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1、批复的概念
批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。其制作和应用一般以下级的“请示”为条件。
2、批复的分类
(1)指导性批复。这种批复在答复下级机关请示事项的同时，就某方面的工作的开展提出指导性的意见和要求，以利于下级机关开展工作。
(2)表态性批复。这种批复只对请示事项作出明确答复，不提出其他工作意见和要求。
(3)法规性批复。这种批复用于批准下级机关拟制的行政规章，或答复下级机关提出的涉及具体法律问题的请示。
[例文]
^v^关于同意××省设立××市给××省人民政府的批复
国发[19××] ×号
××省人民政府：
你省《关于撤销××县设立××市的请示》(×政发[19××] ×号)收悉，^v^同意撤销××县，设立××市(县级)由省直辖，以原××县的行政区域为××市的行政区域，不增加人员编制。
此复。
^v^(公章)
一九××年×月×日
关于对同志的嘉奖令
各乡(镇)人民政府、区管委会、街道办事处，市人民政府各部门，各有关单位：
，医药科技股份有限公司总经理。在他的带领下，公司主打产品药用基橡胶瓶塞成功销往xx集团、xx集团、制药、制药等全国各大药厂，并外销出口欧盟、东南亚地区。x5年3月，该公司成功实现“新三板”上市，为我市生物医药产业做出了先进表率。为肯定成绩，表彰先进，决定对予以通令嘉奖。
希望在今后的工作中再接再厉，再创佳绩。全市各级各部门各企业和广大干部职工要以先进为榜样，在市委市政府的正确领导下，开拓进取，扎实工作，为全市经济发展和社会进步做出新的、更大的贡献。
xx市人民政府
一、县乡财政面临的困境和突出问题
（一）收支矛盾突出。一方面，各县乡财源基础薄弱，新的财源增长点少。另一方面，县乡政府的机构不断膨胀，使得仅人员经费一项就耗用了大量财力，与此同时，县乡两级政府要向全国一半以上的人口提供公共服务，各种法定支出和硬性增支政策使得财政支出的增幅远高于收入。
（二）债务居高不下。据统计，1999年全国乡镇政府负债总额达到1086亿元，2000年负债总额达到2000亿元。债务形成的原因既有多年财力不足累积的因素，也有其他的政府行为失当转化的因素。这些债务对于本来就已匮乏的财政无疑是雪上加霜。
（三）各项拖欠面广量大。截止2002年底，县乡累计拖欠工资48亿元，1999年和2000年全国欠发工资县分别达779个和797个，涉及23个省。此外，除拖欠工资外，粮食棉花亏损欠账、社会保障欠账也都普遍存在。
（四）“建设”资金“吃饭”用。大多数县乡的财力只够发工资和维持一般运转，县乡财政停留在“吃饭”水平上，县乡公共事业建设资金甚少，基础设施十分落后。这就形成一个怪圈：不搞经济建设会落后，落后财政收入会更少，更没有钱搞建设。然而，现阶段大多数县乡都处在这个怪圈里无法自拔。
（五）财政虚收问题严峻。有的地方迫于财政压力，在税收任务上加码，出现了“寅吃卯粮”，甚至贷款借款缴税的现象，侵蚀了税基，破坏了税源，制约了经济的进一步发展。
二、县乡财政困难的制度根源
（一）经济体制。我国经济体制是由横向和纵向组成的，纵向是高度集中的集权体制，横向是城乡分治体制。20世纪80年代我国开始进行经济体制转轨，体制的转轨仅仅打破了这种纵向的高度集权的体制，实现了市场经济，而横向的城乡分治体制并没有根本改变。城乡分治的经济体制固化了国家的二元经济结构，使城乡差距日趋扩大化。城市经济步入了良性循环，建高楼大厦，搞花园城市，县乡却举步维艰，连最基础的设施建设都无法保障。这样“重城市轻农村”的经济体制在改革初期也许有一定的积极意义，但现在已经成为制约经济进一步发展的“瓶颈”。要解决县乡财政困境问题，最根本的无疑是把经济搞上去，增加财源，而在不公平的二元经济体制下，发展县域经济又谈何容易呢。
（二）财政体制
1、税源不足，县乡财政难为“无米之炊”。在分税制财政体制下，中央集中了75％的增值税和100％的消费税，而留给地方的只是一些征收成本高的小税种，这使得经济不发达的县乡财政收入明显减少，地方税收在财政收入中的比重呈下降态势，行政性收费、罚没收入和其他非税收收入成为拉动财政收入增长的主体。
2、财权上收，事权下放，县乡财政负担加重。在中央集中财权的同时，省市级也将这种趋势盲目扩大和延伸，对所属县乡集中财力。据统计，1994年以来省级政府对县乡级财政的集中程度平均每年提高2％。与之相对应，事权却有所下移。县乡政府一直要提供义务教育、基础设施建设、社会治安等公共产品，同时还要在一定程度上支持地方经济发展。而且县乡两级政府所要履行的事权，大都刚性强、欠账多、所需支出基数大，无法压缩。以微薄的财权承担超负荷的事权，县乡财政苦不堪言。
3、政府级次过多，直接降低了分税制收入划分的可行性。目前，现行税种有28个，数量已不算少，可相对于我国过多的政府级次来说，28个税种在5级政府之间分配的确是个不小的难题。1994年以来分税制改革的实践也恰恰证明了这一点，也就是分税制改革的不彻底性，许多地方上下级政府之间实际上实行的仍然是"分灶吃饭"的财政体制，其中县、乡两级政府之间更加普遍。
（三）行政体制
1、县乡机构膨胀，政府运行成本上升。据统计，县乡财政供养人口从1998年的2800万，逐年增加，至2001年已突破3000万，2002年已接近3200万，人员经费支出增长大大超过财政收入增长。这主要是由于一方面，我国采用的是“品位分类”的人事制度，因人设岗，人事任免不考虑财政的意见，缺乏有效监督机制；另一方面，行政体制缺乏有效的激励机制，没有将竞争理念引入政府。庞大的机构使财政不堪重负。
2、县乡政府追求政绩，干预经济失当扩大了财政缺口。由于我国现行的干部任免制度，地方政府官员都热衷于追求政绩，即便是贫困的县乡，也致力于争投资上项目大搞政绩工程。政府盲目的短期行为不仅不利于经济的发展而且浪费了大量的财力。
三、解决县乡财政困难的思路
基于以上几点，可见造成县乡财政困难的原因主要在于转轨后的经济体制与现行的分税制财政体制以及行政体制存在着自身的缺陷。只有在制度上进行改革才能彻底解决这一问题。笔者认为改革的重点有以下几个方面：
（一）因地制宜发展县域经济，培育和壮大税源，从根本上缓解县级财政困难。一方面要从政策资金服务等方面大力支持民营经济的发展支持民营经济采取收购、兼并、控股等多种形式参与国有集体企业改制。鼓励民营企业家创业，促进中小民营企业的发展；另一方面，要调整农村经济结构，支持农业产业化发展，推动农村城镇化；最后，科学规划小城镇区域布局，努力在县域经济中建立起以几个城镇为龙头的“增长极”，以带动县域经济发展。
（二）进行第二轮经济转轨，重点解决横向的城乡分治体制问题。一方面推进户籍制度改革，消除城乡壁垒，疏通人口城镇化和产业工人化渠道，调整产业结构，发展劳动密集型产业、非正规产业和非农产业，为城乡劳动力提供更多的就业机会，为农村工业化发展提供更大的发展空间。一方面构建农村社会保障制度，以向农民工提供基本养老保险、失业保险、医疗保险和最低生活保障为过渡，最终使城乡社会保障一体化。同时，建立适应市场经济要求的农村土地制度，促进农村工业化发展，用工业化的生产方式加强对传统农业的改造。
（三）完善分税制的财政体制，调整中央和地方的财权和事权分配格局
1、中央和地方财政比重应适度。既要保证中央政府的宏观调控能力，又要充分发挥地方的积极性。不宜片面强调提高中央财政比重。应根据不同地区经济发展情况，区别对待。经济发达地区，中央应调低税收返还比例，对中西部地区，中央应提高税收返还比例。改革和完善省以下财政体制，改变省市集中财力过多的情况，增强县乡财力。
2、完善地方税收体系。在保证中央适当集中的基础上，赋予省级政府一定的税权，将一些区域性强、不影响经济发展全局和分配格局的地方税种管理权限下放给地方。逐步将财产税作为县级财政的主体税种。
3、建立完善的转移支付制度。由于县乡两级财政缺口巨大，公共品提供极不均等，转移支付一方面平衡财政收入，另一方面均等各县乡公共品提供，因而应建立一种以一般性转移支付为重点，以有条件转移支付相配合，以特殊转移作为补充的复合型态。在此基础上，应进一步改进现行的税收返还、定额补助及专项拨款等形式的转移支付方法，使决策过程公开、透明。
4、实现事权的合理配置。县乡政府应该退出一般竞争性领域，使其投资收缩在公共工程、基础设施、公益性项目上，而省对于一些重要的投资项目应有限参与。借鉴国外经验，中央财政与地方财政还应共同负担教育、农业、科学、社会保障、公共投资支出。在农业方面，中央政府应该承担更大的事权责任。
（四）改革以人为中心的行政体制，缩减政府机构，规范政府行为。人事录用制度上采用“职位分类”，按位定人，避免走入“膨胀——精简”的怪圈。干部任免制度上，要建立绩效评估机制，综合评定干部的业绩，而不仅仅靠政绩工程。同时，对一些职能弱化、重叠设置的部门和机构要进行撤并，对一些从事经营性和竞争性行业的部门单位要使之尽快与行政脱钩，利用多种途径和有效载体分流在职机关干部职工，尽量减少财政供养人员。
为进一步拓宽选人渠道和视野，根据工作需要，松原市委组织部决定面向全市公务员、参照公务员管理工作人员和全额拨款事业单位工作人员，公开遴选机关工作人员。具体公告如下：
一、职位及数量
公开遴选15名工作人员，从事文字综合职位的公务员10名；信息管理中心(事业单位)职位5名，其中文字综合职位2名、计算机管理职位3名。
二、松原市委组织部遴选范围
全市各级党政群机关中已进行公务员登记的人员、参照公务员法管理单位工作人员，以及全额拨款事业单位工作人员。
三、资格条件
除必须具备《公务员法》《事业单位人事管理条例》等规定的基本条件外，还应具备下列条件：
1.德才兼备，立场坚定；公道正派，敢于担当；勤奋敬业，甘于奉献；作风严谨，廉洁奉公。
2.综合素质好，发展潜力大，具有较高的政策理论水平，较强的认识分析问题能力、逻辑思维能力和文字综合能力，能够独立承担各类公文材料或重要文稿的起草工作。报考信息管理中心计算机管理职位的，应具有较强的计算机及信息化相关知识、实际操作能力。
3.应当具有5年以上工龄(20xx年6月30日以前参加工作)、2年以上文字综合职位工作经历，文字综合能力突出，表现特别优秀的，工龄可放宽到3年以上。报考信息管理中心计算机管理职位的，应从事计算机及信息化工作3年以上。
4.全日制大学本科及以上学历。其中，报考信息管理中心计算机管理职位的，需具有计算机类专业全日制大学本科及以上学历。以上专业类别不允许以学位证所列专业报考。
5.年龄在35周岁以下。文字综合能力突出，表现特别优秀的，年龄可放宽至37周岁。年龄计算时间截止到20xx年6月30日。
6.^v^党员。
7.身体健康。
8.应达到现工作地、单位或岗位要求的最低服务年限，且符合转任有关规定。
9.按照《公务员法》《事业单位人事管理条例》等相关规定，涉及回避的，不在报名之列。
四、遴选程序
(一)报名
1.报名时间：20xx年6月14日至23日中午下班前。
非正常户管理工作是税收征管工作的重要组成部分，也是不断提高税收征管工作质量的基础环节。立足国税实际，把加强对非正常户与税源管理和税收经济分析有机结合起来，把对宏观税收的分析，微观行业的税负分析和纳税人的评估，与税源户籍管理，纳税人生产经营变化的情况结合起来，通过进一步完善信息技术平台，真正把税收管理员制度落到实处。目前，我分局非正常户951户占全部纳税户13912户的6.84%，比重较大，而且总量每年也在呈上升趋势，这不仅不利于税收经济秩序的良好发展，也给国税队伍的廉洁从税带来很大的危害，要引起各级领导特别是基层执法人员的高度警惕。进一步加强非正常户的管理工作，对提高税收征管及组织收入工作将起到积极的推动作用。
一、非正常户的形成原因及其危害
根据《税务登记管理办法》第四十条规定，已办理税务登记的纳税人未按照规定的期限申报纳税，在税务机关责令其限期改正后，逾期不改正的，税务机关应当派员实地检查，查无下落并且无法强制其履行纳税义务的，由检查人员制作非正常户认定书，存入纳税人档案，税务机关暂停其税务登记证件、发票领购簿和发票的使用。
（一）非正常户的形成原因及表现形式主要有以下几种
1、新开业户。因对税收政策不了解或对税收政策理解错误，不办理税务登记，或者只办理国税或地税一方面的税务登记而不办理另一方面的登记，从而形成“有人无户”的非正常现象。近年来，地方政府大力招商引资并推行行政审批一条龙服务，取得一定成效的同时也对税务机关日常税收管理带来一定的困难。现在新办的企业在工商管理窗口拿到营业执照后，到税务窗口即可办理并拿到税务登记证，这种发证在前，调查核实滞后程序上的颠倒，导致管理分局对新办企业在税收管理方面的失控，出现不少假注册地址、假电话、虚构会计人员等假信息的“空头户”，成了基层管理分局的一个沉重的包袱。
2、变更户。（1）经营地址变更后，不向税务机关办理变更登记手续，使税务机关在原地址找不到纳税人而形成非正常户。（2）会计人员频繁变动，前后手续不衔接，在纳税申报上出现断裂，形成不正常纳税户。（3）因管理人员变动，在征管区域范围调整过程中征管资料遗失或移交差错而形成的非正常纳税户，这类纳税户以个体户为多。（4）改制企业常常形成非正常纳税户。
3、经营亏损户。纳税人或因亏损或因迁移，突然停业，已经解散、破产，但因怕麻烦等原因，既不办理工商登记注销手续，也不办理税务登记注销手续，形成“名存实亡”的纳税户；还有的是暂时停业，但不向税务机关提交停业报告，也不申报纳税，形成非正常户。
4、有问题户。一些非正常纳税户是故意偷税逃税，长期躲避税收征管与稽查，不断变更名称、地址，使税务机关无法征管。
另外，不排除由于个别税务干部管理敷衍塞责，征管不够精细，巡查不够到位，在实地检查时，怕麻烦，不够深入细致。有时明知纳税人或被转移的商品货物下落也不去查找。有欠税的，强制执行措施未实施到位。如未扣押其商品货物，未查询、冻结其银行存款或扣缴税款；对失踪纳税人做非正常户处理后，缺乏后续管理。失踪纳税人重新办理营业执照和税务登记时，对其以前的税收违法行为不做处理或追究。也对一些非正常户的出现产生了一定的影响。
（二）非正常户给日常的税收征管工作造成了极大的危害
一方面是扰乱了日常税收征管秩序。有些企业开业之初纳税相当正常，可是后来连续几个月发生零申报，不久就在未办理任何手续情况下莫名其妙的不再申报了；有的企业申请注销后怕被清算补税罚款，先变成长期零申报，进而就自动停止纳税申报，“关门歇业，人去楼空，了无踪影。”这种多变现象，视国家法律法规为儿戏，破坏了正常的纳税秩序，使征管人员花费不少精力忙于应对和查询，增加了许多无效劳动。
另一方面是造成税款大量流失。部分纳税人利用非正常户管理的漏洞进行逃税、偷税，有些纳税人在实现销售后，连续数月不申报纳税，继而被转为非正常户后其应纳的税款也无法追回，偷逃了国家的税款。更有甚者，有些失踪了的企业，不仅逃避了纳税义务，而且带走了发票。这就给不法之徒实施虚开发票、偷逃税款的违法行为提供了条件，后果不堪设想。由此可见，加强非正常户的税收管理，是坚持依法治税，严密征收管理，防范和遏制税收流失的迫切需要，应该列为当前基层税收管理中的一项重点工作来抓。
二、加强非正常户管理的重要性
随着税收管理机制和税收执法过错追究制的不断完善，漏征漏管户得到了有效根治，税务登记管理的质量得到了很大提高，然而，在非正常户认定管理方面存在的问题却严重影响着税源管理的质量。不少纳税人为逃避税收管理、税收处理或法律责任，化注销户为非正常户，违法逃避税法查处的现象正越来越普遍，亟须税务机关从政策上和管理上尽快加以强化和完善。
现行税务登记管理办法明确规定，非正常户是指已办理税务登记的纳税人未按照规定的期限申报纳税，在税务机关责令其限期改正后，逾期不改正的，税务机关经派员实地核查，查无下落且无法强制其履行纳税义务的，按规定作非正常户认定处理。办法的出台明确规定了非正常户认定的对象、程序、权限等，严格了非正常户认定管理。同时，随着各地对注销环节清算力度的加大，进一步加大了对恶意注销户的查处力度。
但是当前存在的一些异常现象亟待引起税务部门的警惕：一是不少恶意注销户往往在欠税、偷骗税、发票等方面存在较大问题，但慑于税务机关注销检查的严格规范，便转而想方没法蓄意不申报纳税，故意转移注册地址，有意靠上非正常户条件，通过被认定为非正常户而变相被注销。二是由于现行申报入库率等税收征管质量指标的考核力度不断加大，不少税务人员出于应付考核等自身利益考虑而弄虚作假，或与不法纳税人串通，故意违反规定将长期停歇业户、有问题户、负案在查户、破产清算户等根本不符合非正常户认定条件的纳税人认定为非正常户，一方面虚抬了税收征管考核指标，另一方面却满足了不法纳税人变相注销的侥幸目的，损害了税法的严肃性、权威性。
三、加强非正常户管理的几点建议
（一）坚持不懈地进行宣传与培训，提高税务干部的业务素质及纳税人的纳税意识
要把《税收征管法》及其《实施细则》的宣传与培训作为一项长期的经常性工作来抓，通过举办培训班，利用报刊杂志进行疑难问题解答等形式，进一步提高税务干部对法律的全面综合理解和运用能力，保证法律赋予的征管手段与措施的准确充分运用，不断提高业务能力与执法水平。要注重增强全体税务干部特别是领导干部的法制观念，正确处理坚持依法治税与支持经济发展的关系，树立正确的税收法治观，坚决杜绝以支持发展为名不执行各项税法和政策的现象发生，更不得越权减免税、违规批准延期纳税。要加强队伍作风建设，进一步完善执法管理和监督约束机制，依法接受社会监督，切实解决干部工作作风漂浮，敷衍马虎，搞花架子做表面文章，甚至失职渎职的问题。
加大对纳税人税收宣传的力度。目前，有相当一部分非正常纳税户是由于不了解税收政策或理解不正确而形成的，因此，提高企业人员，特别是法人代表和财会办税人员的税法意识仍然很有必要，也很重要。这几年，税务机关在税收宣传上虽花了很大精力，但还缺乏深度和广度。今后，除了讲究税收宣传的形式外，更需要讲究税收宣传的内容，让纳税人全面了解税收业务。宣传时还要区分不同对象，选准宣传着力点。既要广泛宣传诚信纳税典型，促进依法诚信纳税社会风气的形成；又要适时曝光案值高、影响大的涉税违法案件，以教育纳税人，震慑违法分子。
（二）坚持“科技+管理”原则，进一步强化管理手段提升管理水平
1、严格税务登记制度，加强户籍管理
户籍管理不但要严格税务登记管理制度，全面掌握所辖纳税人税务登记的各项登记事项，加强登记环节的管理，还要及时了解和掌握与户籍管理相关的各类动态情况。包括：纳税人生产经营及其财务核算情况；各税种的核定及其有关资格认定、各类征收方式核定、多元化申报和缴款方式的核准情况；各税种的申报纳税、税款滞纳及其补缴情况；税务检查及其处理、享受减免税政策及其执行情况；纳税人发票领购资格、品种、数量情况；纳税户关、停、并、转、歇业以及委托税务情况等。要及时归纳、整理和分析户籍管理的各类信息，从中发现问题，解决问题，强化和细化管理。要健全户籍管理档案，并通过信息化实现纳税人户籍资料的“一户式”存储管理。
要充分发挥税收管理员在户籍管理中的重要作用。税收管理员要通过所掌握的户籍管理信息对管户进行实地核查，核实登记事项的真实性。要有计划地对辖区进行巡察，及时发现未办理税务登记户，防止漏征漏管。征管工作科学化、精细化管理。
严把信息采集关，确保税务登记信息的准确，掌握最新的第一手税源资料。要与其他相关部门，特别是工商、银行等部门建立信息交换制度，清理漏征漏管户，做到“有户必登记，登记必管理，管理必精细”。
2、加强税源动态监控
严格加强税务登记管理，加强对纳税人户籍的动态监控，从生产到流通各个环节强化税源管理。
税源管理部门要加强对辖区内纳税人的生产经营、财务核算、申报纳税、代扣代缴、综合经济指标、行业税负以及税务检查处理等各类动态情况的分析监控。及时对照上级税务机关同行业税负及其预警标准，比较各部门上报统计部门的指标，结合各级协税护税、部门配合等各类相关统计分析信息，运用信息化手段进行综合分析和税源的动态监控和精细管理。
税收管理员要定期到纳税人生产经营场所实地了解情况，掌握其产品、原料、库存、能耗、物耗等生产经营基本状况和销售、成本、价格、增加值利润等财务情况，及时取得动态监控数据，找出影响税负变化的主要因素。通过对纳税人当期涉税指标与历史指标的纵向比对、同行业纳税人涉税指标的横向比对、实物库存及流转情况与账面记录情况的账实比对，分析税负变化趋势，实现动态监控。
全面实行属地管辖原则。甲地经营，甲地登记，甲地管辖，可以有效地克服因经营、登记及管辖不一致而形成的不正常申报现象。为此，我们必须改变当前条管与块管并存问题，实行统一的属地管辖，凡在哪个地点经营的，即由所在地税务机关征管，以消除纳税人利用税务管辖不协调引发的非正常纳税。
（三）加强协调配合，健全社会信息共享制度
要密切与有关部门的协调配合，建立健全部门协作机制，全面掌握基础税源信息。目前，工商、国税、地税、公安、财政、商务、海关、银行、劳动、社保、城建、交通、外汇管理、技术监督等部门间缺乏必要的、有效的信息交换也是导致非正常户频繁产生的一个重要原因。因此，要减少和避免非正常户的出现，必须加强这些部门的协作，互通信息，加快信息网络建设，提高信息化管理的档次和层面，加快建立与有关部门的信息交互制度，共享利用资源，形成强大的非正常户的监控、追查网络，使那些企图偷税者无处可藏，无空可钻，这样，监管工作面貌定会焕然一新。
（四）落实税收管理员制度，注重实地巡查
要健全税收管理员制度，建立以税收管理员为中心的税源管理机制。要通过加强欠税公告、税款追缴、税收保全和强制等征管措施，进一步规范税收执法行为，夯实征管基础。要狠抓制度落实，责任到岗，岗责明确。
1、建立巡查机制，及时了解纳税人生产经营和登记信息事项的变化情况，从源头上避免出现假非正常户；税收管理员应注重实地巡查，了解纳税户增减变化，加大对漏管户、走逃户、虚假停歇业户的清查力度。税源管理部门要对税收管理员巡查面、巡查次数等指标定期进行考核。
这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后 、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。
置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。 例如“附件：” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用^v^附^v^，十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。
首先学习党政机关公文处理条例和公文格式国家标准。
其次，打开电脑按照标准制作一个公文模板，这是最细心的一个活儿了。需要时候，直接用，不用再从头做了。
国家标准每一个要求都要在模板上实现。字处理软件必须有方正小标宋简体，黑体，国标仿宋，国标楷体，宋体。
需要熟练使用字处理软件，要懂得什么是制表位，什么是分节符，记得常用快捷键。熟练操作字体，段落，页面设置，标尺。一定不要用空格调整光标位置。
长文稿需要懂得样式。
1英寸为毫米，1英寸为72磅。
A4纸张为210*297mm
行距为固定值磅
页边距：上37,下35,左28,右26mm
以上都得记住，用多了就记住了。
打印机属性要研究透，如何手动双面打印要实际练习并记在本上，否则肯定把两面打在一面上，呵呵，那样很费纸。
书籍折页设置也要记住，用A3骑马订就出不多出徒了。
还有，国家机关中彩色激光打印机很少，红头纸是预制的，发文字号应该在第九行，标题在第十二行。
信函，纪要是特殊格式。