除结束各阶段的质量标准化达标及考评情况，以及轻伤、重伤级别事故和非伤亡事故；分析从掘进到拆除每个生产阶段存在的安全隐患，相关责任的落实，以及与其它工作面比较吸取的教训和成功经验。
4、调度室负责范围
负责从掘进到回采各月煤质计划和完成情况的统计。煤质管理责任制贯彻落实情况，重点分析落实过程中存在问题及管理重点，各月煤质管理的奖罚情况及分阶段累计情况，分析影响煤质好坏的原因，有什么好的方法可借鉴，比较相似工作面煤质指标情况。
从工作面掘进到拆除结束期间，详细记录生产组织安排，对生产中事故影响时间及发生事故的次数，要分类别、分单位统计，将本工作面事故发生的原因、影响时间进行分析，与其他工作面对比应该如何加强生产组织管理，并存在哪些不足和借鉴。从生产工艺、运输系统、地质条件、生产组织上进行分析。
5、人劳科负责范围
工作面掘进（包括车场、钻场部分）、底板注浆、工作面安装、回采、拆除各阶段和各月份的人工工资、总工资额、工效、总工数、直接工人数和总人数，以及从掘进到回采结束累计的人工工资、总工资额、工效、总工数、直接工人数和总人数，并与条件相近工作面进行比较，分析各阶段人员、工资、效率增减原因，所采取的工作制对生产效率、工资、工数变化有何影响，有哪些有效办法和值得推广借鉴的经验。
6、生产区队负责范围
各生产区队（采煤队、掘进队、通风队、探防队）在日常生产中要建立经济技术管理档案。工作面所发生的各种费用在下一个月5号前报送企管科（人工费用可到15日报送）。
7、企管科负责范围
根据施工单位报送资料及有关科室提供资料，对掘进、底板注浆、安装、回采、拆除各阶段的费用进行综合分析，并与相邻或相似工作面比较取得的经验及存在的不足。
（1）掘进成本分析。要将每米人工费、每米直接材料费、每米巷道全部成本，吨煤分摊费用，掘进出煤产值，掘进期间各项费用控制与管理办法，起到什么效果，与其它相似掘进巷道比较费用的增减原因进行分析。
（2）注浆成本分析。吨煤注浆费用总成本，并与其它相近工作面注浆费用比较，分析出注浆费用的增减情况。
（3）回采成本分析。回采阶段要分析定额的科学性，定额与实际发生的差别，直接材料费、间接材料费、分摊材料费以及电力、租赁费、修理费对成本的影响，哪些因素影响较大，哪些是降低成本的主要原因，各占多大比例，工作面拆除结束后要有总体评价，得出投入产出比、盈亏情况、吨煤成本的具体值，本工作面值得总结的经验和不足，今后在生产经营中如何控制。
（4）安装与拆除阶段要分析工作面的费用投入情况，与其它工作面比较费用、工期有哪些变化以及变化原因。
（5）一通三防成本分析。从开始掘进到回采结束期间监测监控设施及构筑通风设施的费用投入情况，并与其它相近工作面费用比较。
（二）技术部分
技术部分由生产技术科总负责，机电科、调度室、生产区队配合。
1、机电科负责范围
工作面从安装到拆除全部过程中的新技术、新工艺、创新亮点，设备的选型与配套情况、选用设备数量是否合理，还有哪些问题，使用中出现的各种事故原因分析，使用的设备与其它设备比较有何特点，巷道布置对设备布置有何影响，设备安装、拆除时间的长短，上山运输与下山运输对生产管理的优缺点比较。一个工作面结束后，要与条件相近工作面进行比较，对成功经验与不足之处进行总结，便于以后机电设备的优化选型。
2、调度室负责范围
工作面结束后调度室要将整个煤质情况做总结，分析各阶段的煤质管理成功和不足之处，块煤率、灰分与采煤工艺的关系，煤质管理的创新点，构造对煤质的影响。
3、生产区队负责范围
各生产区队（采煤队、掘进队、通风队、探防队）要严格按要求及时记录和填绘图表，生产中遇到的技术问题要认真记录分析，建立经济技术管理台账，每个月都要进行分析总结。工作面结束后，认真收集生产过程中各部门提供的技术资料（包括图纸、各种通知单、地质资料等）及本单位生产过程中报批的规程措施等并进行整理归档，及时对技术与管理作全方面的总结、归纳，报送到生产技术科、机电科。
4、生产技术科具体负责范围
（1）设计方面
工作面设计的依据，设计的优缺点比较，该设计与相同或相似工作面对比有哪些突破和改进，设计与施工有何差异，今后有哪些需要加以解决和借鉴之处，并与相近邻或相似工作面比较进行分析和总结。
（2）掘进方面
①负责统计整理掘进工作面的轨顺、皮顺、开切眼以及工作面其他辅助巷道的长度、支护形式、规格、用途、施工起止时间、工期；
②负责统计掘进巷道的煤岩类别、掘进头数；
③说明掘进期间采取的新工艺、新技术取得的成绩以及如何克服地质构造因素影响，掘进期间顶底板管理等；
④对照设计分析本工作面在设计方面的不足，对设计进行更改的原因，特别是改造巷、辅助巷等巷道的总量及布置理由，百万吨掘进率、单进水平等各项指标进行分析，并与相邻或相近工作面进行比较。
（3）测量方面
工作面贯通后进行导线贯通精度评定。
（4）底板注浆方面
①概述工作面顶、底板情况，预测手段与实际回采揭露的差别；
②统计注浆工程量、打钻工程量；
③掘进、回采及打钻注浆过程中探放水、涌水情况等；
④底板改造的前期评价和后期总结。包括对2次物探、底板加固钻孔设计，加固施工组织，存在的隐患及问题、注浆效果与相邻工作面比较，以及对加固时间、回采时间安排等内容进行总结。
（5）一通三防方面
①掘进期间局部通风管理；
②回采期间的通风系统管理；
③通风系统调整情况；
④掘进及回采期间瓦斯涌出情况；
⑤开始掘进至回采结束通风设施的构筑情况。
（6）回采方面
①工作面基本情况：工作面走向长度、倾斜长度、储量、可采期、起止时间、水文地质情况；
②工作面经济技术指标：煤层厚度、采高、循环产量、日产量等；
③工作面月份产量完成指标：实际完成情况，最高、最低、平均单产与相邻工作面比较；
④工作面月份质量标准化情况；
（7）技术档案的整理、综合分析
①技术档案的整理分析：收集工作面设计、开工报告、地质报告、掘进作业规程、安装作业规程、回采作业规程，过断层、薄煤带的安全技术措施，过大断层或薄煤带的分析总结，以及工作面收尾措施、拆除规程；工作面结束后，通过平时建立的基础资料对生产过程中采取的新工艺、新技术、发生的重大问题、采取的技术措施进行总结分析；
②综合分析：通过基础资料的归纳总结和分类分项分析，对回采工作面从掘进到底板注浆改造、安装、回采、最后拆除结束，全部过程进行总体评价，找出工作面管理的优缺点，为下个面提供借鉴和参考。针对本面的产量计划、接替计划、施工组织、掘进、安装、回采、回撤等环节，对设备配套，回采工艺乃至工作面设计、巷道断面布置、复杂地段回采措施、煤质管理以及作业规程修改补充等方面进行分析，各系统（主、辅助运输、通风、排水、供电等）设计是否合理，薄弱环节等存在原因及应采取的对策等。
四、经济技术档案管理
（一）各部门在日常工作中，要建立基础台账，从工作面的掘进到拆除结束，要详细记录。生产技术科每月进行的经济技术档案检查中，把建立基础台账作为一项重要检查内容纳入到考核。
（二）各项费用的统计要准确，掘进、底板注浆、工作面的安装、回采、工作面拆除等各项工作不是一个完整月份的，要按照天数折算。统计数据从掘进到拆除结束要求有分项分月和累计数据。
（三）每月14日17：00前，各部门必须将上月经济技术分析报告以电子文档形式送交生产技术科，纸质版本由本单位打印保存。
（四）掘进工作面施工结束后，经有关单位联合验收，在30天之内掘进队将经济技术档案（图纸、基础资料、经济技术总结报告）纸质、电子版形式一同送交生产技术科。每推迟一天罚款50元。
（五）采煤工作面安装结束后，在30天之内采煤队将经济技术档案（图纸、基础资料、安装经济技术总结报告）纸质、电子版形式一同送交生产技术科。每推迟一天罚款50元。
（六）工作面底板注浆加固工作结束后，在30天之内探防队将经济技术档案（图纸、基础资料、经济技术总结报告）纸质、电子版形式一同送交生产技术科。每推迟一天罚款50元。
（七）采煤工作面回撤结束后，在30天之内采煤队将经济技术档案（图纸、基础资料、回采经济技术总结报告和回撤经济技术总结报告）纸质、电子版形式一同送交生产技术科。每推迟一天罚款50元。
（八）采煤工作面回撤结束后30天之内，机电科、企管科、安检科、人劳科、调度室、生产科通风组、生产科设计组、生产科地质组、生产科采煤组、生产科掘进组将经济技术总结分析纸质、电子版形式一同送交生产技术科经济技术档案管理负责人。每推迟一天罚款50元。
（九）基础资料收集汇总后，按掘进、回采、地质防治水三大部分分别装订成册。生产技术科对各专业经济技术总结进行审核汇总，按照标准格式进行排版装订成册，最后形成一套完整的经济技术档案资料，由生产技术科定期向矿档案室移交，并办理移交手续。
五、检查与考核
（一）月度考核与奖罚
每月15日由总工程师牵头，生产技术科组织生产科采煤、掘进、设计、通风、地质防治水管理人员对各单位经济技术档案整理情况进行检查，其中生产技术科采煤、掘进、通风、地质防治水管理人员负责对相关区队进行检查，生产技术科采煤、设计管理人员负责对相关科室进行检查。并对检查结果进行评比打分，根据得分按区队和科室从高向低进行排名，对获得第一、第二名区队，每次分别奖励其经济技术档案管理人员1200元、900元，奖励单位负责人800元、600元。对得分倒数第一的区队，对其经济技术档案管理人员和其单位负责人罚款300元；对获得第一、第二名的科室，分别奖励其经济技术档案管理人员900元、600元，奖励单位负责人600元、400元。对得分倒数第一的科室，对其经济技术档案管理人员和单位负责人罚款200元。月度经济技术档案未进行总结的单位，对其经济技术档案管理人员和单位负责人罚款500元。奖罚结果由生产技术科每月造表报矿长审批后由人劳科执行。
（二）经济技术档案管理人员的奖罚
对于未按规定参加检查的经济技术档案工作人员，每次罚款100元，对在公司经济技术档案检查中提出批评的部分，按照责任划分，将给予相关单位经济技术档案负责人500元罚款。
每半年由总工程师召开矿经济技术档案工作总结评价会，对于经济技术档案工作取得明显进步的，有显著成绩的，视工作人员日常工作及每月检查问题情况，将给予经济技术档案工作人员1000—1500元的奖励。
（三）工作面结束后总结材料的评比与奖罚
工作面结束后进行一次总结评比打分，由生产技术科经济技术档案管理小组严格按照“xx煤矿工作面总结材料检查评分标准”对有关单位总结材料进行评比打分，根据评比结果对各单位经济技术档案管理人员进行奖励，对得分≥95分的单位经济技术档案管理人员奖励1000元，90分≤得分<95分的单位经济技术档案管理人员奖励800元，80分≤得分<90分的单位经济技术档案管理人员不奖不罚，对得分小于80分的单位经济技术档案管理人员罚款400元。对于未按规定时间报送总结材料单位，每推迟1天对其单位经济技术档案负责人罚款100元。奖罚结果由生产技术科造表报矿长审批后由人劳科执行。
（四）在集团公司组织的经济技术档案检查评比中，获得前三名的对相关责任科室经济技术档案管理及工作人员分别奖励5万元、4万元、3万元，由生产技术科造表报矿长审批后由人劳科执行。
（五）每个回采工作面结束后，召开由总工程师主持，矿长及相关人员参加的总结分析会，指出存在的问题，改进的方法，促进经济与技术档案的不断完善。主持人负责对每个单位在经济、技术档案建立过程效果进行评价。
为加强局机关档案的科学管理，根据《档案法》和《机关档案业务建设规范》，特制订本制度。
一、凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由办公室进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。
二、各科室应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理和归档制度，将所形成的科技文件材料加以系统整理，填写保管期限，注明密级，由机关负责人审查后，及时归档。
三、接收的档案，应符合下列要求
1、应归档的文件材料齐全、完整；
2、文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；
3、归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
四、建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。
五、定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在机关办公室主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经局分管领导批准后销毁。
六、机关销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。
七、档案库房应该坚固，做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。管理人员要定期检查档案保管状况，发现问题及时报告。
八、建立档案借阅制度，根据档案的机密程序，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。
九、档案保管人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。
十、必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。
十一、档案材料形成后的第2年3月份向市档案局移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。
为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。包括：公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
一、档案资料的日常管理：
1、电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
2、文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件(合同)管理记录目录》，以便检索利用。
3、文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐摆放在文件/档案柜中。
二、档案资料的归档范围
1、公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等;
2、公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;
3、本公司与其他单位来往的文书及权益文书和照片、录音、录像等;
4、公司领导的批示、指示等;
5、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
6、反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;
7、公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;
8、本公司与有关单位、个人签订的.合同、协议书等文件正本及过程材料;
9、本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;
10、本公司发布的各类广告、宣传材料;
11、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;
12、外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;
13、财务档案资料;
14、各种实物档案;
15、其他具有利用和保存价值的文件资料。
例如：
1)工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等);其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制;文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等;
2)客服部：合同评审记录、房屋租赁合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等;客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查及分析记录等
3)管理部及办公室：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。
三、档案资料的归档要求
1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，办公室以影印本归档。
3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
5、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损。
四、档案资料的归档时间
1、即时归档下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
1)公司规定的密级文件;
2)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等;
3)合同、协议书等正本及过程资料;
4)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料;
5)其他认为需要即时归档的资料。
2、定期归档
1)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室;
2)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室;
3、电子声像档案的归档
1)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
2)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次上传数据。
3)每年3月底前必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，办公室核实后刻录成光盘并将数据上传到公司的云端保管。
五、档案保管
1、档案编号
1)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号规定》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
3)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
4)档案分类及编号的增补、修订等由办公室结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
5)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
六、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
4、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
5、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
6、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
7、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
8、不准转借，必须专人专用。
9、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
10、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
七、档案保密要求
1、档案管理员和借阅档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
2、档案分一般档案和有密级档案两类。
3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离办公室。有密级档案复制时，需经项目经理或副总以上领导批准。
4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经部门总监或副总以上领导批准。
5、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
6、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
八、档案借阅、借出制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
一、目的
为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
二、档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。
三、归档制度
1、凡是反映公司战略发展、企业管理、经营活动等事项，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的`文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、各部门归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；
以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，投资部及风险部各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
7、所有归档的文件及其他资料都要建立电子档案，由各部门制作扫描件并整理归档，归档完成后在综合部档案管理人员的监督下统一在档案室进行电子档案备份。
四、档案保管制度
1、公司综合部设档案室，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须档案台账与实物相符，电子档案与纸质档案相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
五、档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
7、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
六、其他
1、本制度综合部负责修订、完善并解释。
2、本制度自公布之日起执行。
1、公司的会计档案是指会计凭证、会计帐簿（含备查帐簿）、财务 报表、财务计划 、财务分析等会计核算专业的文字、图表和电脑软盘资料 。它是记录和反映经济业务的重要资料和证据，必须切实加强对会计档案的管理。
2、会计档案由公司财务部负责管理，由主办会计组织有关人员，严格按照《会计人员工作规则》要求，对会计档案进行定期收集，审查核对，分类装订成册或整理成卷、编制目录及序号进行登记，严防毁损、散失和泄密。年度的会计资料归档时间为次年的2月底以前。
3、会计档案由主办会计负责保管，做到不丢失、不缺损、不烂、不被虫蛀等，财务部定期不定期检查会计档案保管情况，及时处理档案保管中存在的问题。
4、会计档案管理人员应将归档的会计资料，按年、季、月顺序立卷登记存放。
5、财务人员因工作需要查阅档案时必须向档案管理人员打招呼，阅后近规定顺序及时归还原处。
6、公司各部门因公需要查阅会计档案时，必须经财务部负责人同意，由档案管理人员接待查阅。
7、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信及工作证，经公司领导批准，财务部负责人指定由档案管理人员接待查阅，并要详细登记查阅会计档案人的工作单位，查阅日期，会计档案名称及查阅事由。
8、会计档案，原则上不对外借，如有特殊情况需要，须经公司领导或财务部负责人批准后方能外借或复印，并办理有关手续，外借期间不得转借他人，不得拆散原卷册，要限期归还。
9、会计档案的保管期限，根据其特点和使用价值，分为永久、定期二类，定期保管期分为三年、五年、十五年、二十五年。具体保管期限详见附表。
10、会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，由公司领导、财务部负责人及有关人员共同签定，严格审查，编制会计档案销毁清册，报上级方管部门批准后执行销毁。销毁时应派人监毁，并在销毁清单上签名或盖章。应保存的资料，按上级有关规定执行。
11、由于单位人员的变动，会计档案需要移交时，由移交人办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
12、撤销、合并单位和建设单位完工后，会计档案应随同单位的全部档案一并移交指定单位，并按规定办理交接手续。
13、公司分设新单位时，由老单位根据帐面数编制财务移交表，双方签字作为新建单位建立新帐册的依据，原凭证、帐册等会计资料必须留在老单位。
一、档案库房的档案资料，要按门类载体进行科学排列、编号，框架排列要科学有序。
二、库房内严禁明火装置和使用电炉。禁止存放易燃易爆物品，禁止摆放电脑等电器设备。库房应配备灭火器，并经常检查。
三、非档案室的工作人员不能进入档案库房，库房内严禁吸烟，严禁存放食品和寄存任何与档案无关的杂物，保持库房内清洁卫生，定期清扫整理，以防虫、鼠害。
四、维护档案的安全，库房做到“八防”，即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防有害生物、防污染，发现档案灾情时应及时处理，并在档案箱、柜里放置防虫药，定期检查使用情况。
五、每年定期对档案进行检查，检查现存档案与帐目是否相符，档案是否损毁，档案的收进、移出是否准确，并及时做好记录工作，发现问题及时汇报及时采取措施，解决存在问题。
六、每天应对库内的温度、湿度进行登记，对温度超过14℃-24℃，相对湿度超出45%-60%，要采取措施，使之保持在控制要求范围。
为完整系统地保存公司的各类档案,提高档案管理水平,更好地为公司的各项工作服务,特制定本规定:
a.档案管理范围:
1]政府部门颁布的政策性、指令性文件;
2]政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;
3]公司营业执照及其他相关资料;
4]公司文件;
5]物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;
8]公司领导讲话和年终总结;
9]其他经济、外包合同;
10]音像、图片资料;
11]其他要求归档的重要文件。
b.负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。
c.借阅档案时,必须遵守以下规定:
1]办理登记手续,限期归还,不得带出公司;
2]爱护档案,所借档案不得随意折叠和拆散,严禁涂写、更改档案;
3]借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;
4]档案如有遗失、损坏、泄密,要追究当事人的责任;
5]档案借阅按阅档批准权限借阅;
d.调离公司的人员,必须清理、移交档案文件后,方可办理调离手续。
1、本单位安排专人建立气瓶登记台账和档案，对气瓶状况采用“气瓶动态管理系统”进行计算机管理;
2、进入电脑管理系统的气瓶必须技术资料完整，气瓶登记台账应做到一瓶一卡，内容应包括:出厂合格证、质量证明书、气瓶检验合格证、气瓶使用登记证等。
3、气瓶上应涂敷本单位标志、气瓶编号和打本单位标志钢印。
4、本单位气瓶外表的颜色、字样和色环应符合gb7144《气瓶颜色标志》的规定，气瓶的附件应保持完好，如发现颜色不清、附件损坏的情况必须及时修复。
5、本单位所使用的气瓶应当委托有资质的单位进行定期检验，未经检定或检定不合格的气瓶不得使用。
6、当气瓶受到严重腐蚀、损伤及其它可能影响到使用安全的情况时，应提前进行检验;
7、气瓶必须专用，不得充装与气瓶标志不一致的其它介质。
8、气瓶平时应注意维护和保养，气瓶放置地点不得靠近热源和明火，应保证气瓶瓶体干燥。
9、夏季应防止曝晒，严禁敲打、碰撞气瓶，气瓶罐装后，不得对气瓶进行挖补、焊接修理。
根据有关档案管理的规定，特拟定以下校务公开档案管理制度：
一、立卷归档制度
1、按学院校务公开细则公示的，有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记载材料，都属于立卷归档范围。
2、归档要求，凡已公开的记载材料，部门移交时须进行整理、分类、立目、装订后移交。
3、归档时间，通过公示后的记载材料，各部门须在结束后十五天之内整理后提交存档。
二、档案保管制度
1、校务公开档案库以部门为单元，分类保管。
2、加强档案库的防火、防盗、防虫的安全工作。
3、不断改善保管条件，提高保管水平。
三、档案利用制度
1、保管人员必须熟悉其档案范围及主要内容，为相关上级部门和学院部门的查询提供服务。
2、查阅必须办理登记手续，未经同意，不得翻拍摄影，不得复印。
3、借出必须办理审批手续，不得遗失。
4、校务公开范围仅限于学校内部，外部人员查阅借阅时，须遵循《国家安全法》及相关保密规定办理。
四、档案管理人员实行工作责任制
1、档案管理人员要忠于职守，熟悉业务。
2、档案管理人员要按相关制度提出管理措施，要对部门档案立卷归档提供指导。
3、档案管理人员在整理保护和提供利用方面作出成绩的，校务公开领导小组予以奖励。
a.文件资料的形成与归档
1]资料的形成:
各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档;
b.资料的归档:
1]文件资料的归档范围
①物业管理
●清洁卫生管理
●绿化管理
●值班记录
●楼宇巡检记录
②其他资料
2]归档要求
①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。
②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。
③归档的文件必须是原件。
④保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。档
案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。
⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。
⑥所有文件资料必须及时归档。
3]每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。
4]档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。
c.档案借阅
1]公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。
2]文书档案只阅不借。
3]所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。
4]服从管理人员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。
5]借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。
6]档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。
7]调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。
d.档案管理人员职责
1]忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。
2]负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。
3]及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。
4]熟练掌握计算机数据库软件系统的`操作和运用。
5]妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对供出资料按期催还。
6]定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。
7]严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。
e.公司内外档案文件管理:
1]公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。
2]公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。
3]所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。
4]相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。
f.档案销毁
1]如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。
2]保密文件(如租户档案等)应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。
3]所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。
第一条为进一步加强本局档案管理工作，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《会计档案管理办法》等有关规定，特制定本制度。
第一章档案人员岗位职责
第二条档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。
第三条严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理和保护、利用工作。
第四条对本局各部门的档案工作进行业务指导。
第五条维护本局档案的完整与安全，对违反《档案法》和违反制度的行为予以制止，直至拒绝提供利用，并提出处理意见，报本机关领导批准后执行。
第六条机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。
第二章档案归档制度
第七条凡是本局在各项活动中形成的，具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的文件材料，均属归档范围。
第八条归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。
第九条归档的文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。
第十条会计档案归档必须编制移交目录，交接双方按移交目录清点后签字。
第三章档案保管制度
第十一条档案库房实行专人负责管理，库房钥匙应妥善保管。
第十二条要定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14—240c之间，湿度保持在50—65%之间。
第十三条库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，档案库房内不得堆放杂物。
第十四条综合档案室应建立全宗卷，积累和存储本局案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。
第十五条定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。
第四章档案保密制度
第十六条严格遵守党和国家的有关保密制度，查阅、借阅遵守单位的保密制度，确保档案的安全，严防丢失或泄密。
第十七条查阅档案，原则上在阅档室。如有特殊情况确需借阅的，须经分管领导批准同意，并办理借阅手续，按期收回。
第十八条档案人员不得泄露档案内容，借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管，不得转借和擅自复制。
第十九条外单位来本局查阅档案时，须凭单位介绍信、工作证或身份证，经有关领导批准后方可调阅。
第二十条机密文件只能查阅，一律不得外借和复制。
第五章档案利用制度
第二十一条利用档案必须爱护档案材料，严禁在案卷上圈点、勾划、裁剪等，确保档案的完好，如需摘抄复制，须经档案人员审核，确认无误后加盖证明章方能有效。
第二十二条档案借阅期限一般不超过一个星期，如果需要延期，应办理续借手续。
第二十三条档案归还时，档案人员必须检查案卷有否缺损，如果发现有损坏案卷现象，按有关规定予以处理。
第二十四条任何人不得把档案占为已有。
第二十五条对不遵守档案利用制度的借阅人员，档案人员有权拒绝提供利用。
第二十六条利用档案必须填写利用效果登记表，写明利用目的和效果。
第六章档案安全制度
第二十七条本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确与安全。
第二十八条对本局规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得将档案据为已有，也不得擅自销毁。
第二十九条综合档案室保管的档案是现行档案，主要供本系统及有关单位使用，不属于开放范围，对外提供利用需严格按照本制度第四、五章执行。
第三十条综合档案室做到办公、阅览、库房三分开。
第三十一条库房内设密集架，配备空调、消防器材等设备，积极做好“八防”工作，杜绝事故隐患。
第三十二条工作人员离开档案室时应切断电源，关好门窗。
第七章档案统计、鉴定、移交和销毁制度
第三十三条凡按规定接收进库的档案、资料都必须及时登记入册，以作统计入库数据。
第三十四条建立档案、资料、设备等实物统计台帐，做到记录正确，帐物相符。
第三十五条在各科室档案进档案室前，要对准备移交的档案进行鉴定、审查，对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。
第三十六条对本局各科室收集的零散文件材料进行整理鉴定，剔除无保存价值的材料，确保档案的质量。
第三十七条销毁文件必须慎重，对鉴定中剔除的文件要暂存一段时间，确实没有必要保存时，才予销毁。
第三十八条凡需销毁的文件，要编造清册，写出书面报告，说明销毁理由，经本局领导审查后才能销毁，销毁文件时由两人监督，并在销毁上注明销毁日期、地点，销毁人要签名、盖章。
第八章会计档案管理办法
第三十九条会计档案是指本局各部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。
第四十条会计档案是本局的重要档案之一，应由机关综合档案室集中统一管理。
第四十一条本局各部门应指定专人收集、整理会计档案，把归档工作列入本部门的职责范围，明确专人负责。
第四十二条会计档案当年立卷，由所属部门保管一年后，向综合档案室移交。
第四十三条档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得自行拆封，对个别需要拆封重新整理的，应当由原所属部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
第四十四条档案室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。
第四十五条档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出。如有特殊需要，须报单位领导批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。
第四十六条会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同档案所属部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经本局领导批准后销毁。
第四十七条在销毁会计档案时，应由档案人员和所属部门共同派人监督，监销人在销毁会计档案时严格把关，并认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。