公函格式（通用31篇）
公务类传真规范
一、发送传真
1. 每一份传真，都要标明一个主题，主题要明确;
2. 对于正式的、需存档的信息，必须使用传真而非电话进行沟通;
3. 传真内容应简明扼要，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动;
4. 由于发出的传真将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出传真应谨慎地评阅所撰写的每个字句，传真格式和版面应标准统一;
5. 对于要求对方回复的传真，应在传真中注明“请回复”。
二、注意事项
1. 收到传真后，如需回复的，应尽快回复;
2. 收到的传真应分类妥善保存或处理;
3. 对于特别重要的传真，应在收到或发出后给对方打电话确认;
4. 涉及公司机密的传真，发出或收到后均应及时销毁或妥善保管，不得泄露。
三、传真格式及模板
1. 页眉为公司名称或标志，页角为公司地址、电话、传真等;
2. 上方为收件人姓名、单位、传真号码、电话号码、发件人姓名、页数、主题等;
3. 正下方为正文;
4. 正文应有标题，表明本传真的主题;
5. 应有收件人尊称和问候语;
6. 正文结束后应有问候语;
7. 落款应包括完整的发件人姓名、日期、所属部门等;
8. 传真模板见附件一。
感谢您一直以来对本公司(或本人)的关心和支持，使公司得以业务蓬勃发展，现公司已迁至————(某地)，诚邀请贵单位(或领导朋友)在(时间地点)参观公司新址，并赴本公司的庆典午宴。
年月日
xx人才事务所:
同道(身份证号码: )原租赁期自 年 月 日至 年 月 日。
因 (缘由),现我单位赞同与其消弭租赁联络。
工资发放至 年 月,养老安全等缴至 年 月 ,住房公积金缴至 年 月,请予筹划停保、离任等相关手续。
经办人:
联络电话:
单位(盖章):
年 月 日
致：贵州机电安装公司项目部
事由：关于各子项单位工程开工的报审事宜
内容：
本工程各子项的单位工程划分，已在下发给你们的《贵州化工氢氧化铝建设工程交工技术文件组卷编制办法》中有明确规定，今后每个单位工程开工都要向项目监理站和建设单位报送开工报告的系列文表，开工前的准备工作一般应包括下列内容：
1、施工组织设计(施工技术方案)已编制并审批;
2、开工所需要的施工图纸已到(白图应有业主签章)并交底会审;
3、施工质量保证体系已建立并能正常运转;
4、施工劳动力、机械已进场并布置就绪，特种工种、测量仪器及主要施工机具已报审并经批准;
5、设备安装的基础已中交验收;
以上内容的准备工作基本具备后，必须向项目监理站和建设单位呈交开工报告且批准后方可开始施工。除有特殊情况需要与业主商定并告知监理单位外，否则不得擅自施工。
抄送：各施工单位项目部、业主基建处
项目监理机构：
总\专业监理工程师：
日期：201*年3月22日
西安xx房地产开发有限公司
收件单位： 传真： 电话：
□紧 急 □请审阅 □请批注 □请答复
收件人(单位)尊称：
(正文) 标题
结束问候语
落款：发件人，日期，部门
地址：西安市西大街唐人街B座7层
TEL：029-8761----
FAX：029-8761----
西安万洪房地产开发有限公司
FAX传真
收件人：
发件人： 总页数： 抄送： 主题词：
收件单位： 传真： 电话：
□紧 急 □请审阅 □请批注 □请答复
收件人(单位)尊称：
(正文) 标题
结束问候语
落款：发件人，日期，部门
地址：西安市西大街唐人街B座7层
TEL：029-8761----
FAX：029-8761----
为推动企业向更高领域发展，我公司经相关部门批准，已将公司名称从“安徽盛康工程管理有限公司”变更为“安徽盛康工程管理集团有限公司”。现将有关事项函告如下：
1、涉及企业名称的各种证照和印章，自_______年___月___日起统一变更为以“安徽盛康工程管理集团有限公司”署名的证照和印章。以“安徽盛康工程管理有限公司”署名的证照和印章同时废止，不再具有任何法律效力。
2、企业名称变更后，公司法定代表人不变，公司业务主体和法律关系不变。原来以“安徽盛康工程管理有限公司”名称签订的合同协议继续有效，原有的业务关系和服务承诺保持不变，涉及公司款项的收付关系也不变。
3、公司银行的基本户账户已经变更，新账户自_______年_______月_____日起正式启用。
特此函告
发函者：______
__年____月____日
收件单位： 传真： 电话：
□紧 急 □请审阅 □请批注 □请答复
收件人(单位)尊称：
(正文) 标题
结束问候语
落款：发件人，日期，部门
地址：
TEL：
FAX：
有限公司人事变更公函
、四位新员工试用期已满，20xx年11月12日进行了转正考核。经考核决定，四位员工的工作能力和工作表现符合录用条件，同意其四位成为有限公司的正式员工。
特此公告
有限公司
年11月16日
催款函概念
催款函是一种催交款项的文书，是交款单位或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的通知书。是企业在应收款回收时常用的文书，即有商务性质又有法律内涵。一般是指业务相对方有拖欠付款时，收款方友好发出的请求对方支付款项的书函。
催款函内容形式
催款函的内容由收款企业名称、欠款企业名称、欠款金额、应付款时间组成，有些催款函还包括应付款开户行和帐户、不付款的法律后果。催款函有两种，一种是请款函，主要是通知欠款方并告知付款时间将要到或已经到，让对方企业准时付款。另一种是在欠款企业未按时付款或已长时间拖延付款，收款方不仅是通知，更有严重敬告的意思，故后者的催促语气比前者更为强烈，催款的内容、时间更为明确。
①便函式：以信函的形式写作。
②表格式：人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格，使用时直接填写即可。
我公司北京百货有限公司自20xx年7月21日起，银行信息变更。
变更前信息如下：
公司名称：北京百货有限公司
银行账号：中国银行股份有限公司北京
支行开户行：3259619719xx
变更后信息如下：
公司名称：北京百货有限公司
银行账号：中国农业银行股份有限公司北京通州
支行开户行：11090101040 请将相关款项汇入变更后账户，如由此引起的任何纠纷,均由贵公司承担。
特此证明!
北京百货有限公司
年7月14日
商务公函格式与要求
公函是平行文。在写作时，一般包括四大部分：标题、行文对象、正文、落款。[2]
1.标题一般采用公文规范标题法，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。
2.行文对象是指公函受文者，写在事由之下的第一行左边，顶袼，后面加冒号。
3.正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成，即发函因由，发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过多。结语多使用“特此复函”。
4.落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。
催款函的格式由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。
（1）标题和编号
如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上"紧急"二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。也有的不编号。
（2）催款和欠款单位的名称和账号
催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。
（3）催收内容
这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便使受文单位明确情况，及时地交款。
（4）处理意见
催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：
①要求欠款户说明拖欠的原因。
②重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。
③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。
（5）落款
写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。
传真公函规范
一、发送公函
1. 作为公司对外联系事务、发表声明的公函，都应标明一个主题，主题要明确;
2. 公函内容应简明扼要，观点清晰，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动;
3. 公函措词应充分斟酌，做到有理有据，有礼有节;
4. 由于发出的公函将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出公函应谨慎地评阅所撰写的每个字句;
5. 公函发出前应经主管领导审核，经批准并加盖公章后方可发出; 6. 公函可用传真或信件发出，发出后应给对方打电话确认;
7. 公函应妥善保管，一般应交专人负责公函存档，不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。
二、接收公函
1. 接收到对方公函，应根据事情原由向主管领导汇报，对于要求回复的公函，应及时做出回复;
2. 接收到的公函，应分类安排存档，不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。
三、公函格式及模板
1. 页眉为公司标志，页角为公司地址、电话、传真等;
2. 标题为公函主题，标题下需注明往来函号;
3. 左上角为收件单位、收件人姓名等;
4. 正下方为正文;
5. 应有收件人尊称和问候语;
6. 正文结束后应有问候语;
7. 落款应包括完整的公司名称、日期等。
(1)商务公函的概念
商务公函是用来商洽工作销售技巧和话术、联系业务、询问和答复有关具体实际问题的一种公文。
(2)商务公函的结构及写作方法
公函是平行文。在写作时，一般包括四大部分：标题、行文对象、正文、落款。
①标题一般采用公文规范标题法，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的'只有事由和文种。
②行文对象是指公函受文者，写在事由之下的第一行左边，顶格，后面加冒号。
③正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成，即发函因由，发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过多。结语多使用“特此复函”。
④落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。
X公司人力资源部门：
本人系 大学 本科毕业生，于 被贵公司录取成为新进员工，并于 接受到贵公司所盖章的三方就业协议书。
由于 原因，本人 ，经过一段时间的慎重考虑之后，很遗憾地，我正式向贵公司提出解约申请，希望贵公司能够考虑本人的特殊情况，准许本人解除与贵公司签订的三方就业协议，并出具解约函，声明终止三方就业协议的`法律效应。
对此，对贵公司在招聘过程中对本人的厚爱表示由衷的感谢，并对解约过程中给你们带来的不便表示深深的歉意。
此致
敬礼!
申请人：
申请人签名：
申请日期：
瑞金位于江西省东南边陲，是享誉中外的红色故都、共和国摇篮、中央红军长征出发地，是国家级经济振兴试验区。瑞金历史悠久，文化底蕴厚实，生态环境优美，经济社会事业蓬勃发展。瑞金素为赣闽粤三省通衢，是中西部省(市)沟通福建省乃至整个东南沿海的中转要地，境内323、206、319三条国道交汇瑞金市区，厦蓉高速、济广高速二条高速公路横贯瑞金，且设东南西北四个高速公路出入口;有二条铁路(连接京九大动脉的'赣龙铁路已建成通车，鹰瑞梅铁路即将开工建设);瑞金正在规划建设通勤机场，1.5小时车程内有赣州新黄金机场、福建连城机场。目前，我市确定以电气机械及器材制造业(线缆线束、照明、电池、电机、输配电、控制设备及家电生产项目)为主、以农产品加工和矿产品加工为辅的“1+2”产业发展定位，规划建设了总面积xx500亩的省级经济开发区。20xx年6月28日，国务院出台了《关于支持赣南等原中央苏区振兴发展的若干意见》(国发[20xx]21号)，专门扶持以瑞金为核心的原中央苏区县经济社会发展，在瑞金投资可享受更多特殊优惠政策。
为进一步加强对外交流和合作，实现贵公司和我市产业发展的有效对接，达到互利双赢的目的。在此，我们诚挚的邀请您来瑞金投资考察，共谋发展。
人民政府敬约
20xx年9月日
(对方公司名称)：
感谢贵司对我司的支持，选择我司产品，与我司建立友好合作关系。
根据贵司与我司(或"经协商达成口头协议")签订《合同》，双方约定,我司在交付产品后X日内，贵司应付清货款，现付款期将至(或付款期已过)，请贵司本着友好、诚信、互惠互利之原则尽快安排付款。我司帐户是(户名：;开户行：;帐号：)。
顺祝商琪!
X公司
xx年xx月xx日
Dear Mr/Ms,
With the demolition of our premises at the above address under a redevelopment scheme, the part of our business carried on there will be discontinued after the end of October. On Monday, 1st October, we are holding a closing-out sale. Stock on hand will be cleared regardless of cost. There will be substantial reductions in all departments and in some cases, prices will be marked down by as much as one half. Stock to be cleared is unrivaled in both variety and quality. As the sale is likely to be well attended, we hope you make a point of visiting the store as early as possible during the opening days.
Yours
1、相关知识
函，即信函，或称书信。公函，即处理公务所用的书信。公函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。
公函的使用范围很广，平行机关或不相隶属机关间联系工作时可以使用公函，上下级机关
之间联系、询问、答复工作时，也可以使用公函。
公函根据内容和性质，可以分为很多种类，如：用于商洽的商洽函、用于询问的询问函、用于答复的复函、用于委托的委托函等。另外，还有用于慰问的慰问信、用于祝贺的贺信、公开发表的公开信等，实际上只要它们使用于公务活动中，也应划入广义的公函范围。不过，从狭义的范围来讲，函和信也有一定区别，函的使用比信的范围窄，但比较庄重、严肃。
2、写作要点：
公函在结构上一般由标题、正文、落款三部分构成：
（1）标题
跟一般的信函不同，公函的标题通常要包括发文机关、事由和文种类别（函）。有时可省写发文机关，但事由和文种类别不能省略。另外，标题的右上方要有编号。
（2）正文
正文的开头顶格写受文单位，然后另起一段写发函的原因、联系的事项，最后一般要用"请研复"、"请协助"等字样提出具体要求，结束正文。
（3）落款
法定作者、日期，并加盖公章。
公函的写作要求是：一事一函，语言规范、明了，语气合乎内容要求。
六盘路店：
兹我司电器有限公司，因我司在20xx年7月18日至20xx年7月21日需培训两天，特向贵公司申请、望贵公司给予批准为感!
顺祝 商祺!
宁波电器有限公司
贵阳办事处
7-17
中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函
××大学：
近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：
一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。(略)
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。(略)
三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。(略)
四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。(略)
五、加强图书资料和情报的交流。
以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。
研究所(盖章)
20xx年×月×日
建设股份有限公司董事长:
本人某某，原系公司承建的花园工程项目(共A、B、C三栋)负责人，在承接该花园工程项目中，本人居功至伟。甚至可以说，该花园工程项目能够承接下来系本人充分、合理利用关系、资源等的结果。该城市花园工程项目施工过程中，本人担任技术负责人及总指挥长，对该工程项目至始至终发挥着重要作用，现该工程已于十年前通过竣工验收，并交付给开发商。
由此，本人没有辜负公司领导的期望，完成了与公司达成的协议约定的义务。
我方与开发商仲裁、诉讼中，由于本人保留了公司与房地产开发有限公司、中国某工程建筑房地产开发湖南公司签订的建设工程施工合同这一关键证据，后又与公司合力齐心，共渡难关，使我方取得胜诉，并于__年下半年将有关工程款执行回来。
本人负责的该花园工程项目已经完全圆满结束。该项目既为公司带来了相当可观的利润，也为公司创造了良好的声誉。本人由此期待公司及时履行完毕十几年前与本人达成的协议，即根据本人在该项目中所起实际作用，就花园工程项目B、C二栋，公司愿意支付B、C二栋全部工程款的4%给本人，本人于1998年5月25日前已受领B、C栋相关款项计人民币1141000元，然而剩余款项至今未付。另外，本人代公司支付的人民币180000元，代公司支付的向业主借款人民币500000元的利息人民币贰万多，公司也未支付给本人。
强制执行回花园工程项目工程款前，公司领导曾向本人明确承诺，只要该工程款全部收回，我们之间就可办理剩余款项的结算。由此，基于对公司领导的强烈信任，本人在有关事项上继续配合公司，本人也开始强烈期待该剩余款项的支付。本人生活十分艰难，所欠债务较多，几年来东躲西藏，已不能正常生活在阳光下。本人及本人爱人等人多次去公司询问、请示，本人于__年5月6日还向公司打了一个书面请示报告。公司领导向本人解释，公司内部结算还未完成，剩余款项的结算要相信公司，公司一直承认剩余款项的存在就是明证。本人再次基于对公司领导的强烈信任，继续强烈期待该剩余款项的支付。
__年下半年公司就已将有关工程款执行回来，按照常理，完成内部结算是不需要多少时间的，然而现在两年即将过去，公司内部结算还未完成。前不久，本人听说公司于______年4______月份还搞出了一个内部分配方案表，但有关人员拒绝签字，分配方案完全陷入僵局。由此，本人开始强烈担心，公司何时才能将剩余款项支付给本人?
本人与公司共事十几年，双方一直保持良好的关系，双方理应彼此关注对方利益。从上述也完全可以看出，本人对公司的忠诚度。本人陷入经济危机已有几年，早就不能堂堂正正做人，本人几年前就强烈希望用这笔剩余款项解决本人经济上的严重危机，然而至今未能如愿，现在本人更加为难，更加难以堂堂正正做人。甚至可以说，如果公司再不及时拉本人一把，本人信誉将荡然无存，本人还有何面貌立足于社会!而公司将这笔剩余款项及时支付给本人，既是诚实守信，履行双方协议的结果，又表达公司对本人的关顾之意，尤其将从根本上改善本人不利局面，本人将不胜感激。
综上所述，本人强烈请求公司及时支付全部剩余款项(全部剩余款项金额为B、C二栋全部工程款的4%减去已支付的1141000元，加上本人代公司支付的人民币180000元，加上代公司支付的向业主借款人民币500000元的利息人民币贰万多)，请公司予以充分考虑，并及时答复。
____公司
__年__月__日
人民大会堂管理局：
我部下属*单位将于*年*月*日*时在人民大会堂举办*活动(活动名称)，活动主办单位(单位概况)，此活动(活动意义)，与会人员来自(参加人员情况)，会议采取(组织形式)，拟邀请(出席领导)，活动规模约*人，活动大约需要*小时。
举办此活动的联系单位是，联系人，联系电话，结账单位是。
我单位保证此项活动在政治上安全可靠，安全上做到万无一失，活动内容积极向上，并产生良好的社会影响，在组织活动方面不做任何违反国家政策和法规的事情。
出具公函单位落款并盖章
年 月 日
Dear Mr. / Ms,
Owing to the large increase in the volume of our trade with this country we have decided to open a branch here, with Mr. Wang Lo as manager. The new branch will open on 1st March and from that date all orders and inquiries should be sent to Mr. Wang Lo at the above address, instead of to our London office. We take this opportunity to express our thanks for your cooperation in the past. We hope the new arrangements will lead to even better results.
Your,
根据国家相关政策的调整和公司产品升级战略，经公司报批后研究决定，于20xx年 08 月 08 日开始对部分产品名称及执行标准进行调整，具体调整内容如下：
原产品(通用、商品)名称：0.2%液态混合型饲料添加剂维生素ADE、精制鱼肝油
调整为：0.2%液态禽维生素预混合饲料、ADE+25
原产品执行标准编号：Q/1103SHN003-20xx，调整为：Q/370012SHN027-20xx
原料组成：在原有原料的基础上增加25-羟基维生素D3，含量进行调整。
以上更改望广大客户知晓!原旧名称的产品及包装还会在市场上流通一段时间，客户在购买过程中如有疑问，可致电海能公司电话：0633-88467。
20xx年08月04日
山东生物工程有限公司
尊敬的先生/女士：
瑞金位于江西省东南边陲，是享誉中外的红色故都、共和国摇篮、中央红军长征出发地，是国家级经济振兴试验区。瑞金历史悠久，文化底蕴厚实，生态环境优美，经济社会事业蓬勃发展。瑞金素为赣闽粤三省通衢，是中西部省(市)沟通福建省乃至整个东南沿海的中转要地，境内323、206、319三条国道交汇瑞金市区，厦蓉高速、济广高速二条高速公路横贯瑞金，且设东南西北四个高速公路出入口;有二条铁路(连接京九大动脉的赣龙铁路已建成通车，鹰瑞梅铁路即将开工建设);瑞金正在规划建设通勤机场，1.5小时车程内有赣州新黄金机场、福建连城机场。目前，我市确定以电气机械及器材制造业(线缆线束、照明、电池、电机、输配电、控制设备及家电生产项目)为主、以农产品加工和矿产品加工为辅的“1+2”产业发展定位，规划建设了总面积xx500亩的省级经济开发区。20xx年6月28日，国务院出台了《关于支持赣南等原中央苏区振兴发展的若干意见》(国发[20xx]21号)，专门扶持以瑞金为核心的原中央苏区县经济社会发展，在瑞金投资可享受更多特殊优惠政策。
为进一步加强对外交流和合作，实现贵公司和我市产业发展的有效对接，达到互利双赢的目的。在此，我们诚挚的邀请您来瑞金投资考察，共谋发展。
人民政府敬约
20xx年9月日
x品牌供应商：?
诚挚感谢贵司长期以来对跨越体育的支持与理解?跨越体育将以优质的服务、诚信的理念、?本着互惠互利的原则，借此20xx年“圣诞节”来临之际，为抓住此次销售契机特举办 “圣诞节”促销活动.
具体促销方案如下:?
活动时间:20xx年12月16日- 20xx年12月26日?共计11天?(活动仅限邮局店联营方式品牌参加)
为进一步提升各专柜供应商的销售潜力,保证销售及利润的持续稳定增长?进一步占领市场份额,实现跨越与
供应商 “双赢”局面?特制定奖励方案:?
“圣诞节”活动期间本专柜销售指标________万元?如完成销售指标(含指标)则按合同期扣率给予结算。?
如实际销售额超出销售指标的20%,则按合同期扣率基础上下调1%给予结算?如实际销售额超出销售,指标的30%,则按合同期扣率基础上下调2%给予结算,如实际销售额超出销售指标的50%.则按合同期扣率基础上下调3%给予结算。
活动期间要求:
1、承担方式:我司承担此次活动所有广宣费用,不予承担扣点。
2、活动期间通过新晚报、短信及彩页DM等对活动进行宣传。
3、严格执行国家相关价格管理制度,禁止提价、虚假打折等欺骗行为,对违规经营行为予以严格处理。
4、保证货量充足和商品品质是提升业绩的保证,请提前备足货量,做好供货安排。
请确认此函并将回执于20xx年12月14日10:00前返回至楼层办公室?未按时返回视同为同意参加活动。
感谢您对跨越活动的支持与配合?
贸易有限公司招商部
20xx年12月12日
____________[]号
______________(接受转送的行政复议机关)：
______(申请人)不服__________________(被申请人的具体行政行为)，于____年____月____日提出行政复议申请。根据《中华人民共和国行政复议法》第十五条、第十八条的规定，现将该行政复议申请转送你机关。
年月日
(行政复议专用章或者法制工作机构印章)
附：(行政复议申请书和相关材料)
——————————————
抄送：______(申请人)
公函是公务文书的主要文体之一，主要用于社会组织在各种公务活动中与其他社会组织的沟通和联络，处理的是内容比较严肃、正式的事务，一般用社会组织的专用信笺打印，撰写时也要求具有较为规整的公文格式，从而显得郑重和正规。
公共关系从业人员在实际工作中，有多种场合需要撰写公函。所撰写的公函是否规整，往往能体现一个公关组织(公关公司或公关部)专业化水准的高低，并给接受这一公函者留下不同的印象。所以，无论文字和形式，均应精心推敲和设定，不可草率行事。
公函的撰写，首先应注意掌握以下基本要点：
(1)要有标题。这一标题，一般情况下用“公函”两字即可。在特定情况下，需写明是关于某一事项的“致函”或“复函”。
(2)顶格书写致函单位的全称。如公函发送对象为该单位某一负责人士，一般应先写上单位全称，再换行顶格书写该负责人姓名和职务。
(3)正文必须写明所联系(或交涉)事务的内容(包括有关背景情况)。通常是一函一事，内容尽可能单一，切忌烦琐。
(4)行文应该规范，文字力求简洁，语气则应不卑不亢，并根据内容和对象选择恰当的措辞。
(5)公函的结尾，一般应写上“此致敬礼”或“即颂近祺”之类的礼貌用语，并署明发函的社会组织(或代表这一组织的个人)的全称和发函时间，加盖公章(或亲笔署名)。
当然，要能撰写出较为规范的公函，仅把握一般写作要点还不够，还须根据不同的致函对象和函件的具体内容而灵活应用。
西路店：
兹我司宁波新乐电器有限公司，因我司在20xx年7月18日至20xx年7月21日需培训两天，特向贵公司申请、望贵公司给予批准为感!顺祝 商祺!
宁波电器有限公司
贵阳办事处
7-17
尊敬的_________：
您好!在电白人杂志理事会的大力推动下，电白人杂志文化商务考察团于今年3月组建，先后已经组团考察了惠州、深圳部分企业(#url#)，考察团在联络乡情、共享信息、谋求合作方面得到乡贤广泛好评。今年9月中旬考察团将再度组团赴佛山考察乡贤企业，特邀请您参加本次考察活动。
人杂志理事会
杂志社文化商务考察团
20xx年9月5日